'Mal procesado'
Últimamente me estoy dando cuenta que estoy procesando mal las notas que recopilo. Soy consciente que me estoy dejando autoengañar y dejándome llevar por la vorágine. El pasado viernes parecía que se acababa el mundo, todos con prisas. Debe ser la presencia de las vacaciones de semana santa que fuerza a la gente a realizar esfuerzos de última hora.
El error es sencillo, estoy realizando una tarea cuando alguien me interrumpe y en vez de despacharlo o apuntarlo directamente en una nota para después, dejo lo que estoy haciendo y me dedico a la nueva tarea. Grave e inmenso error. La tarea se queda a medias y pensando que la nueva solo me durará dos minutos me sumerjo en ella. Diez minutos después me doy cuenta de mi error y justo cuando estoy acabando la nueva tarea me vuelven a interrumpir.
Un compañero con una consulta, lo que parece una respuesta de si o no, se convierte en un diálogo divagante de trabajo, de proyectos pasados y futuros. Con lo cual, estoy perdiendo el tiempo o construyendo la base interpersonal, pero aun así retrasando las dos tareas que me había comprometido a realizar. El compañero se va, dejándome una nueva tarea en mi haber.
Si fuese listo, la dejaría en la bandeja de entrada para un posterior procesamiento, pero la inercia del viernes, el ambiente de la oficina me inducen a empezarla con el falso pretexto de que apenas son cinco minutos. La consecuencia de ello es que tengo tres tareas comenzadas, dos de ellas aplazadas.
Es un gran error, soy consciente de ello, me estoy saboteando a mi mismo dejándome contagiar por el entorno. Debería haber tomado las riendas de mi productividad y realizar el orden natural de las cosas, evitando en lo posible el dejarme seducir por el lado caótico que me rodea. Es viernes y creo que puedo aportar un poco de caos a mi vida para valorar lo importante que es la organización y el sistema GTD que estoy dejando de lado.
Por cierto, a modo de morbosidad terminé las tareas que había postergado y aunque un imprevisto no me dejó realizar la revisión semanal en las horas de trabajo, pude realizar en dos fases: una en el metro de camino a casa y otra de noche, mientras la casa dormida.
Hay que ser consciente del caos y disfrutar de él para valorar la importancia del orden.
Foto: raketentim
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'Armonía en la casa'
Te pasas todo el día en la oficina, reuniones, viajes, correos, llamadas, informes, picar código. Todo el día concentrado o estresado, rodeado de papeles, carpetas, el sonido de un teléfono que suena, la impresora que escupe papeles, las charlas de los compañeros y cuando todo eso termina y llegamos a nuestra casa ¿con que nos encontramos? Con otro campo de batalla.
Nada más abrir la puerta me encuentro con el saludo de mi adorado Lucca y uno o dos juguetes repartidos solitarios en el recibidor y el pasillo. Consigo colgar el abrigo en el colgador abarrotado, demasiados abrigos en el colgador en plena primavera. Camino del salón tengo que correr para ganar a una pelusa como del antiguo oeste, una okupa que no paga alquiler y no se de donde ha salido. Llego al salón y lo encuentro inundado de colores, Lucca está dibujando, recortando y enganchando con celo. La mesa está llena de papeles, cajas, revistas y potingues de mi esposa y en mi habitación hay dos cargas de secadora por doblar y planchar.
En ese delicado momento a uno le entran ganas de coger las llaves para irse a un hotel, pues otra forma de estrés comienza acumularse peligrosamente, viendo como la casa está completamente desordenada, todo desparramado y por hacer. La casa parece estar en contra de mí y el mal humor está subiendo de forma alarmante. Hay que tomar las riendas, hay que evitar traspasar esa delicada línea.
Por ello lo primero hay que organizar una lista de todo lo que es necesario hacer. Apuntando en una lista única todas las tareas a realizar para salvaguardar nuestra propia humanidad. Todo hay que hacerlo en un tiempo record, pues la ducha, la cena, los mimos antes de ir a dormir es algo que no se puede evitar, costumbres que son necesarias para la monotonía de un niño de tres años.
Conseguir que la casa vuelva a estar limpia y organizada es una cuestión prioritaria para mantener un buen equilibro, saber que estas a gusto en tu casa, tener una sensación de comodidad y descanso después de una jornada de trabajo es conseguir que nuestra mente se relaje, conseguir que descienda nuestro nivel de estrés hasta conseguir poder preparar la cena con naturalidad, disfruta del baño con tu hijos, dejando los enfados atrás.
Mantener organizada y limpia tu guarida, es obtener una mayor calidad de vida y hacerlo uno mismo implica realizar tareas sencillas, sin esfuerzos mentales que permiten relajar nuestras ideas para que nuestro cuerpo encuentre la calma. Las tareas domésticas nunca son gratas de hacer, pero si las utilizamos como trabajos mecánicos podremos darle a nuestras pocas neuronas un refresco que seguramente agradecerán.
Foto: Edvill
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'Off-Topic'
Hoy hace cuatro meses que falleció mi padre. Hoy no es una fecha redonda, ni señalada, es un día más en su ausencia, un día para recordarlo como los otros días que han ido pasado en silencio y en dolor, aguantando las lágrimas y la necesidad de tenerle cerca. Hoy no se por que no dejo de pensar en él, pero es así, por eso intento sacarlo en este minipost para recordarlo y evocar alguno de los momentos que vivimos juntos, ya sean buenos momentos o no tan buenos, pero para saber que aun sigue presente en todo lo que soy.
Te echo mucho de menos papá.
Disculpad el off-topic.
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'Proyecto Imprevisto'
Caso real. Cuando uno está en pleno rendimiento, tiene sus proyectos controlados, sus tareas alineadas, la agenda bien organizada y se cree que todo funciona como una máquina perfectamente engrasada, chirriante tal vez, pero que continua dando vueltas y produciendo con riguroso tic-tac, entonces súbitamente ve como todo su mundo se trastoca por un imprevisto que agita las aguas de nuestra tranquilidad.
Nosotros somos dueños de nuestros proyectos, los que creamos por iniciativa propia y los que delegamos para un seguimiento. Somos capaces de controlarlos, verlos crecer, sus primeros pasos, sus primeras palabras. Los alimentamos con nuevas tareas hasta su madurez, para finalmente culminarlos, ya sea con más o con menos éxito, pero son nuestros proyectos al fin y al cabo. El problema es cuando nos toca hacer de niñera del proyecto de un compañero, cuando tú ya te ibas de excursión de fin de semana con los tuyos. Ahí te deja (cae) su proyecto.
Tú, te lo miras con cara de asombro y descubres que el proyecto está suficientemente maduro, casi a punto de finalizar, pero sólo hay un pequeño problema, está pañales y no sabe ni hablar ni caminar, afortunadamente el proyecto se presenta en breves días y uno tiene que incorporar su parte que resulta crucial para la demostración y posterior venta. Quien haya leído "Fuckowski, memorias de un ingeniero" verá claramente el proyecto bicicleta.
