'Notas telefónicas'
Una realidad en el día a día de nuestra oficina: “oye, te ha llamado no_se_quién cuando estabas en el baño, no recuerdo si me ha dicho que le llames o que te llamará él, espero que tengas su teléfono por que me lo iba a dar, pero me ha entretenido fulanito y al final no lo he apuntado”. Estas breves líneas suenan tan habituales en nuestro entorno que damos por perdidas cualquier conexión de terceras personas con alguno de nuestros compañeros que nos rodea.
Los contactos no producidos, normalmente tienen a perderse o en el peor de los casos es como el juego de cuando éramos pequeños, la información que nos transmite el intermediario está tan adulterado que no entendemos quien era el iniciador de la información ni por que nos ha contactado a nosotros.
En el mejor de los casos, nos llega una pequeña nota diciéndonos la información más esencial que a modo de plantilla sobreimpresa nos pasan, eso si, con la información más escueta encerradas en casillas de tipo selección, a veces incluso esa casillas marcadas son de lo más incompresibles: ¿quiere que le llames y llamará más tarde? Luego la información debe ser de vital importancia o el receptor del mensaje no ha sabido reflejar todo lo que el interlocutor quería expresar.
Por ello, a modo de ejercicio, es bueno plantearse la necesidad de realizar unas pautas de sentido común, para que la información llegue completa al destinatario. Desde estas humildes letras te invito a utilizar estos pequeños consejos.
- Ante cualquier llamada, ten siempre a mano algo con que escribir y dónde escribirlo, uno de los principios básicos del GTD
- Anota siempre el nombre de la persona que está llamando, si no entiendes el nombre, no tengas vergüenza en pedir que lo deletree. Junto al nombre, apunta su teléfono de contacto y la hora en la cuál se realizó el contacto.
- Una vez apuntado lo anterior, repítelo a tu interlocutor, para que este detecte algún posible error.
- Pregunta si el tema es urgente. Aunque su respuesta no le va a servir al destinatario de la información, si que proporciona a nuestro interlocutor un grado de confianza en saber que la información será procesada de “alguna forma”.
- Asegúrate que él propone la acción siguiente a realizar y en caso de que no lo haga, proponle alguna. “Quiere que le llame”, “Llamará más tarde”, “Vendrá a las 17h”, etc.
- Como seguramente estarás utilizando herramientas de tinta y papel, recuerda en hacer buena letra, no esa letra que tu ya entiendes, si no la que otros deben entender. Tomate tu tiempo.
- Detecta el estado de ánimo del que llama. Eso puede servirle de utilidad al destinatario: “se le notaba nervioso/enfadado/MUY enfadado”, “me ha contado donde ha pasado las vacaciones”.
- Antes de finalizar la llamada, relee en voz alta para que tú tengas claro que has cogido toda la información y confirmar que todo es correcto.
- Asegúrate de pasar la información lo más rápido que puedas y en si tienes que delegar ese intercambio de información, asegúrate que le ha llegado al destinatario.
Espero que estos breves consejos puedan ayudarte a comunicar los mensajes que otras personas no pueden recibir si no es gracias a ti.
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'Avestruz'
El Struthio camelos, es uno de los más raros ejemplares de aves que podemos encontrarnos en la fauna, obviando a Tux y a su fieles seguidores. La naturaleza es rara y se encapricha con temas evolucionistas o divinos, no voy a entrar en esta discusión, pero a mi humilde modo de ver, es bastante raro.
Digan lo que digan las teorías, el pobre bicho conocido vulgarmente como avestruz es de lo más pintoresco. Lo primero que te llama la atención es su largo y desnudo cuello, que lo mueve gracilmente para seguramente poder alimentarse en las etapas de evolución y para estar al corriente de todo lo que puede suceder a su alrededor, pero digan lo que digan ese estilizado cuello termina en una fea cabeza, dónde lo que más predomina es un pico, parte de su anatomía que le sirve para cloquear y sisear, para atraer la atención de las hembras.
Lo siguiente más vistoso son sus plumas que recubren gran parte de su cuerpo, aquello que no son piernas ni cuello, son plumas. Vistosos elementos naturales que adornan su cuerpo en tonos grises, blancos y negros. En ese cuerpo a modo de tutú de bailarina, se esconden dos de las alas más inútiles, pues su único uso radica en el comportamiento sexual de conquista de parejas, herramientas que al igual que su primo lejano el pingüino bien poco aportan a su forma de vida diaria, la caprichosa naturaleza a negado su extinción, tal vez en una próxima fase se digne a reparar.
Debajo de ese traje emplumado, asoman dos alambres de patas, por que mientras uno estaba distraído riéndose del cuello y burlándose de las plumas, el avestruz utiliza sus bien resaltadas patas para correr a una no despreciable velocidad de setenta kilómetros por horas. Por ello lo hacen ser uno de los supervivientes delante de sus depredadores, aunque sus grandes ojos nos acaramelen y pensemos en su jugosa carne acompañada con unas buenas patatas fritas, sus patas ya nos avisan que primero hay que atraparlo.
Al avestruz se le achaca el falso mito de temeroso, un rumor que recorre de manada en manada, haciéndonos creer que esconde la cabeza bajo tierra por temor al depredador o enemigo. Aun así, el rumor es creíble y es la base de este post, pues todos creemos que el pobre avestruz entierra su cabeza bajo tierra para esconderse del miedo que se le avecina. Ya sea inculcado por los dibujos, por los refranes populares, el avestruz no es una de las figuras que tengamos como dignas.
Con estas pocas líneas, uno puede detectar en la oficina a los avestruces compañeros. Que con su sonido siseante y sus cloqueos, camelan al personal. Su enorme cuello les hace estar en todos los meollos, haciendo alarde de una impactante presencia de vestir, para no resaltar sus defectos. Pues si tiene esos ojos de niños buenos, son más rápidos en huir cuando los problemas asoman y cuando asoman, son de los primeros que se esconden.
Es bueno detectar a los compañeros-avestruces e intentar encauzarlos en la dirección más adecuada, sabiendo a que nos atenemos llegadas las diferentes situaciones. Si conocemos sus ventajas y sus defectos podemos utilizar sus recursos en nuestro provecho, por que los recursos hay que utilizarlos en su momento justo, para encontrar las ventajas que nos hagan crecer a nivel profesional y personal.
Con esta sencilla analogía, me gustaría que el lector, intentase encontrar las ventajas y puntos débiles de cada uno de los compañeros que forma su equipo, el ejercicio nos servirá para evaluar las tareas que desarrollan cada uno de ellos y utilizar sus momentos de proactividad para vencer su reactividad. Cada persona está capacitada para realizar diferentes tareas, conócelas y poténcialas en los momentos que más necesidad tengas.