Así que ahora tienes un nuevo proyecto en tu rebaño, que ha venido para quedarse unos días, es el proyecto estrella, el proyecto más importante para el resto del mundo y tu apenas lo acabas de conocer. Todos tus demás proyectos quedan en quinto plano, por que el espacio del uno al cuatro se lo ha zampado el recién llegado. No hay que decir, que lógicamente todos los destinatarios de los otros proyectos colaboran graciosamente gritando y pataleando por la pérdida de atención, por que todos son importantes, todos son cruciales, pero el nuevo es el nuevo y viene con todas las referencias.
Así que uno se plantea aplicar todo su análisis y sus métodos para poder llevar acabo el proyecto intruso, comienza a componer las acciones siguientes, comienza a buscar material de referencia, recupera datos del archivo, la máquina comienza a funcionar, entramos en la zona, nos preparamos para atender al nuevo proyecto pero ¿dónde está el nuevo proyecto? No hace ni un segundo que lo tenías a tu alcance y ahora ha desaparecido.
Unas unidades de tiempo después, que normalmente son las más grande posibles, descubres que ese nuevo proyecto se lo han apropiado momentáneamente (subir un escalón más en la unidad de tiempo), pero en breve (otra unidad de tiempo más arriba) te lo devolverán para que puedas realizar tu parte y uno se queda con cara de adolescente, cuando estaba apunto de aprovecharse de la novia y la amiga "fea" se la ha llevado. La zona tiene un principio y un final, pero una cosa es que salgas por tus medios y otra cosa es que te echen a patadas.
Todos estos dulces provocan desilusión, frustración, decepción, desmotivación y muchos más estados de ánimo terminados en "ción". El tiempo avanza peligrosamente y tu parte no está ni comenzada, existe la promesa de que te devolverán el proyecto para que aportes tu importantísima y crucial parte y así es, con el tiempo, el proyecto viene a ti. Con la diferencia que no se parece en nada al proyecto que te dieron inicialmente y aún así, tienes que incorporar tu parte. Miras el nuevo proyecto, miras todo lo que tenías preparado y descubres con horror que tienes que volver a comenzar, demasiados cambios.
El proceso inicia otra vez, tareas siguientes, material de referencia, archivo. Por fin puedes comenzar a realizar tu trabajo, sabiendo que para terminarlo te quedan las mínimas unidades de tiempo posible y tú, con tu esfuerzo y dedicación, intentas realizar lo mejor que puedes algo que se convertirá en la estrella principal.
Cuando uno está demasiado acostumbrado al GTD, se da cuenta de lo imposible y caótico que está el mundo allí afuera, uno se plantea como puede llegar a sobrevivir sin un mínimo de organización, realizando los proyectos con improvisación, bajo presión y estrés: "es que yo trabajo mejor bajo presión", que absurda frase, por que quieren trabajar bajo presión teniendo todo el tiempo del mundo para realizar las cosas de una forma correcta, sencilla y pausada. El tiempo existe en todo el proyecto, pero el esfuerzo parece que va pendiente abajo cuando se acerca la fecha de finalización y se acumula todo en madrugadas y fines de semana trabajando.
Existe la vida antes y después del GTD, pero se ve de distinta forma en ambos lados de la línea. Cuando te acomodas con el GTD sabes que no quieres cambiar, que no quieres moverte de ese paraíso, el problema es cuando miras más allá de esa línea y ves como el caos se acerca en avalancha. Uno antes estaba sumergido en ese maremagnum y aun ahora hay que sufrirlo de vez en cuando, pero te lamentas de que no todos estén en el mismo lado de la raya dónde tu estas.
Foto: ndrwfgg
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'Los horarios'
Una de las quejas más continuas de los responsables y directivos, es la implicación de las personas a los proyectos. Desde siempre existe el modelo de cuantas más horas se realicen a un proyecto, este tendrá más éxito, muchas de las películas son un fiel reflejo de ello, cuando vemos a un oficinista sólo en su cubículo, mientras que por las ventanas se ve la oscura y fría noche. Se ha tenido que quedar, para acabar un proyecto, se ha tenido que quedar por que ha salido un imprevisto... y la realidad vuelve a superar con creces la ficción.
En España por ejemplo, existe una filosofía distinta, una vez que llega el final del turno laboral, ya puede estar quemándose la empresa, que la hora de salida es la hora de salida. Puede que en invierno seamos más reacios a abandonar la oficina, pero en verano el buen tiempo nos expulsa a patadas. Claro, siempre hay casos y casos, pero por norma general podemos afirmar que esto es así.
Debemos implicarnos más en los proyectos, pero la realización de horas de más (no confundir con horas extras) no debe ser la única referencia. Analizando diferentes casos podemos ver un desagravio comparativo entre diferentes compañeros, por ejemplo, tenemos a un compañero que se implica, que realiza su jornada laboral puntual, utilizando únicamente su tiempo de comida para las cosas personales. El empleado modelo.
Por otro lado, tenemos al empleado que aun teniendo el mismo horario entra más tarde, desayuna fuera, tarda más en comer, realiza el café de la tarde y obviamente, cuando todos los demás compañeros se van hacia su rato de ocio, este (si hay suerte) se queda a realizar todo el trabajo que ha desperdiciado durante el día. El problema, que empresarialmente (este también es un hecho demostrado), el empleado que aun desperdiciando su tiempo laboral se queda más allá de sus jornada está mejor considerado que el que ha realizado correctamente y con méritos su trabajo.
Este normalmente es el paradigma que las empresas no quieren cambiar. Conocen perfectamente el problema, aun así, valoran mucho más lo que les entra por los ojos que lo que reflejan los números. De esta forma, si saben que existen compañeros que se quedan más allá de la jornada, lo pueden utilizar como arma comparativa con aquellos que realmente realizan su trabajo de forma correcta: "Tú no te implicas", "Deberías ser más proactivo y ayudar a tus compañeros". Son las típicas frases que consiguen marcar la discriminación existente.
Las empresas deben cambiar este retrógrado modo de visión, deben aprender que existen empleados que realmente utilizan su tiempo laboral para cosas que van más allá de lo laboral y de los cuales deben prescindir o reeducar, no resulta beneficioso para el equipo disponer de estos individuos y la empresa lo sabe y lo continúa manteniendo. Un proyecto que exija quedarse constantemente más allá de la jornada laboral es un proyecto que ha sido manipulado en costes, ofreciéndole al cliente un precio que no es el real y forzando a sus empleados a realizar más tareas, porque no hay suficiente dinero en el proyecto o hay que mantener el margen de beneficio, como para poder contratar a más personal.
Hay que ser competitivos, si, pero también hay que ser profesionales y ofrecer al cliente todo nuestro valor añadido, aprendiendo a compartir con nuestros empleados su experiencia, pues son ellos los que van a crear y solucionar el proyecto, no con un horario esclavista que lo único que hace es mermar la moral, si no con facilidades para que el empleado se sienta a gusto con lo que está haciendo y se sienta implicado por qué se siente involucrado, ese es el gran reto, un reto que nos permite sumergir de forma consciente al empleado en la zona. Si somos capaces de ofrecerle todas facilidades lo más seguro es que nos responda en el mismo sentido. Es muy fácil criticar “tú no te implicas”, pero y la empresa, ¿se implica la empresa?
Foto: Darren Hester
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'¿Como puedo ser más productivo?'
Aún llevo poco tiempo metido en este mundillo del GTD, pero siento que voy avanzando poco a poco hacia un buen camino que me ha aportado diferentes frutos: seguridad, autoestima, confianza, decisión, etc. Son tantos los beneficios que he ido obteniendo que cada vez me apasiona más y más, cuál droga de discoteca sigo ilusionado desde el primer día y con muchas ganas de aprender, de todo lo que leo y realizo.
Aun así, siempre hay una duda absurda y perfeccionista que me sigue persiguiendo en todo este aprendizaje: ¿Cómo puedo ser más productivo? ¿Existe un límite para la productividad? Evalúo mis esfuerzos diarios y semanalmente, repaso mi elevación para seguir por el camino que es el correcto, intentando reorientar mis proyectos y tareas para encauzar mi vida profesional y personal, pero después de todo ese esfuerzo aún sigue ahí la pregunta: ¿Cómo puedo ser más productivo?
Recopilo todo lo que puedo en la Treo, lo apunto de noche y de día y luego lo proceso cuando tengo un rato (en el metro, en el sofá, en el baño), para tenerlo perfectamente organizado, llegado el momento disfruto más o menos haciéndolo, pero con el objetivo bastante claro.
Son unos hábitos que no me han costado mucho adquirir, son sencillos y al mismo tiempo realmente efectivos. Aun así, cuando la procrastinación, la pereza o gandulería me emborrachan me dejo seducir como infiel en brazos de su amante, para saborear por un momento la blasfemia y saber con claridad que el camino que estaba siguiendo era el correcto.
Leo y releo las experiencias ajenas, me nutro de su sabiduría, de su esfuerzo y doy gracias de todo lo que me han ido enseñando de forma desinteresada. En sus textos, en sus vidas intento encontrar aquella pieza que puedo ir encajando en mis quehaceres diarios, esa pieza que ellos tienen que les diferencia de mi esfuerzo, que han conseguido dominar y aplicar, por que ellos (vosotros) sois más productivos y yo también quiero serlo.
Por ello, en esa búsqueda implacable de perfeccionismo, espero encontrar la respuesta que ya conozco de antemano al tema de este post: ¿Cómo puedo ser más productivo? Por que sé que quiero ser más productivo, quiero mejorar mis modelos, quiero utilizar las herramientas que puedan satisfacer todas mis necesidades, las conocidas y las que aun tengo por descubrir. Es una búsqueda insaciable del aprendizaje, del deseo de esforzarme hacia algo que resulta vital.
Se que por mucho que lo intente, no voy a conseguir ser más productivo, pero que si ahora no me detengo y no saboreo lo que tengo, no veo todo lo que he creado y conseguido, no reviso todo lo que me queda por realizar, se que siempre acallaré esas verdades que tengo ante mis ojos, para seguir preguntándome una y otra vez ¿Como puedo ser más productivo?
Ahora me considero productivo y ahora debo detenerme para reconocerme a mi mismo como tal, con (muchas) imperfecciones, por supuesto, pero es ahora cuando debo disfrutar de todo el beneficio que me ha dado y seguir aprendiendo, sin saltarme ningún paso, la perfección sólo conduce a las prisas y a las ansias, si saboreo todo lo que he aprendido puedo beneficiarme de ello.
Foto: ing jorge
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'Las Actas'
Durante la jornada laboral nos reunimos infinidad de veces, ya sea de forma positiva y productiva o esas interminables reuniones donde no hemos conseguido sacar nada en claro. Si queremos que la reunión nos sea útil, al final de la misma realizaremos un pequeño resumen de lo hablado y de los compromisos que han salido, ya sean nuestro o de los interlocutores, de esta forma obtendremos las siguientes tareas a realizar en los proyectos.
Una vez acabada la reunión hemos de tener cuidado en procesar toda esa información para que quede anotada en nuestro sistema GTD, no como tareas propias, sino también como un fiel reflejo de todos los temas tratados en la misma y las posibles soluciones o próximas acciones a realizar, así como las personas que se han comprometido a realizar dichas tareas. Con esa información confeccionaremos un mini documento que remitiremos a cada uno de los participantes para compartir la misma memoria del tiempo trabajado juntos.
Ese documento, denominado acta, no debe exceder más de una cara de un folio y sólo debe contener las ideas principales debatidas, las soluciones encontradas y las próximas acciones con nombre y apellido de quien la realizará y también si hemos pactado una fecha. En ese documento escribiremos la fecha en la cual tuvo lugar el evento, el lugar donde se convocó y las personas que asistieron a la misma, así como una forma de contactar con ellas (esto es importante para aquellas reuniones que se realizan con clientes, proveedores o integrantes de otros equipos). Esta información evocará al lector los recuerdos necesarios para traer imágenes a su mente de la reunión.
Esta acta debe ser enviada a todos los integrantes de la reunión, como un ejercicio de responsabilidad que permitirá recordad los compromisos adquiridos en ella y convirtiendo las reuniones en una herramientas más útil de lo que verdaderamente la mayoría de las reuniones son. Una vez que todos han recibido el acta, el compromiso de las próximas acciones queda reflejado por escrito y en posesión de todos.
Realizar un acta es un buen ejercicio, no solo para perseguir las tareas que deben realizar otras personas o para reflejar las fechas vitales establecidas, también nos sirve como excusa para iniciar un nuevo canal de comunicación con personas que no teníamos contacto y que profesionalmente nos pueden ayudar en un futuro ya sea en este o en otro proyecto.
Una vez confeccionada y enviada, el acta irá directa a nuestro archivo, ya sea privado para nuestro propio uso interno, como un archivo público el cual puede servir para el conocimiento del resto del equipo o nuestros mandos superiores.
Realizar un acta aclara ideas, enfoca proyectos y crea lazos de compromisos que luego deben cumplirse.
Foto: Bacteriano
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'Transparencia'
En nuestro trabajo hay momentos donde hay que entregar información de lo que estamos haciendo, hay que mostrar el esfuerzo que estamos dedicando de las diferentes tareas. Esa es una realidad que nos exigen para evaluarnos, criticarnos y medir nuestros objetivos, desde el más absoluto desconocimiento e ignorancia de lo que estamos haciendo. Por ello, cuando nuestros superiores desconocen nuestro trabajo (aunque ellos mismos nos lo han asignado) lo mejor es ofrecérselo en bandeja. Para ello, bastará con crear un espacio donde las personas autorizadas pueden consultar la información más relevante del proyecto, abrir nuestro archivo al mundo.
En una intranet corporativa es sencillo, se crea una carpeta pública, limitada con permisos sólo para las personas que puedan acceder a ella y en esa carpeta se crean diferentes ficheros con nombres clarificadores que indiquen de una forma visual rápida cual va a ser el contenido de ese fichero.
La información que contiene esa carpeta debe aportar a quien la lea toda la información necesaria para estar al día del proyecto, como si fuese la primera vez que accede al proyecto, aportando todos los datos relevantes e importantes o lo que es lo mismo, nuestro archivo hecho público.
Esto implica que a veces hemos de realizar una doble tarea en la publicación de los informes o datos, pero no hemos de verlo de esa forma sino como un ejercicio personal de clarificación de la información, por que si nuestro archivo está preparado y codificado para que nosotros lo entendamos, esta carpeta pública es para que el resto del mundo esté informado y nos obliga a exponer los datos, adquiriendo un nuevo hábito de selección de la información y maquetación de la misma.