Foto: carlosoliveirareis
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'Proyecto Piñata'
Voy hacerle a mi nene una piñata para su cumpleaños, así que las siguientes acciones son:
Hacer una Lista con los Materiales
Comprar los Materiales
Comprar Golosinas
Preparar los Materiales
Reservar una noche: Realizar 1ª Capa
Reservar otra noche: Realizar 2ª Capa
Reservar otra noche: Adornar
LLevar a la fiesta
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'Lleva tu sistema contigo'
Una de las ventajas de las nuevas tecnologías es que cada vez los dispositivos son más pequeños y que son capaces de almacenar más y más información. Además que un mismo dispositivo es capaz de realizar diferentes tareas, se acabó aquella época donde teníamos que llevar cincuenta gadgets dedicados cada uno a sus tareas. Si existe el fundado estereotipo de los bolsos de mujeres, dónde hay y cabe de todo, nosotros lo aplicábamos sólo en tecnología.
El auge de los Smartphone ha permitido que sean uno de los dispositivos versátiles y utilizados, pues su potencia radica en todas las prestaciones de que dispone: realizar y recibir llamadas, conectarse a internet, agenda personal, gestor documental, almacenaje de documentos, reproductor de música y video, en fin, todo lo que ya conocemos muchos y podemos con gusto utilizar. Un gadget un uso es un término que pasó a la historia.
El problema es que muchas veces nos dejamos llevar por los gustos y no por la utilidad de los dispositivos y las marcas nos seducen más allá de lo que deberíamos utilizar, para marcar estilo entre quien nos rodea. Un buen dispositivo tiene que complementar todas nuestras necesidades o al menos saber que puede complementar en el momento que pudiéramos necesitarlo. Si tienes claro lo que necesitas y lo que puedes llegar a utilizar de forma realista, la adquisición de un buen dispositivo te puede ayudar en tu día a día.
Una vez que has pensado que quieres utilizar el dispositivo lo idea es utilizarlo. Hay que jugar con él para estar cómodo y sobretodo intentar aprovechar toda su versatilidad y características, de otra forma nuestra adquisición se quedará en un mero cambio tecnológico para aumentar nuestro ego.
Cuando tengas el dispositivo, lee el manual. No quieras correr y aprender las cosas por uno mismo, este es un estilo que nos encanta a los informáticos, comenzar a jugar y realizar la prueba y error. Si has acabado de leer el manual, vuelve a leerlo. El siguiente paso es pasearse por alguno de los foros donde seguramente encontraras experiencias de otros usuarios con el mismo dispositivo, de esta forma podrás encontrar ideas, atajos e incluso nuevas funcionalidades que puede que desconocías, además de que encontraras las herramientas que comúnmente son incorporadas a estos dispositivos y que pueden ayudarte a personalizar el tuyo.
Después de todo esto, dedica un tiempo a sentirte cómodo con el principal programa que vas a utilizar: el gestor personal. Este o estos programas, te permitirá realizar todas las tareas que el GTD exige y que son esenciales para su buen desarrollo. Desde tomar notas de voz a escribirlas vía teclado o pantalla, apuntar citas, tareas, nuevos contactos.
Cuando tengas todo tu sistema en orden, incorpora en él los ficheros de referencia y documentación esencial, que puedas necesitar allí dónde estés, sin tener que depender de nada externo. Tal vez necesites más espacio, pero ese espacio puede suplirse con tarjetas de memoria externas que pueden acompañarte siempre, en el dispositivo, en la cartera o en la propia funda del dispositivo.
Recuerda, que llevar todo tu sistema contigo, te ayudará a tener las cosas claras allí donde estés. Yo intento llevar el máximo de lo que necesito en mi dispositivo móvil, junto con un par de tarjetas de expansión. No me he hecho dependiente de ninguna aplicación externa, he concentrado mis necesidades en el dispositivo y las herramientas de sobremesa las utilizo para desarrollar mi trabajo con mayor comodidad que la minúscula pantalla del dispositivo. Utilizándolo adecuadamente, dispongo de la información en todo momento, actualizada y dispuesta a ser utilizada.
Foto: whatleydude
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'Confrontar la información'
El ser humano es por naturaleza curioso, siempre le ha gustado averiguar y obtener todo tipo de información que puede o no utilizar, que le puede servir en alguno de sus ámbitos, laboral o personal o simplemente por el hecho de querer estar más informado. La información es esa poderosa herramienta que nos llega por multitud de canales y cuyo contenido es de lo más variopinto. Entender esa información y darle el valor que le corresponde no es un trabajo al cual estamos acostumbrados.
Feeds, papel, emails, portales, blogs, televisión y como no, la propia persona son generadores de información a mayor tamaño. Estos son los canales más habituales que tenemos a nuestro alcance, herramientas que filtramos según nos convenga que entren en nuestros gustos y necesidades, es tal el tamaño que absorbemos que aun así nunca tenemos limite.
El problema de todos estos canales es el nivel de confianza que establecemos con ellos, la veracidad de la información que nos facilita nos permitirá realizar mejores decisiones o variará nuestro estado de ánimo. El poder de una noticia sobre nosotros no es algo que tengamos muy presente y nos sometemos inocentemente a sus palabras con él único sentido de creer a pies juntillas lo que ella dice.
Ese es nuestro error. La confianza que establecemos con lo desconocido o en el peor de los casos con nuestro mayor conocido, otorgándole pleno derecho a su conocimiento y dejando nuestra hormiguita de la curiosidad bien encerrada. Es la curiosidad de saber la que debe mover la autocomplacencia para despertar el interés de confrontar la información, obtener esa segunda o tercera opinión que nos aclare realmente la información, de esa forma obtendremos la realidad más objetiva y los detalles verdaderos.
Somos conscientes de que cada persona vive las situaciones de diferente forma y transmite la información de la manera que él cree más conveniente, tal vez omitiendo detalles, pero en definitiva haciéndonos llegar la información que nosotros interpretamos y valoramos dependiendo del grado de confianza. Esa confianza es la comodidad en la cual nos asentamos y desafortunadamente en poco casos somos capaces de buscar el otro punto de vista que nos hará saltar de nuestro paradigma.
La misma información hay que obtenerla por diferentes canales. Esos canales son los que nos darán realmente el contenido de la información y veremos cómo esta puede cambiar y nos hará cambiar a nosotros o se mantendrá intacta para disponer de ella como discurso o arma ante el entorno.