Este archivo público nos sirve también para imprevistos de sustituciones, delegación de proyectos, ampliación del equipo, ya que es una poderosa fuente de información de todo lo que ha acontecido en el proyecto, un traspaso de conocimientos. Es una carpeta que puede ser copiada y transportada a cualquier reunión o mando superior, como la fuente original de referencia, aportando datos fidedignos que cualquiera puede confiar y respaldar.
Este ejercicio de transparencia refleja un trabajo minucioso y controlado por nuestra parte, permite a nuestros interlocutores reconocer nuestros avances sin tener que reunirnos o preguntarnos en cada momento, ahorrando de esta forma innecesarias interrupciones para la recolección de datos. Quien acceda a dicha carpeta entrará de lleno en el proyecto conociendo al detalle lo que está pasando, pudiendo valorar nuestro esfuerzo y nuestro trabajo.
Nuestro objetivo es la transparencia con la acumulación de toda la información o al menos, toda la información útil para que los demás valoren el proyecto y el esfuerzo que estamos realizando, ya sea solos o en equipo.
Foto: manu contreras
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'Dos mundos'
Cuando uno piensa en la productividad, el primer pensamiento siempre es empresarial, siempre es de negocios. La productividad es algo que surge después de realizar una acción, es el producto de un esfuerzo mecánico o de concentración. Algo que nos reclama al máximo de nuestros limites. El trabajo, el esfuerzo, la concentración, todo eso se da en el ámbito profesional, pero ¿que pasa con la productividad en el ámbito privado?
La productividad no es exclusiva del mundo laboral y quien así lo piense está limitando parte de su vida, por que el estrés se forma en muchos entornos y en la propia casa también se genera un estrés distinto, pero se genera. Si uno es productivo laboralmente, extrapolarlo al círculo personal es solo alargar un poco más las rutinas y hábitos. No se requiere mayor esfuerzo.
No se puede separar lo profesional de lo personal, puedes marcar una línea divisoria para conservar un poco la calma entre ambos mundos, pero si se quiere ser realmente productivo ambas vidas deben mezclarse, imponiendo la más lógica en cada momento, mezclarlas para ir avanzando en cada proyecto. Una vez que tienes un teléfono a mano lo que hay que hacer son las llamadas, independientemente del motivo. Cuando pensamos en lotes, cuando pensamos en agrupar las tareas por su categoría es cuando nos convertimos en productivos. Tanto si estamos en casa, como en la oficina.
Fusionar ambas vidas siempre ha sido reprimido por directores, gerentes, jefes y demás mandos con poder para sesgar este tipo acciones. Al trabajo se viene a trabajar, no hacer llamadas personales. Al trabajo se viene a trabajar, no a conectarse a internet. Este tipo de decisiones lo que hace es que la gente sea menos productiva y limite sus tareas por los limites físicos del lugar en el cual se encuentran y sobretodo, buscar otras alternativas para saltarse esa restricciones y por lo tanto rompiendo con la productividad natural. Nuestras jornadas laborales no son de ocho horas, nuestras vidas se mezclan en formas que a veces no podemos ni controlar, ni limitar, la oficina es nuestra casa, nuestra casa es la oficina y poner los límites solo hace que imprimir un pensamiento retrógrado que nos impide crecer, evolucionar y como no, ser más productivo.
El mundo privado y el laboral deben mezclarse, debemos realizar los mismos hábitos en casa para continuar con nuestra tranquilidad mental, si no lo hacemos y dejamos que nuestros proyectos personales se separen y se descontrolen, lo único que hacemos es autoengañarnos. Uno es productivo, cuando es capaz de concentrarse en las tareas que le corresponden en cada momento y no sentir como de improviso aparecen pensamientos privados o laborales que no sabemos por que están llamando a nuestra mente en ese mismo instante.
Atrévete a mezclar ambos mundos.
Foto: smallestbones
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'Entrevistas'
Ayer tuve dos entrevistas. Yo no soy entrevistador profesional ni tampoco quiero llamarme amateur, no obstante por necesidad de mi responsabilidad tengo que realizar entrevistas, más técnicas, a los candidatos que me pasa el departamento de compras. Realizar una entrevista siempre es algo complicado, porque mi falta de experiencia en la posición de entrevistador es algo que se nota. Por eso, con el tiempo y buscando por la red, pude realizar unas pautas que utilizo en cada una de ellas. Eso me da seguridad y confianza.
Ahora mirando al pasado, me doy cuenta de los errores que cometí en mis primeras entrevistas, dejándolo todo a la improvisación y al feeling personal. Era más bien como una percepción de lo que el candidato me transmitía y el rollo que yo le explicaba. Nadie me ha enseñado a realizar entrevistas, asistí a unas cuantas con mi anterior responsable, pero una cosa es que otros la realicen y tú tengas que conducirlas.
Por eso tuve que hacerme un pequeño guión, para que todas las entrevistas tuviesen la misma pauta y poder realizar las cosas de una forma más metódica. Así distribuí mi entrevista en tres bloques:
El primer bloque es informal, una pequeño icebreaker para familiarizarnos y una presentación de quién soy yo, la empresa, describir la vacante y describir la entrevista.
Una siguiente fase de entrevista, donde realizo preguntas más técnicas para intentar que me dé una idea de sus conocimientos y experiencia. Aquí he incluido algunas preguntas sicológicas, de esas que siempre son rebuscadas como ¿Cuáles son tus intereses profesionales? ¿Cómo te ves en tres/cinco años?¿Por qué quieres cambiar de empresa? No todo tiene que ser tecnicismos y esas preguntas me ayudan a conocer un poco más a la persona.
Finalmente, aquí realizamos un pequeño examen técnico, pero antes de realizarlo les explico que va a pasar después de ese examen, es decir el procedimiento que se seguirá para su posible incorporación y les insto a contactar conmigo si les queda cualquier tipo de duda.
Esta guía o checklist la he ido perfeccionando con las entrevistas y me permiten tener un estilo bien marcado para ofrecer al candidato. Cualquiera puede utilizarla y si tienes alguna duda, sugerencia o idea, será muy bien recibida
Guia Entrevistas
IceBreaker (Comodidad, informalidad)
¿Ha sido difícil llegar ?
¿Cómo has venido ?
¿Qué tal el calor ?
Presentación
Describir el cargo (CT, Responsabilidades, Equipo, funcionales)
Describir la empresa (Grupo, Departamentos)
Describir Vacante
Describir Entrevista (Dos partes, unas breves preguntas y un tipo TEST)
Entrevista
Dudas del CV
Preguntas técnicas y preguntas sicológicas
Final
¿Alguna Pregunta más?
Que va a pasar.
Evaluación del exámenes.
Presentación al JP de los mejores candidatos
Posible segunda entrevista
Entrada en el puesto
Foto: smiling_da_vinci
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'Fracaso'
Cada día comienzan en nuestra vida diferentes proyectos, de los cuales mucho de ellos los comenzaremos con más o menos ganas, la mayoría los habremos iniciado nosotros, creando una lista planificada de próximas acciones, de esta forma tomaremos el control activo del proyecto y sentiremos una sensación de seguridad y confianza que suele contrarrestar el miedo al fracaso. Porque sabemos del cierto, que en algunos de esos proyectos vamos a fracasar. No es nuestra intención consciente, pero está en nuestra humanidad no obtener todo lo que queremos.