Es el momento de incorporar el hábito de confrontar la información, de obtener toda la verdad que a veces se nos niega por caprichos involuntarios, por planes maquiavélicos, si no estamos en poder de toda esa objetividad no seremos capaces de tomar las decisiones más correctas, nos dejaremos llevar por sentimientos y tenderemos a prejuzgar antes que a valorar. No importa con quien tengas que hablar para obtener otra versión, sólo tienes que hacerlo. Esta sencilla acción te otorgará integridad e imparcialidad, un minúsculo hábito que imprimirá más atributos a tu personalidad.
Foto: Calistobreeze
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'Sant Jordi'
Hoy es Sant Jordi, una de las fiestas populares que deberían ser festivas, pero el calendario se niega a bautizar como no laborable. En Catalunya es una fecha muy especial. Hoy es el día de las rosas y de los libros, para muchos una excusa comercial para seguir vendiendo productos, para otros es el Sant Valentín catalán.
Hoy pasear por las Ramblas de Barcelona es misión obligada e imposible, mezclarse el bullicio, los apretujones, intentar acceder a la primera fila de los expositores de los libros, acercarte a los que están firmando, ver los vendedores ambulantes que te asaltan con todas las flores.
Hoy hay dos tareas que se deben cumplir:
Regalar una rosa
Regalar un libro.
Para quien quiera profundizar en la leyenda aquí os dejo unos interesantes enlaces:
[1] http://www.gencat.cat/catalunya/santjordi/cas/llegenda.htm
[2] http://es.wikipedia.org/wiki/D%C3%ADa_de_San_Jorge
Ilustación: Lydia Fortuna
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'El Silencio'
Dicen que el silencio es ese preciado tesoro que nunca se tiene. A veces es la salvación para encontrarnos con nosotros mismos y otras veces la tortura para poder escapar de uno mismo, deseado y odiado es uno de nuestros preciados dones otorgar silencio, compartirlo y disfrutarlo, escuchando los engranajes internos de nuestro yo más profundo.
El silencio muchas veces es imposible de conseguir, estamos demasiado acostumbrados a compartir las conversaciones con los demás: gritando con el móvil en plena calle, en las redes sociales mientras nos observan, en blogs dónde exponemos nuestras locas ideas, el silencio se pierde de forma descontrolada y a veces no somos consciente de lo importante que puede llegar a ser para las demás personas en el momento en que nosotros lo echamos a patadas de nuestra vida.
Existe otra clase de silencio aun más virulento y menos nocivo físicamente, un silencio de cortesía, ese que por moral o por ética nos callamos para no herir la sensibilidad ajena o que ofrecemos de forma cognitiva a preguntas ya preparadas, un silencio informativo que más que ayudarnos lo que nos hace es enterrarnos lentamente en el anonimato de nuestro entorno.
Las cosas hay que decirlas, no pueden quedarse guardadas en cajitas misteriosas como tímidos adolescentes. Como la especia, la información debe fluir. Hemos de darles a nuestros interlocutores la información necesaria para que nuestro trabajo, nuestro entorno y nuestro desarrollo como personas no se quede estancados en la mera cortesía. Independientemente de quien sea nuestro interlocutor, hemos de poder ser sinceros con nosotros mismos y ofrecer la visión más correcta y ética.
Cuando decimos las cosas, estamos expresando conocimiento que nuestro interlocutor no posee, detalles que pueden pasar desapercibidos, ideas que pueden explotarse para convertirse en proyectos, ofrecemos un poco de nosotros mismos sin limitaciones. Romper ese silencio implica un grado de fidelidad, de respeto y de honor.
Ayer dos personas se sinceraron conmigo. Una por que ya se lo había dicho a todo el mundo, pero el mundo no escuchaba sus palabras, sólo asentía mecánicamente. La otra me ha permitido contrastar la información de un hecho que ya conocía y que me permitirá defenderlo en un futuro. Esa información no cae en saco roto. Ya he programado diferentes tareas para actuar con cada una de ellas, lo que nos cuentan en intimidad, en secreto, en conversaciones triviales, es la verdad que se lleva por dentro y esa no debe ser callada, si no valorada y potenciada.
El silencio te va encerrando.
Foto: circo de invierno
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'Los proyectos ocultos'
Los proyectos son esas cosas que según hemos aprendido requieren más de una acción. Son esas metas que nos imponemos para cubrir nuestro ámbito de responsabilidad, ya sea a nivel personal o laboral, son los resultados de una larga serie de pasos. Los proyectos en sí, no son más que una etiqueta con la cual agrupamos las diferentes tareas que debemos realizar, un denominador para controlar nuestro esfuerzo.
Cuando añadimos un proyecto a nuestra etapa de trabajo, lo primero que haremos será buscar la tarea siguiente a realizar o una lista de tareas que hay que ir siguiendo de forma ordenada, que hemos descubierto en nuestra propia lluvia de ideas. Si el proyecto es limitado o pequeño, la lista será sencilla, si el proyecto es de mayor envergadura, la lista puede ser interminable y una lista interminable es una tentación para nuestra procrastinación.
Esa lista interminable se convierte en un mar de dudas que nos puede ahogar o consumir, intentando averiguar dónde está el inicio y definiendo cada uno de los pasos, sin tener que saltarnos ninguno. Esa lista nos obliga a realizar un control bastante exhaustivo de las tareas y tal vez el tiempo dedicado a la revisión semanal se convierte en un desánimo.
Por ello hay que dividir el proyecto en pequeños proyectos, con tareas más asequibles que nos permiten ir ganando pequeñas batallas que van aumentando nuestra propia autoestima. Esas victorias son los ánimos para seguir progresando en el proyecto marco. No es lo mismo ir creciendo y ver como las cosas se van finalizando, que tener una lista interminable de la cual no se ve el final.
Divide el proyecto en otros miniproyectos más fáciles de realizar, algo que esté a tu alcance y vaya definiendo los logros, que vayan cargando de energías, una meta alcanzable es una motivación para superarla, independientemente del esfuerzo que tengamos que desarrollar.
Los proyectos grandes hay que dividirlos, hay que encontrar los diferentes bloques de tareas y desmembrarlos para tener inicios más asequibles, inicios que nos ayuden a afrontar el trabajo sin miedos ni dudas, evitando la procrastinación. Los proyectos más pequeños son más fáciles de delegar y de esta forma intentar quitarnos el peso de toda esa envergadura.
Antes de conocer GTD me ahogaba en los grandes proyectos. Intentaba inútilmente solucionarlos en uno o dos pasos, cuando realmente esos pasos no eran tareas, sino proyectos escondidos que no identificaba. Si conseguimos identificar estos proyectos podremos encontrar las mejores tareas siguientes que nos ayudaran a ir conquistándolo.
Foto: OiMax
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'GTD en la colada'
El otro día, en mi casa, estaba yo jugando con Lucca y mi madre ya estaba recogiendo para irse a su casa después de haber ido a buscar a Lucca. Pero antes la había visto coger el libro de GTD, hojearlo un poco, se había detenido en algunas páginas leyendo. "Esto no es para mí" debió pensar "otra de las manías de mi hijo". Esbocé una sonrisa imaginándola GTDando su día y reconocí que en muchos casos no es un método que ella pueda utilizar a diario. Estúpido de mí. Ciertamente GTD es para cualquier persona. Como demostraré en este friki post.
Una de las tareas que más se acumula en fin de semana es la lavadora+secadora, misteriosamente se suele acumular hasta dos tres ciclos de proceso, con la consecuente procrastinación y desmotivación al observar como el montón tiene un tamaño considerable. Antiguamente, para reducir el montón iba cogiendo pieza a pieza y la iba doblando y separando dependiendo del dueño. Un completo aburrimiento. Pero mi mente intentó encontrar el proceso más óptimo para reducir el tiempo y sobre todo las ganas de tener que doblar la ropa. Así que apliqué GTD: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.
El primer paso es recopilar toda la ropa, a veces distribuida en dos ubicaciones y meterla en un único montón. Para ello utilizo mi cama matrimonial como bandeja de entrada, ya que es lo suficientemente grande y limpia como para volcar toda la ropa.
Procesamos el montón cogiendo pieza a pieza y lo voy organizando en cinco montones: ropa para planchar, ropa interior, camisetas, pantalones y doméstica. Con eso nos sacamos un gran grupo de encima. Terminada la gran bandeja, ahora procesaremos las nuevas bandejas. Comenzando por la de ropa interior, ya que no me gusta agrupar los calcetines. Voy cogiendo prenda a prenda y la voy poniendo del derecho, extendiéndola por la cama, agrupando los calcetines para ver si hay alguno desaparecido. Una vez que está todo extendido, realizo la tarea de doblarlo todo. Pero aquí no acaba la cosa, pues una vez que toda la ropa interior está doblada, la vuelvo a organizar por dueño, creado finalmente la lista final.
El siguiente grupo son las camisetas y jerséis. Cogiéndolos uno a uno los voy poniendo del derecho y los extendiendo sobre la cama, pero esta vez la siguiente camiseta que voy a coger la coloco sobre la anterior y así todas ellas. Una vez que están extendidas y en un único montón comienzo a doblarlas. Cuando la ultima camiseta (ahora la primera) está doblada, la dejo cerca del grupo de ropa interior al cual pertenece su dueño.
Los pantalones son más sencillos, así que simplemente se cogen del montón, se dobla de la forma en la cual deben ir doblados y se agrupan con el resto de la ropa del dueño. Es mucho más rápido que todo lo anterior. Finalmente queda la ropa doméstica: sábanas, servilletas, toallas. Igualmente son fáciles de doblar, así que no requieren mucha técnica o análisis. Se coge la primera y hasta llegar al fondo del montón.
Este es mi pequeño sistema de GTD para recuperar la ropa de la secadora y llevarla a los cajones y armarios. Lo he convertido en un proceso algo más divertido que el que tenía anteriormente y ahora comprendo que con estos pequeños detalles, GTD se puede ajustar a cualquier estilo de vida.
Foto: edithbruck
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'Descansa'
El trabajo nos consume gran parte del tiempo, nos provoca todo tipo de emociones que no podemos separar. Llegamos pronto por la mañana, salimos tarde y realizamos nuestras tareas lo antes posible, porque esa lista no acaba nunca, siempre habrá una siguiente tarea, un nuevo proyecto, una nueva interrupción que atender. Trabajar cansa, en todos los sentidos, física y psíquicamente.
Somos seres humanos, no somos máquinas inagotables, dedicadas exclusivamente al desempeño de nuestras acciones. Somos erráticos, somos maleables, volubles, emocionales. Por ello, es lógico que debamos descansar y al decir descansar no me estoy refiriendo a la nocturna relación que mantenemos con nuestra almohada. Hay que descansar, también trabajando.
A primera vista puede sonar demasiado grosero, pero si analizamos los esfuerzos que hacemos, el ejercicio físico y mental que desarrollamos y los constantes cambios de trabajo que tenemos, descansar es un refugio bastante efectivo para mejorar en la siguiente tarea. Porque si queremos ser productivos, hemos de ejercer el esfuerzo correcto para conseguir un éxito rotundo. Descansar dentro de los límites morales y éticos, que nadie se alarme.
Realiza una lista de actividades de dos a tres minutos de duración. Algunas técnicas de relajación que te puedan ayudar, que puedan desconectarte momentáneamente de la tareas y del entorno que estas desarrollando, una pequeña lista que te servirá como guía de referencia para el momento de finalizar algunas de las tareas, cuando sientas que te estás dejando llevar por el ritmo y las emociones es cuando tienes que recuperar esa lista y llevar a cabo un momento de relax o descanso.
El truco consiste en no repetir el mismo método de descanso, de esa forma variamos y buscamos diferentes métodos de escape. Hay que realizarlo en soledad, no debemos intentar buscar el apoyo de nadie cercano que nos pueda cargar con responsabilidades ajenas o continuar relacionándonos con el trabajo. Nuestro descanso debe ser unipersonal y dedicado exclusivamente a nuestra mente y cuerpo.
Aquí os dejo una pequeña lista que suelo utilizar de vez en cuando para cambiar de una tarea a otra, unas breves pausas que me ayudan a proseguir:
- Salir a la calle y ver pasar la gente
- Entrar en una sala de reuniones vacía.
- Escuchar un poco de música clásica para relajarme.
- Escuchar un poco de música metal para cargar adrenalina.
- Leer feeds no relacionados con el trabajo.
- Mirar algún artículo de ebay.
- Realizar alguna figura de origami.
- Escribir algo sin sentido en algún papel desechable.
¿ Qué técnicas utilizas tu para descansar entre tarea y tarea ?
Foto: RaidersLight
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'Desconectar'
Desconectar. Esta es una palabra que decimos a menudo pero bien poco la utilizamos correctamente. Es una verbo realmente poderoso que no implica un final, si no un principio. Puede ser aplicada de diferentes formas y muchas de ellas bien productivas. Según la rae su significado tiene cinco entradas y todas parecen de lo más pesimistas y drásticas.
Desconectar significa encontrar un camino diferente al cuál estamos acostumbrados, salir de la monotonía y entrar en el poder tomar decisiones completamente distintas. Es un camino novedoso que pocas veces nos atrevemos a explorar, aun con todos los beneficios que nos comporta.