El fracaso es sólo un estado de ánimo público y personal, que normalmente va acompañado de unos sentimientos de abatimiento y tristeza, pues nuestros esfuerzos más positivos han sido sesgado, ya sea por nuestro propio sabotaje o por las intersecciones de otras personas que afectan directamente a nuestros actos y decisiones. El fracaso, es una etapa de duelo, donde el negativo se hunde en el pozo, mientras que una mente positiva y emprendedora intenta cambiar el rumbo de su vida.
Igual que planificamos las tareas de los proyectos hay que planificar el hipotético fracaso, para que la mente y el cuerpo puedan encontrar una rápida solución y consejo al imprevisto sentimiento. ¿Qué pasará si fracaso? ¿Qué puedo hacer después de fracasar? ¿Qué puedo aprender del fracaso? Todas ellas son preguntas vacías, preguntas de posibilidades que tal vez no vengan a nuestra mente de una forma sencilla, pero que aun así puede servir como ejercicio para reforzar diferentes puntos de nuestro proyecto y hacer que el fracaso nunca llegue.
Pero si viene, puede que estemos preparados para afrontarlo con una mayor calma, de esta forma no profundizaremos tanto en el sentimiento y podremos ver las cosas con mayor claridad, pues afrontar las tareas, incluso la del fracaso, no es más que saber cuál es la acción siguiente para llevar a cabo. Puede que duela más o menos, pero hemos de verlo como una necesidad en nuestro aprendizaje, porque aunque muchos digan que aprenden de sus errores, a veces olvidamos de una forma demasiado rápida. Para ello, tenemos nuestro archivo, que nos permite recordar y analizar a posterioridad, una ventaja de la que hemos de sacar partido.
Fracasa tantas veces como quieras, pero no dejes que ni los sentimientos externos o propios conduzcan tus objetivos, si no nunca saldrás de la pista de aterrizaje y no podrás ascender en tus proyectos a largo plazo.
Foto: Cosmic Kitty
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'Buscar tiempo'
Últimamente me estoy encontrando sin tiempo para realizar la revisión semanal, algo tan sencillo como tener un par de horas para un mismo se está convirtiendo en una misión imposible. Me están apareciendo imprevisto que no son causado por mis proyectos, pero que si influyen directamente en mi área de responsabilidad y que por lo tanto debo solucionar.
Uno puede controlar sus proyectos y las acciones delegadas hacia los demás, no obstante por muy preparados y organizados que estemos, los imprevistos ocurren con demasiada frecuencia y los problemas ajenos pronto se convierten en propios añadiendo nuevas tareas y nuevas fuentes de seguimiento.
Por ello, el espacio que tenía dedicado a la revisión se ha convertido en una utopía, teniendo que postergar a otros momentos dónde si puedo disponer de energía suficiente para abarcarla. No quiero que esto se convierta en una constante, así que para el próximo viernes me voy agendar una cita conmigo mismo, en una sala de la oficina para evitar las interrupciones, el correo permanecerá cerrado y sólo tendré el teléfono móvil en vibración por si el fuego vuelve a aparecer.
Dos horas para el próximo viernes serán exclusivas para la revisión, así que en lo que queda se semana voy a encaminar mis acciones para intentar prever las tareas del viernes, minimizar al máximo el esfuerzo que tenga que dedicar a ese día, por si sale algún imprevisto tener el tiempo suficiente como para no aplazarme a mi mismo. Que triste suena esto último.
Foto: Street_Spirit
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'Lo que sale del cesto no vuelve a él'
Uno de los momentos claves cuando estamos procesando es cuando cogemos la primera cosa que está en la bandeja de entrada y nos planteamos las dos preguntas claves: ¿que es? Y ¿cuál es la siguiente acción? Es un momento donde nos sinceramos con nosotros mismo e intentamos encontrar una solución rápida y sencilla para librarnos de ella.
Las cosas que hay en esa lista nos pueden gustar más o menos o tal vez habrá que dedicarles desde diez minutos has diez días, pero la única cosa que hemos de tener claro es que lo que sale del cesto no vuelve a entrar. Bajo ningún concepto una cosa debe volver a sumergirse entre las demás cosas de la bandeja de entrada. Por ello, cuando estemos procesando hemos de disponer de suficiente fuerza mental para luchar contra nosotros mismo y nuestras pocas ganas de ver lo que tenemos delante.
Suele pasar, que cuando cogemos una cosa del cesto la miramos intentando encontrar su significado, muchas veces sabemos lo que significa y las implicaciones que dicha cosa puede ejercer en nosotros, por ello un estado de ánimo pesimista, de pereza o de pura gandulería, por no llamarlo desconocimiento nos inunda. ¿Que hacemos con esta cosa? ¿Como la puedo organizar? Entonces nos damos cuenta que tal vez no es el momento de decidir que hacer con esa cosa y los ojos se nos van directos a la bandeja de entrada, ahí delante nuestro, pomposamente engordada, tal vez si volvemos a meter la cosa por ahí dentro, tal vez al rato se nos ocurrirá que hacer con ella, nos intentamos autoconvencer que de esa forma estamos ganando tiempo y la idea nos seduce.
Esa es la sensación que debemos vencer, la de meter esa cosa en la bandeja de nuevo, sólo estamos postergando lo inevitable, por que no le hemos dedicado el suficiente tiempo a encontrarle el razonamiento a la cosa, la siguiente acción, la posibilidad de desecharlo directamente, el fluir de nuestro rutinario procesamiento. Por que si decidimos volver a meter la cosa dentro de la bandeja, incluso llegaremos a pensar en dejarlo ahí hasta la próxima vez que tengamos que procesar la bandeja, dejando un cúmulo de cosas que no se han tratado y que por lo tanto van a estar revoloteando por nuestra cabeza y tal vez por nuestro sentido de culpabilidad.
Hay que dedicarle el tiempo suficiente a cada cosa, para descubrir que es lo que queremos realizar con ella y cuál es la siguiente acción que más se ajusta a ella. Somos capaces de hacerlo, no hay más que ver como despachamos el resto de la cosas de la bandeja y sólo por que no tenemos la valentía con alguna de ellas las dejamos a la espera, latentes en nuestro receptáculo de recopilación. Si no lo hacemos, no tendremos el control de las cosas y las situaciones nos estarán controlando a nosotros.
Lo que sale del cesto no vuelve a él.
Foto: gorickjones
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'Cambio de planes'
Ayer fui espectador de como las fechas de varios de mis proyectos aparecían misteriosamente de la nada y se abalanzaban sobre un ya de por si lleno mes de Marzo. Así que ante un momento de impotencia absoluta y balbuceantes “pero-pero” el pánico se ha apoderado de todas neuronas, dejando atrás cualquier signo de racionalidad en mi: pánico, estrés y dudas, pasaban disimuladamente por mi pensamiento, mientras mi rostro hacía acopio de tranquilidad y seguridad.
Una vez abofeteado por el susto inicial, he comenzado a revisar cada uno de los proyectos, para ver como encajaban las nuevas tareas dentro de los nuevos plazos, pues aunque el departamento es chiquito, si ya estábamos sobrecargados de trabajo, ahora con estas nuevas fechas nuestra capacidad de reacción se ha visto bastante acortada.
Lo primero ha sido ordenar los proyectos por grado de avance y repercusión económica-mediática (que proyecto es el que genera más ingreso y cuál puede chillar más si no se consiguen los objetivos). Localizado el orden, me he puesto a trazar todas las tareas pendientes que quedaban para dicho proyecto, de esta forma he obtenido un roadmap bastante fotogénico que me da vergüenza enseñar, así que me quedo con mi tesoro. Muchas de las tareas las he eliminado o postergado para futuras versiones de mantenimiento y evolutivo (Algún día/quizá), la perfección es un estado que no quiero obtener y las florituras van a tener que esperar en pro de un arranque. Me ha quedado una lista bastante reducida, pero gruesa en contenido.
Con los otros dos proyectos he realizado las mismas tareas que el primero, con lo cual he conseguido reorganizar en un momento las tareas de cada uno y obtener una imagen más detallada y menos prosaica de lo que realmente se necesita. Una vez devuelto el control de los proyecto, mi estado de ánimo y mi autoestima han salido del cajón donde se habían escondido con no recuerdo que excusa.
El miedo inicial ha sido sustituido por un razonamiento y análisis de las tareas ya programadas, cada proyecto ha sido tratado como una minibandeja de entrada y las tareas que ellos tenían han sido procesadas de nuevo y organizadas, con la nueva información de las fechas de entrega a la vuelta de la esquina, la decisión de las “cosas” han tomado otro significado diferente del inicial.
Me ha ayudado mucho pensar en la fuerza que da la acción siguiente de cada tarea y sobretodo, valorarla de una forma disciplinada dejando de un lado las emociones iniciales y concentrándome en los objetivos finales.
Foto: Brimley
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'Mind like water. Be Water.'
Durante todo este tiempo que llevo implantando GTD en mi vida, he estado haciendo un análisis de todo mi comportamiento emotivo, tanto profesional como laboral. He intentado ver mis reacciones frente a las situaciones para analizar en la medida que me era posible, comprender como mi mente utilizaba las herramientas sicológica que he ido a prendiendo y aunque me he sorprendido en muchas de ellas, hay una en especial que todavía no he podido experimentar o al menos de forma consciente.
La mente como el agua. Estar tan calmado durante el transcurso de las acciones diarias e ir respondiendo de forma gradual a la intensidad del esfuerzo, para una vez terminada la acción, volver al estado inicial de reposo mecánico. Es difícil verme en una situación dónde las emociones una vez que han fluido me abandonan para poder dejarme concentrar en la siguiente acción. Siempre hay algo que queda dando vueltas por ahí, ya sea por no haber dicho algo o por no haber ejecutado alguna acción, que ahora por tiempo ya no es posible analizar. Muchas de esas emociones revolotean en las horas de almohada, cuando desconectados de todo podemos aprovechar para repasar lo que ha pasado en el día.
He saboreado la zona y la reconozco cuando llega y estoy dentro. Disfruto de esa sensación dónde el ruido de la oficina se convierte en murmullo, dónde no hay más distracciones que pensar en la siguiente acción del proyecto que estas realizando, viendo como poco a poco va tomando forma. Supongo que esas son las primeras olas que se van formando y emitiendo continuamente, hasta salir de la zona, respirar profundamente y ser interrumpido por alguna de las interconexiones que mantenemos con el exterior.
¿Que es la calma absoluta de esa mente como el agua? ¿Es el espacio de tiempo en el cuál hemos finalizado una tarea, nos despojamos de las energías y encontramos la siguiente ola para volver a concentrarnos? ¿Cuánto puede durar esa calma sabiendo que hay más tareas por seguir realizando y tenemos ganas de abordarlas o postergarlas?
Aun no he podido reconocer esa sensación, espero que sepa reconocerla cuando esté dentro de ella, por que creo que son muchas las olas por las cuales atravieso, ya sean grandes o pequeñas, pero volver a ese estado de calma total aun no he sabido reconocerlo.
¿Y tú? ¿tienes la mente como agua?
Foto: A6U571N
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'Delegar'
Después de recopilar e identificar cada una de las cosas, después de que hayan sobrevivido a la papelera y que estas comiencen a procesarse y organizarlas, al final lo que nos queda es una temible lista de tareas que abordaremos en el momento más adecuado. No obstante, antes de realizar esas tareas y en el momento de procesar tenemos la alternativa de delegar.
Delegar es una de las opciones más cómoda y sencilla, pues de una forma rápida eliminamos una tarea de nuestro haber, pasando la responsabilidad a la persona más adecuada para realizar esa tarea, como resultado de esa acción apuntaremos la tarea en la categoría de "a la espera", "seguimiento" o "delegada", para tener constancia y realizar el seguimiento más adecuado.
Para muchos, delegar es una tarea costosa y a veces imposible, aunque sabemos del cierto que no somos la persona más adecuada nos gusta tener el control de la situación y del resultado obtenido. "Si quieres que las cosas salgan bien hazlas tu mismo" un proverbio que lo único que pretende hacer es minar nuestra confianza en los demás y cargarnos con más trabajo. Delegar no es sólo una cuestión de confianza, sino de profesionalidad que permite centrarnos en nuestras únicas y reales tareas, aquellas que nos tocan realizar directamente a nosotros.
Tenemos que delegar trabajo, pero sin que eso signifique un abuso del cargo o de la posición, hay que ser justos y dejar crecer profesionalmente a los compañeros o subordinados, dándoles la oportunidad de superarse y de demostrar su valía en el desempeño de su ejercicio. Delega tareas en las personas más cualificadas o en compañeros que pueden llegar a demostrar o despuntar en conocimientos, beneficiando al equipo.
Recuerda, una vez delegada la tarea hay que hacer un seguimiento de la misma, aunque dicha tarea no regrese nunca más a nosotros, pues demostrar interés y control, denota una profesionalidad por nuestra parte. Nunca dejes morir en el olvido una tarea delegada.
Aprende a delegar y disfrutar del espacio de tiempo suficiente para entrar en la zona y disfrutar de tus tareas.
Foto: Scott Moehring y Paul Garret
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'La papelera'
Como recolectores que somos, a lo largo de nuestra vida siempre acabamos guardando las cosas más inverosímiles que pasan por nuestra vida, ya sea porque le damos un valor emocional o por que no sabemos que valor darle y lo guardamos por si en algún otro momento lo necesitamos. Llegamos al punto de almacenar y olvidar las cosas con la esperanza de darles en un futuro una aplicación o uso que en este momento no podemos asignarles. El acto descontrolado tiene nombre de enfermedad, lo que hacemos nosotros sólo es autoengaño.
Existe una regla muy sencilla que nos sirve para mantener un poco el control de nuestro almacén obligándonos a desprendernos de cualquier lazo emotivo: "una cosa entra otra sale". Con ella mantenemos la estabilidad y la cantidad, aun así el descontrol sigue engordando nuestras maletas en el altillo o nuestros archivos.