Un caso bien sencillo: desconectar el televisor. No hay nada más allá del programa que queremos ver y no nos hemos de dejar tentar buscando diferentes emisoras para cubrir ese vacío que ha dejado lo que ha terminado. Ese tiempo de desconexión es un regalo que podemos aprovechar con otras personas o disfrutarlo en la intimidad para ir avanzando en nuestros proyectos.
Desconectar Internet, incluso suena a blasfemia. Google, los feeds, las redes sociales, los juegos onlines, nos van atrapando poco a poco y cada día somos capaces de cargarnos con más información que procesar, más información que nos engancha. Desconectar un periodo de tiempo no significa volverse completamente ignorante o huraño, la información seguirá estando ahí cuando vuelvas a estar conectado, pero tal vez si desconectas un rato, podrás acumular un poco más de tiempo para realizar otras tareas.
Desconectar el móvil, para algo se inventó el buzón de voz, seguro que no se va a perder ninguna llamada y todas van a estar perfectamente alineadas esperando a ser procesadas en la bandeja de la operadora. El móvil es una herramienta personal similar a las redes sociales y a nivel empresarias es un geolocalizador intrusivo que debemos saber medir. Desconectar el teléfono móvil no sólo nos beneficia a nosotros, que conseguiremos un tiempo con menos interrupciones, sino que nuestros compañeros nos agradecerán el poder dejar de escuchar nuestro friki sonido de llamada.
Desconectar del correo. Un correo electrónico es una tarea que va directa a la bandeja de entrada. Es uno de los mejores inventos que puede existir, alguien nos manda una cosa y aparece en nuestra bandeja de entrada, llegado el momento adecuado ya tendremos tiempo de procesarlo, pero por ahora es mejor seguir concentrados en lo que estamos haciendo y dejar que la bandeja se vaya llenado, por que sabemos que vaciarla sólo es seguir los pasos de GTD.
Desconectar las emociones. Esta es la parte más complicada, cuando te revolotean las cosas por la cabeza y escapan a toda comprensión. Emociones que son dueñas de los “y si”, de los remordimientos, de los sentidos de culpa, de los enfados, del amor verdadero. Ahí están para aparecer en las charlas nocturnas con la almohada. Desconectar de esas emociones resulta realmente difícil, sólo si sabemos aceptarlas y superarlas podremos realmente desconectarlas. A veces resulta tan sencillo como dejar esas emociones por escrito.
Desconectar es un ejercicio que debemos utilizar más de lo que creemos. Es un beneficio físico y psicológico que nos engrandece espiritualmente, ofreciéndonos un espacio de tiempo que ni sabíamos que teníamos y sobretodo una fuente menos de interrupciones. Atrévete a desconectar, pruébalo, por que causa adicción.
Y tu, ¿ya desconectas con regularidad?
Foto: crazytales562
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'El lobo'
A todos nos ha pasado, alguna que otra vez hemos dejado que los problemas se autoalimenten solos, crezcan, lleguen a reproducirse y finalmente desaparezcan cuando uno ya tenía toda la solución armada y claro, te quedas con cara de que te han dejado a medias, sin demostrar toda tu valía y artimañas.
Sin ir más lejos, la semana pasada se estaba incubando un problema en mi ámbito más cercano, era como una crónica de acontecimientos, dónde cada cierto tiempo el mismo problema te anunciaba su llegada y te preguntaba si estabas preparado. Algo tan absurdo como:
[Problema]- Que voy
[Yo] – Si, ya te he visto
Unas horas después
[Problema] – Pero que voy y me traigo a unos amigos
[Yo] – Si, no seas pesado, que es imposible no verte
Al día siguiente:
[Problema] – ¿Pero tu me has visto lo que he engordado? y te voy a caer a plomo
[Yo] – Vale, vale…
Era como una extraña relación de tele comedia, un capítulo de “Married with Children” dónde me sentía acomodado en mi viejo sillón, esperando la fatalidad de los acontecimientos.
La incubación era finita, ya que tenía una fecha de explosión que coincidía con la semana santa, había procesiones en la tele y otra que se avecinaba sin remedio con uniforme de corbata, pero existía una ínfima posibilidad de que el problema, después de su despampanante publicidad, pasara de largo sin más historia que el estrés acumulado de sus observadores.
Esa pasividad mostrada ante tal problema, no era otra que el reflejo de la concentración sobre lo que realmente importa. La desesperación de unos por ahogarme en el estrés, las carreras, las reuniones, los correos arriba y abajo, yo lo devolvía en forma de pasividad y de ingenuidad, una respuesta dónde no permitía que la propaganda amarillista me sobresaltara en las demás tareas que merecían atención.
Mi calma era justificada. Dentro de mi responsabilidad había definido las tareas a realizar cuando me presentaron el problema. Sabía exactamente los pasos que tenía que realizar una vez que el rumor del problema se convirtiese en una realidad, pero hasta entonces no iba a ceder a las presiones externas que menospreciaban el resto de mi trabajo. No había previsto todas las posibilidades del problema, pero si las siguientes acciones a realizar (un máximo de tres para alcanzar el grado de mi responsabilidad). Previsión que todos cambiaban constantemente a medida que los pasos se escuchaban más cercanos.
“¡Qué viene el lobo! ¡Qué viene el lobo!” decían todos los pastores mientras corrían arriba y abajo con correos. Sus acciones y sus caras eran el reflejo de las prisas, de las emociones a flor de piel. Yo mientras seguía vaciando mis tareas y avanzando en mí trabajo.
Finalmente el problema llegó y con él un estrepitoso sonido irrumpió en algunos de mis compañeros. Se había formado una batalla paralela al problema, mientras el problema absorto los miraba desde fuera. Debatían como solucionarlo, que se podría hacer, se peleaban por las responsabilidades, por las carencias de sus previsiones. Tal fue la concentración en sus propios yo, que el problema al no sentirse el centro de atención, decidió minimizarse hasta convertirse en uno de esos rumores de baños de señoritas.
Los pastores volvieron a estar tranquilos, felices por encontrar la solución al gran problema, cuando en realidad el problema nunca existió, si no que su propio ego los fue poco a poco alimentando, contagiando a los demás, hasta convertir la mentira dicha mil veces en pura realidad. Todo un esfuerzo de concentración, de trabajo, de estrés, de horas y carreras físicas por la oficina se convirtieron en la nada más absoluta.