Tirar la cosas siempre nos produce una reacción emotiva y muchos sólo lo hacemos cuando consideramos que tu utilidad ha llegado a su fin en los casos más extremos: "hay que tirar la sartén, no porque ya está negra y no tiene mango, sino que por el uso se ha creado un pequeño agujero que no sabemos como tapar" o "ya podemos tirar ese pantalón que nos gusta, no porque tenga un agujero en la entrepierna o porque nos aprete o no porque al principio era de color negro y ahora es de un gris blanco, más bien lo tiramos por que en casa nos han dado un ultimátum: o los pantalones o dormir en el sofá" al fin y al cabo el sofá tampoco es un lugar tan malo para dormir.
La papelera es nuestra amiga y hay que saberla utilizar de una forma rápida y sencilla, sin dejar espacio a los sentimientos, aportando un razonamiento rápido en la toma de decisiones, si algo no te sirve, si algo no requiere una acción siguiente y no está en tu lista de "algún día/quizá" tíralo, no lo pienses más, no intentes establecer un lazo emotivo o un condicional "y si", cuantas más cosas tires (sabiendo que no deben estar en tu pista de aterrizaje) más limpia quedará tu lista de próximas acciones y tu espacio físico será mayor.
Por eso es bueno disponer de varias papeleras repartidas por los sitios donde más pasas el tiempo, ya sean virtuales en el escritorio o físicas en la oficina o en el salón de tu casa, cerca de una bandeja de entrada pon siempre una papelera. No dejes que las cosas se acumulen, no las olvides en el fondo de un cajón, decide si la cosa te sirve o no en este momento, decide si necesita o no una próxima acción, si no tiene un claro futuro en tu vida, deséchala para no almacenarla, utiliza la papelera es tu mejor amiga.
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'Ejemplo claro de antiproductividad'
Ayer estaba leyendo la vanguardia en la típica tarde de domingo, cuando me encontré con esta entrevista al actual presidente del partido popular y doblemente candidato a ser presidente de España. Me entró pánico y repulsión nada más ver esa mesa repleta. Pensaba que gente como la que está en primera línea tiene que ser extremadamente organiza y productiva, pero viendo la foto me doy cuenta de la suerte que tengo de haber leído a David Allen y llevar a cabo una vida más productiva y relajada.
Tal vez la mesa es un montaje para explicar el trabajo que tiene la persona que se sienta tras la mesa, pero lo único que refleja es su caos diario, no voy a comentar los detalles del cenicero y el mechero sobre la mesa (¿no hay una ley que prohíbe fumar en los recintos de trabajo?), ni de la caja del iphone sobre la mesa (apuesto que aun sigue ahí dentro, en el caso de que realmente sea suyo), en fin. Sr. Rajoy, ponga orden en su mesa.
Foto: Dani Duch
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'Publicidad'
En el viaje de ayer, cuando fui a Madrid, hubo un anuncio que llamo mi atención de forma diferente. Antes no le hubiese tomado atención, pero como mi mente está contaminada por este virus GTDniano, me he planteado ciertas dudas que cualquier transeúnte que me viera allí esperando me hubiese llamado loco.
La siesta del puente aéreo fue bien, el viaje en metro a la capital fue tranquilo, respondiendo correos. Pero una vez llegado a la estación para esperar al contacto, me he podido distraer con la gente que pasaba y con los comerciales de la pared. La propaganda era tal, que hasta enganchado en el suelo había un mega anuncio de un dispositivo móvil. Un iPhone killer supuestamente, un Samsumg omnia, que particularmente no me gusta. Aburrido he leído las pocas líneas de texto que tenia, de entre ellas un enlace un poco raro al link de presentación del dispositivo: hazmasvivemas[punto]com.
Una mente inexperta puede pensar que haciendo más cosas uno puede vivir más tiempo o que esas cosas que hay que hacer como son todas de ocio le permiten vivir más. Hay tantas interpretaciones para este erróneo mensaje publicitario y confieso que antes de meterme en GTD hubiese confiado en él, pero ahora sólo puedo rechazarlo al grito de: ¿me tomas el pelo?
La frase esta mal construida y se desmonta con facilidad con una simple pregunta ¿Para que quiero hacer más? ¿No será al contrario? ¿No será que realmente quiero hacer menos? Porque este nuevo dispositivo me permite hacer más cosas y sin él ¿soy incapaz de hacerlas? ¿Será que el anuncio me intenta crea una dependencia para realizar tareas que no debería aceptar o delegar en otras personas? Y ¿que tiene que ver el hacer más cosas con vivir más?
Lo dicho al principio, si mi mente no estuviese predispuesta con GTD tal vez incluso me hubiese mirado el dispositivo (ahora que no me escucha mi Treo), pero con esa frase sólo consigue mi más sincero rechazo.
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'De viaje'
Hoy estoy de viaje, tengo reunión en Madrid. Me cuesta levantarme a horas intempestivas para coger el puente aéreo, esto de romper el sueño y continuarlo en el avión es un poco estresante. Se que podría aprovechar esas horas muertas de espera en el aeropuerto y sentado en el avión para hacer algo productivo, pero a esas horas me he agendado una reunión conmigo mismo, en lo más profundo de mi subconsciente. Podría aprovecharlo para ir avanzando en ciertas tareas, pero creo que mi cuerpo va a necesitar descansar un poco más. No es procrastinación, es más un acto reivindicativo por recuperar lo he dejado sobre la almohada.
Despertar, desayunar, asearse, vestirse, recoger bártulos, salir a la calle a buscar un taxi, camino al aeropuerto, check-in, cacheo en el detector de metales, espera, embarque, más espera, despegue, sueño, despertar, aterrizar, desembarcar, buscar un taxi, localizar a la persona de contacto. Y todo esto sin ser las diez de la mañana, estresante. Por ello, intento visualizar todas estas acciones antes de ir a dormir la noche anterior, para hacerme una composición de lo que va a pasar y sentirme más tranquilo y relajado, eliminado los posibles fallos de la rutina que he creado. Luego el regreso será otra historia, pero de momento la ida hay que tenerla controlada.
Desde que alguien me indica que tengo que viajar, ya me creo una tarea para planificar el viaje, así puedo comenzar a llenar la agenda de citas y controlar las horas de salida de vuelos y las horas de llegada, así puedo planificar los viajes en taxi, bus, cuando realizar el check-in y límite de sueño puedo tener para levantarme justo en el momento adecuado. Así, la tarde anterior puedo repasar lo que se va a tratar en la reunión y reunir la documentación suficiente como para que me acompañe en el viaje.
El GTD me ha enseñado ha improvisar menos y a controlar un poco más el futuro, listando las acciones obtengo una visión más clara de lo que va a pasar y puedo controlar, puedo estar más preparado y más consciente de mis acciones, cosa que antes no podía decir.
Foto: vik407
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'Mi sistema GTD (HardWare/Software)'
Hace tiempo que llevo incubando este post y es que tengo ganas de mostraros o almenos publicar en voz alta mi humilde sistema GTD que utilizo a diario, las herramientas físicas que me permiten seguir cada a día un proceso organizado. Por ello, aprovechando este nuevo mes voy a intentar esbozaros el día a día, de esta forma podré ver mis defectos y os haré partícipes de ellos, para que podáis reprochármelo o sugerirme nuevos caminos para poder mejorar.