Ahí me quedé yo, como si me hubieran dado plantón en el baile de graduación, con mi lista de tareas siguientes que nunca se ejecutarían. Con el ego consumido por no poder demostrar mi mínimo (¿y efectivo?) esfuerzo, pues confiaba en mis tareas, confiaba en la visualización de lo que iba a realizar, confiaba en… no tener que perder más el tiempo en tonterías, archivar mi lista de tareas para un posible futuro y seguir realizando mi trabajo, sin dejarme someter por las presiones externas.
Con esta experiencia fui partícipe del “Mind like water”, una reacción justa para un problema concreto. Sin sucumbir a los colaterales, centrándome en lo que se debe hacer en cada momento. Gracias a esta experiencia, me he dado cuenta de mi nueva reacción a los problemas, de todo lo que he aprendido leyendo vuestros blogs, del libro de GTD, de los hábitos que estoy creando en mi. Hábitos que te fortalecen como trabajador, como persona, como mente preparada para afrontar las cosas.
El problema volverá, estoy convencido, para eso tengo mi lista bien guardada, pero hasta que no llegue no pienso dedicarle ni el más mínimo esfuerzo. Ahora lo que importa es seguir avanzando: recopilando, procesando, organizando, haciendo y revisando, el resto es sólo un estadio de esos cinco pasos.
Foto: Daniel Ashton
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'Retorno de las vacaciones'
Hoy regreso de las mini vacaciones, cuatro días de descanso laboral, el weblog ha sido claro reflejo del ausentismo neuronal. Hoy vuelvo a la rutina, los horarios, las reuniones, interrupciones y toda esa vida laboral que tan fácil ha sido abandonada para aprovecharla con la familia.
Seguro que esta mañana la bandeja estará hasta los topes, con el día extra de Barcelona se habrán acumulado mil historias, así que con un día de remolque tal vez cueste o desanime más comenzar, pero con la premisa de que todo tiene un final es más fácil iniciar cualquier cosa.
Estas vacaciones no han sido todo relax. Cuando uno abandona la disciplina laboral se deja ir, pero hay que tener cierta fortaleza para saber que la relajación tiene los limites bien marcados, donde los hábitos tienen que seguir presentes en el día a día y para ello el GTD es una herramienta que no se puede abandonar tan fácilmente. Si hemos realizado correctamente los pasos y hemos logrado saborear los resultados de los pasos, aunque nuestra mente y nuestro cuerpo estén fuera de servicio, nuestro interior nos sigue indicando que las bandejas de entradas siguen ahí, para ir recopilando, aunque no las procesemos porque estamos de vacaciones, pero nos ayudaran cuando volvamos a estar activos.
Las vacaciones se acaban y la bandeja está rebosando con todo lo que ha pasado, un hormigueo me empuja a procesarlo cuanto antes, es una adicción, lo admito, resulta emocionante saber cual es la siguiente cosa que debo procesar y orgarnizar.
Cuatro días de vacaciones. Comencemos
Foto: slworking2
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'Ideas sueltas'
…referente al artículo de ayer, hoy me he dado cuenta que es mucho más relajado escribir en papel las cosas que van aconteciendo que tener que acceder a la aplicación y procesar directamente. Seguiré experimentando con el nuevo modelo.
…ayer probé suerte con IronMan, queda realmente interesante y hoy he probado con HellBoy, son sencillas manualidades de aproximadamente 1.5h de desconectar de todo y dejar que la mente se relaje.
…ayer antes de ir a dormir, zapping en la tele, terminamos en canal COSMO (mejor no pregunteis), llegamos justo cuando comenzaba Love Actually y nos quedamos a verla entera. Que bueno es irse a dormir con una sonrisa en la cara. Si, es una pelí de tias ¿y?
…las vacaciones de los que se van, son las nuevas tareas de los que se quedan. La tranquilidad en el despacho cuando todos están de vacaciones de es un mito, confirmado.
…¿como se puede organizar un escritorio que ya está organizado? ¿No será que soy un poco obsesivo en ese aspecto? ¿O tal vez estoy procrastinando alguna de mis tareas? Sea lo que sea, ese momento de pensar en una nueva organización ha sido bastante improductivo.
…después de leer el post de Jeroen, me he puesto a buscar la fórmula para encontrar mi nivel de productividad, un morboso indicador que me señale mi pereza y mis excesos.
Foto: Cayusa
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'PocketMod'
Cuando el año pasado me fui de vacaciones a México, intenté dejar un poco mi adicción por la Treo y utilizar el bolígrafo y el papel para apuntar todas las tareas que fuesen necesarias, si yo estaba de vacaciones mi Treo también se merecía un descanso. Así que apenas la saqué de la casa y la utilizaba pocas veces para que me recordará algo de la agenda o conocer algún password de alguna web, sacarla hubiese significado exponerla al riesgo de la seguridad en México y me adorada Treo no está para ser perdida.
Así que me hice con una hoja A4, la doble por la mitad, la dividí en cuatro partes con forma de acordeón y ya tenía mi minilibreta lista para esconderse en el bolsillo de atrás del pantalón, el bolígrafo lo escondí en el cinturón, en la parte que sobra una vez cerrada la hebilla, de esta forma, en cualquier momento y lugar, podía apuntar lo que necesitara y como llevaba las camisetas de manga corta suficientemente largas, no se veía el Batcinturón :D
Como soy un aficionado al origami y me encanta hacer figuritas para relajarme, siempre ando buscando cosas útiles que me puedan servir: funda de CDs simples, fundas de CDs dobles, sobres para enviar cartas, animalitos para entretener a los niños, aviones de todos los modelos y él otro día buscando, me encontré con la versión mejorada de mi rudimentaria libreta. Seguro que ya lo conoceréis: PocketMod, que en su versión alemana ofrece más variaciones que la original.
Es el complemento perfecto, pues quiero forzarme a realiza la revisión semanal más profunda y pienso que si elimino un poco del trabajo que ejerzo sobre la Treo y lo transformo en formato papel, llegará el momento que tendré que sincronizar los sistemas y obviamente realizar la revisión semanal como debe ser. Voy a probarlo un par de semanas, a ver que tal funciona el sistema, pero creo que me va a gustar volver a tener la minilibreta bien a mano, pero esta vez sin frikadas de esconder los bolígrafos.
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'Apunta las cosas'
No me canso de repetir: “apunta las cosas”. Allá dónde voy siempre tengo algo con que anotar, algo para dejar constancia de mis pensamientos, mis futuras tareas, ideas de esas locas que aparecen esporádicamente y desaparecen para no recordarlas jamás. Apunta las cosas en ese momento o prepárate para olvidarlas para siempre, en el mejor de los casos, pues seguramente volverán a aparecer revoloteando por tu cabeza.
Apuntar no es un signo de debilidad como alguno me ha comentado: “si apunto las cosas parece que no tengo memoria para acordarme” o la famosa frase “yo lo guardo todo en mi cabeza por que va siempre conmigo”. Admito, y que esto no salga de aquí, yo antes era uno de esos. Utilizaba mi cabeza para guardar todas las tonterías imaginables, me hacía ser un ente superior cuando asistía a las reuniones simplemente como oyente, escuchando lo que decía e intentando recordar las cosas más importantes. Obviamente, estúpido de mí, llegaba a perder el noventa por ciento de lo importante. La cabeza es una herramienta imprevisible que nunca deja de sorprenderte y muchas veces la sorpresa no es agradable.
Coge algo para escribir y un trozo dónde escribir y toma nota. Es una buena costumbre en esta época de 101 teclas, dónde los dedos vuelan ágiles sobre el teclado, olvidando las lecciones de caligrafía que hacíamos de pequeños, letra ligada nos decía, cuando nosotros ya comenzábamos a escribir con letra de imprenta. Siempre queremos estar un paso por delante de lo que realmente necesitamos y escribir las cosas es una de las cosas más importantes.
Sabiendo que los pensamientos son efímeros y pasan cual tren de mercancías silbando por nuestra mente, mostrándonos vagón tras vagón todas nuestras ingeniosidades mezcladas al libre albedrío: ahora pasa lo que tengo que comprar esta tarde, ahora me acuerdo del trabajo que tengo que entregar, me pica el pie, este tío de delante no se ha peinado, hoy creo que no me afeitaré, cuanto ha crecido mi hijo, tengo hambre,… un sin fin de razonamientos ilógicos que normalmente no prestamos atención, salvo aquellos que son merecedores de nuestra atención, que intentamos captar repitiéndolos varias veces para que queden grabados de forma temporal en nuestra conciencia y en el momento de necesitarlos, poder reclamarlos. Un autoengaño más de nuestra ineficiencia.
Si tienes que recordar algo, apúrate a coger un elemento para escribir y un trozo de papel y anótalo, no pierdas el tiempo en técnicas de memorización por que no todos somos capaces de dominar nuestras mente como nos gustaría, pero ella si que es capaz de marearnos hasta los niveles subconscientes.
Un escrito en un papel, refleja algo perdurable en el tiempo, que reclamará nuestra atención en un futuro inmediato. Que tal vez aparezca otra vez por nuestra mente, pero de la mano irá acompañada de la frase “si, lo tengo anotado”, hasta que ya no volvamos a escuchar su pasos y comprendamos que escribir las cosas es un de los mejores hábitos para recordar.
Foto: Jose Téllez
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'Fecha de finalización'
La meta, el objetivo, la finalización del proyecto. Todo proyecto nace, crece y con suerte llega a su conclusión, ya sea en nuestras laureadas manos como estrepitosamente en nuestra conciencia pública. Existe la evolución de un proyecto y nosotros normalmente somos los responsables de su mimado crecimiento.
Desde su inicio, todo proyecto tiene una fecha de finalización, ya sea variable en unidades de medidas, pero es un hecho que tarde o temprano dejaremos nuestras atención sobre él, por que ya no hay nada más que realizar, no existe una acción siguiente y depositarlo en nuestra lista de “algún día/quizá” es incomprensible. Llegados a este punto, podemos dar por finalizado nuestro proyecto y como reza el dicho “a otra cosa mariposa”.
Sabiendo todo esto de antemano, podemos volcar un poco más de nuestro conocimiento y nuestra energía en el momento de su nacimiento. Sabiendo que llegará el día de su finalización y muchas veces conociendo su fecha de expiración, podemos anticiparnos a lo que unos llaman procrastinación y otros bien ostentan como gandulería. Planificar el proyecto es una de nuestras mejores armas para contrarrestarnos en los momentos dónde más flaqueamos, por que si de algo somos conocidos es de dedicarle mucho más tiempo en sus últimos alientos que en sus fases iniciales.
Tal vez sea el tópico “hay tiempo” que nos induce a dejar las cosas para el final o delegar tareas sin realizarles ningún tipo de seguimiento, abandonándolas de la mano de nuestra consciencia que mira para otro lado con suficiente vergüenza. “Hay tiempo” para estrellarnos cuando en los últimos días/horas todo son prisas y carreras, por que el tiempo que holgadamente nos sobraba al principio, ahora es el que se traduce en fines de semana e intempestivas madrugadas.
Lo sabemos del cierto y ahí vamos para volver a repetir las consecuencias. Aun rebota la frase en mi oídos: “me gusta trabajar bajo presión”, que bien podría cambiarse por “no se autogestionarme”. Por ello, sabiendo estas premisas, sabiendo que nuestro futuro tiene una fecha de caducidad, por que no intentamos avanzarlo en el tiempo y tenerlo finalizado para antes de tiempo, si al final “me gusta trabajar bajo presión”, por que no adelanto la fecha de finalización y dedico mis esfuerzos a planificar las fechas para esa nueva fecha personal que me permitirá igualmente malgastar el tiempo inicial, pero con la suficiente sabiduría como para permitirme un colchón para disfrutar del esfuerzo.
Es un autoengaño que nos puede servir para nosotros mismos, si somos igualmente seducibles por nuestras propias mentiras, pero que puede servir para delegar el trabajo y de esta forma conseguir que la holgazanería de nuestros congéneres pueda estar perfectamente calculada. Si delego un proyecto y estipulo una fecha de finalización antes de la que realmente estoy esperando, siendo honestos sin forzar a los compañeros, podemos ir rascando pequeños colchones de tiempo que luego podremos ir administrando de diferente forma, con la satisfacción de realizar un trabajo antes de tiempo o al menos antes del tiempo real.
La fecha de finalización, debe ser un tesoro administrable por unos pocos, es un reductor de procrastinación y de holgazanería, jugada de forma correcta se convierte en las prisas de última hora, pero si somos honestamente malos, siempre podremos ocultarla y beneficiarnos de esas ultimas unidades de tiempo que nos sobran o que aparecerán por arte de magia para darnos una buena bocanada.
Foto: star5112
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'De viaje'
Hoy tengo reunión en Madrid, así que toca un poco de puente aéreo, siesta productiva para recuperar el madrugón y luego una serie de reuniones en la empresa matriz. Un viernes atípico que servirá para descongestionar un poco la semana, que parece que va cuesta abajo a una velocidad espeluznante. No me quiero imaginar como sería esta semana sin tener GTD a mi lado.