La primera regla que rompo del sistema de David es disponer en todo momento de un sistema de lápiz y papel, me he propuesto tener una política de papel cero y así la intento cumplir tanto en la casa como en la oficina. Siempre ocurre que cuando tengo una necesidad no tengo bolígrafo y cuando tengo el bolígrafo, no tengo papel, pero cuando tengo el papel y el bolígrafo o no recuerdo lo que quería apuntar o el bolígrafo no escribe. Total, que decidí acabar con el material superfluo y apuntar todo lo necesario en la Treo 650.
La Treo es el dispositivo que siempre me acompaña, vaya donde vaya (si, al baño a veces también la he llevado y tengo funda incluso para meterla en la ducha) allí estará conmigo. Es un dispositivo que siempre está disponible, ya sea de día o de noche, puedo tenerla siempre a mano para garabatear o consultar la información.
Para ello utilizo el programa BugMe, que me permite escribir de una forma rápida y sencilla todos los pensamientos e ideas, capturándolos en un momento para después procesarlos. Utilizando el stylus escribo lo que necesito y lo guardo como una nota nueva, así para la próxima siempre tengo un espacio vacío para seguir escribiendo. Una vez que tengo las notas escritas, cada mañana a las nueve y media salta una alarma en la Treo, pero no a nivel sonoro, si no lo que hace es ejecutar la aplicación BugMe para recordarme de una manera más visual que debo procesar las notas que ahí están escritas, así me aseguro de que siempre voy a revisar esa bandeja de entrada.
Para procesar y organizar esas notas utilizo la aplicación Agendus PRO, que me permite crear citas (sólo cuando tiene fecha y lugar) y notas (Archivado, Doméstico, Procesar, Particular, PC-Internet, Textos, Trabajo) de una forma más organizada por tareas (Doméstico, En Espera, Largo Plazo, Llamadas, Particular, PC-Internet, Trabajo, Transito). Cada uno de esos items lo asocio a una persona de contacto, para saber en todo momento con quien voy a tener que interactuar.
Para las notas de voz utilizo el programa CallRec, que lo que haces es grabar todas las conversaciones telefónicas que realizo, así se en todo momento lo que se dijo y sobretodo puedo acordarme de todos aquellos detalles que no he logrado recopilar por escrito. Desde hace más de año y medio que guardo todas las buenas y malas conversaciones telefónicas. El programa además, permite la ventaja de poder guardar memos de voz (Agendus ya lo permite) pero prefiero utilizar cada programa para lo que está diseñado.
Como la Treo es un dispositivo pequeño y difícil de trabajar, cuando llego a casa o la oficina siempre sincronizo la Treo con el software de sobremesa, de esta forma cuando quiera trabajar de una forma más cómoda puedo utilizar el teclado externo y la pantalla grande, utilizando el mismo software que utilizo en la Treo, pero esta vez a pantalla completa. Este software sólo lo utilizo de apoyo y por comodidad, pues siempre siempre siempre, la Treo va a ser el centro de todo mi sistema. Hay quien piensa que es posible que un día me olvide de sincronizar, eso no va a pasar, pues tengo por norma que siempre que dejo la Treo cerca de uno de los dos PC que utilizo de apoyo (Casa-Office) la sincronizo, de esta forma siempre tengo una copia de seguridad.
Para garantizar que mi Treo funciona perfectamente, dispongo de dos memorias SD de 2Gb que me permiten hacer copias de seguridad cada cuatro horas (de forma automática) de los datos sensibles y otra copia de seguridad global cada noche. Mis datos, siempre estarán actualizados y salvados en todo momento. El problema de energía lo soluciono con un cable retráctil USB, que me sirve para cargar y sincronizar, llevo también una adaptador que me permite conectar el cable a la corriente de pared o al enchufe del coche. Por si esto no fuera poco, transporto conmigo una pequeña pila 3400mAH que permiten una recarga del sistema cuando sea necesario.
Este es el parque tecnológico que utilizo, lo que me sirve a diario y voy intentando mejorar, he huido de cualquier otra necesidad y de ir buscando un software nuevo y mejor, lo que tengo lo utilizo y se cómo utilizarlo, no me creo necesidades nuevas e intento adaptarme y sobretodo adaptar lo que tengo a lo que yo quiero.
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'Cumplidos y reproches'
Desde nuestra infancia, desde el desconocimiento total, se nos va enseñando poco a poco el proceso de aprendizaje, entre ilusiones, nuevas experiencias, autodecepciones, cabezonería, regañinas y todos aquellos triunfos que personalmente nos hacen crecer y formarnos como las personas que somos. Es una época dónde se nos mima y cuida, dónde se nos protege en este duro mundo para después en nuestra madurez valernos por nosotros mismos y no tener que necesitar esas mismas lecciones que han hecho de nosotros lo que somos.
Una de esas lecciones que aprendemos es que los cumplidos se retiran con el paso del tiempo y lo único que nos queda son lo que a la gente le gusta llamar "críticas constructivas", una paradoja para aliviar el dolor de las bofetadas con guante de diseño. Porque somos muy propensos a la queja fácil, a despotricar de los demás, siempre de una forma constructiva eso sí, pero pocas veces nos ponemos en el lado parental, cuando hemos de realizar una valoración positiva de las personas con las cuales trabajamos a diario y si lo hacemos no es por un acto espontáneo, si no porque tenemos una tarea que nos han delegado que nos obliga a hacerlo.
Realizar un ejercicio de descripción y valores positivos para una persona que no somos nosotros siempre nos ha costado, hablar de las bondades de otros compañeros a nuestros superiores no es algo que no sale de nuestro interior, pero hay veces que vale la pena valorar lo que tenemos en el equipo y hacerlo saber a las personas que por cargos de dirección siempre están desvinculadas de la realidad diaria. Resaltar las cualidades de otras personas es beneficioso para el grupo, porque si hay algo que es necesario valorar son los recursos personales, trabajar en ambientes hostiles de competencia desleal y de falsas críticas sólo conlleva que el campo el trabajo se convierte en algo estresante y que la productividad personal decaiga por pérdida de objetivos o buscando falsos objetivos como puede ser la (gustosa y estimulante) caída de otros compañeros.
Cuando tengas un momento, sal de tu zona, mira la gente que tienes a tu alrededor e intenta identificar sus cualidades que fortalecen al equipo, intenta encontrar esos lazos profesionales y humanos que potencian y mejoran el equipo, sólo una vez que el territorio este limpio de falsas impurezas se consigue la productividad de equipo y la personal.
Foto: kalandrakas
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'Resumen: Febrero'
Este es el resumen del mes de Febrero, dónde he intentado mantener la cadena de realizar un post diario, este mes ha habido un poco de todo, espero que os guste y sino, este mes de Marzo intentaremos mejorar la calidad.
Bandejas de entrada
Bandeja de entrada: La ducha
Bandeja de entrada:Trabajo
GTD en el Super
Gestión de las Interrupciones
Remordimientos nocturnos
Capsulas de tiempo
Difundir GTD
Seguridad en uno mismo
Positivo NO
Deleitarnos en la zona
Salir enfadado del trabajo
¿Cuál es la siguiente acción?
Hombre con tres relojes
Pequeños Detalles
Compromisos
¿Tienes un minuto?
No Tengo Tiempo
Mantener los contactos
Si haces bien se te devuelve
Gracias a todos por estar aquí y por coloborar con los comentarios. Aprovecho el nuevo mes, para cambiar el template del site, espero que os guste.
Foto: shareski
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