Antes de salir del trabajo ayer tarde, me preparé el viaje. Una lista me ha servido para ir realizando las diferentes tareas, desde buscar los vuelos idóneos de salida, como los de regreso. Preparar la documentación para la reunión, ver que no me dejaba nada cuando preparaba la maleta con el portátil, una serie de pasos que siempre repito en cada uno de los viajes, para asegurarme de que todo está bajo control.
Llevo la documentación, llevo los gadgets adecuados por si pudiera necesitar cualquier cosa, hasta material alimenticio por si no da tiempo de comer (nunca me ha gustado comer en el aeropuerto). Puedo decir que llevo lo suficiente para sobrevivir durante un día pero valorando el no viajar con sobrepeso, llevar cosas inútiles sólo provoca tener que cargar cual burro.
Una vez que llegué a casa, lo primero que hice fue preparar la ropa para mañana, intercambiar los complementos que llego cada día en mi bolsa y meterlos en la mochila del portátil. Un repaso de que todo estuviese agendado, incluso la previsión de gastos en transporte publico, para no tener hoy e ir a buscar un cajero.
Todo estaba listo. Sólo faltaba el último proceso antes de ir a dormir. Preparar dos alarmas en la treo (doble seguridad por si me duermo en la primera alarma) y antes de ir a dormir visualizar los detalles del día siguiente, así puedo repasar mentalmente el camino a tomar, tanto en desplazamientos físico, como en la reuniones de los temas que vamos a hablar. Esa visualización me ofrece un resumen de lo que puede pasar y un recordatorio de las cosas que pueden quedar sueltas. Todo lo que queda suelto se apunta en la Treo que duerme a mi lado.
Esta es una rutina que sigo en cada viaje de negocios, los viajes de placer implican muchas más tareas, al tener que depender de terceras personas (esposa e hijo), pero me sirven perfectamente para tener controlado el entorno en el cual me muevo, así como los imprevistos y lo que debo esperar del viaje.
¿Qué rutinas tienes tu para viajar?
Foto: bk86a
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'Resumen: Marzo'
Como pasa el tiempo, ya son dos meses escribiendo en el blog y han pasado volando. Dos meses de intentar transmitir de una forma más íntima y personal el día a día del GTD, que aunque se que no voy a conseguir dominarlo puede ir dándole forma para que todas mis acciones tenga un verdadero sentido, barriendo el estrés y el descontrol, para dejar sitio a nuevas características de mi personalidad que voy descubriendo poco a poco y que los demás van viendo en mi. Como dice Covey en su cambio, “de dentro hacia fuera”, tal vez sea el momento de volver a leer el libro de los siete hábitos, pero sin dejar ni abandonar el GTD, que tanto me está ayudando.
Este mes, he conseguido aguantar la cadena de Seinfeld y espero que seguir aguantando mucho más, gracias a vosotros que participáis con los comentarios y que me enseñáis tanto en vuestros blogs.
Aquí os dejo un poco lo que ha pasado este mes de Marzo.
Mal procesado
Armonía en la casa
Proyecto Imprevisto
Los horarios
¿Como puedo ser más productivo?
Las Actas
Transparencia
Dos mundos
Entrevistas
Fracaso
Buscar tiempo
Lo que sale del cesto no vuelve
Cambio de planes
Mind like water. Be Water.
Delegar
La papelera
Ejemplo claro de antiproductividad
Publicidad
De viaje
Mi sistema GTD HardWare/Software
Cumplidos y reproches
Foto: shareski
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'Para leer'
Ayer tenia cita en el médico, una de esas citas que rompen toda la tarde y que son ineludibles. Lo primero es la salud, es lo que se suele decir. La cita la tenía en la agenda desde la semana pasada. Es algo que se sabe y al tener día y hora va directa a la agenda. Esta vez no hay que llevar ni hacer nada extra, solo el resultado de la resonancia magnética que obviamente por el tamaño es algo que no se olvida.
Me programé una alarma una hora antes de la cita, para ir cerrando temas. Una vez que sonó la reprograme para quince minutos después, por si hay algún fuego y debo quitarme el traje de bombero. Cuando sonó esta alarma, volví a programarla 10 minutos después (no es nada complicado con la Treo, simplemente hay que apretar un botón). Cuando sonó la segunda ya estaba preparado para salir.
Antes de salir, cogí material de lectura para la espera, en los médicos siempre se espera. No importa lo tarde o lo pronto que llegues, siempre tienes que esperar. Para variar, llegué con tiempo de sobra y pude sentarme en la salita de espera y comenzar con mi lectura. De esta forma puedo ir avanzando con todo el material que dispongo en mi bandejas de “para leer”, material que se va acumulando y que normalmente no está implicado a ningún proyecto en activo. No obstante, si existe algún material de lectura que debe ser devorado antes de una reunión, presentación o por nuestro interés en el proyecto, no lo incluiremos en esa bandejas, si no que lo crearemos como tarea a realizar.
Disponer de esa bandeja nos permite llenar los ratos muertos que surgen en nuestro tiempo, ratos en los cuales no podemos realizar ninguna de las otras próximas tareas, ya sea por que decidimos no hacerlo así o por que no nos encontramos con todas las facultades para llevar a buen fin. Por ejemplo, en pleno vuelo a las siete de la mañana a uno no le apetece ni leer un libro ni un informe, ni trabajar en nada que no sea echar una cabezadita para recuperar el sueño perdido.
Siempre que tengas una salida y de antemano conozcas que vas a tener un rato “muerto” sin poder llenarlo con nada útil, por que tienes que esperar, conviene adelantarse a ese tiempo y prever la posibilidad de llenarlo con algún material de nuestra bandeja “para leer”. Si utilizas un maletín y te mueves bastante, te recomiendo que siempre lleves algo de ese material y poder llenar los ratos del tren, del avión, del taxi, del autobús, de la salita del dentista, mientras esperas que salga el niño del colegio, etcétera.
No tiene por que ser algo de trabajo, siempre puede ser ocio, seguro que tienes en casa algunos libros que necesitas comenzar o quieres volver a releer, alguna revista que sigues mensualmente por sus artículos (no por sus fotos). Una buena práctica es mezclar las cosas del trabajo con las del ocio, así si en la oficina tienes un par de libros que has traído de casa, puede que sea mejor salir del trabajo con esa novela de aventuras y pasar un buen rato, que coger el informe que ha salido de rendimiento para echarle una ojeada y en casa tal vez puedes leer el manual de Photoshop por que sabes que no vas a tener interrupciones de ningún compañero y podrás experimentar mejor que en el trabajo.
Si no tienes una bandeja “para leer” te animo a crearla. Acumula ahí todo lo físico que está esperando por ser leído y sobretodo, mezcla las cosas de ocio con las de trabajo, así podrás decidir en cada momento que te apetece leer.
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