'De viaje (y parte IV)'
El tiempo pasa y ya hace una semana que el proyecto funciona a buena marcha, hoy es día de revisión y además de repasar todos los demás proyectos, tengo que concentrarme en continuar dándole vida al proyecto viaje, para asegurarme que todas las tareas se van haciendo y no hay ninguna que dejo descolgada. Este es el objetivo, cumplir un sueño y hacerlo realidad.
La revisión semanal nos enseña a mimar nuestros proyectos y a dedicarles la atención que se merecen, en caso contrario bastará con un pequeño reajustes de listas para que todo cuadre en nuestro día a día. Ahora, voy a ver que ha pasado con este proyecto que tenía planeado, jugando un poco entre la revisión semanal y el post anterior.
Durante la semana, mientras estaba por las noches trabajando en los múltiples proyectos personales he podido ir avanzando con la lista de tareas en @PC/Internet, he reunido bastante información de los foros y más o menos ya tengo una composición de lugar de que es lo que quiero ir a visitar, así que igualmente me he informado de los horarios y los precios de cada uno de los museos, para luego no tener sustos.
Ya he cargado el mapa del metro en la Treo y he recortado la ciudad de París para el GPS, ahora sólo me falta añadirle los POIs, tal como quería, de los puntos que deseo visitar. Con esta información, llamé al compañero que ha ido recientemente a Paris, lo hice en una sesión de llamadas desde el trabajo, estaba realizando el máximo de llamadas posibles y esta era una de ellas.
Hemos quedado en vernos esta semana, lo tengo apuntado en la agenda para que no se escape. En medio de la conversación pude revisar su ficha y recordad que debía preguntarle si tenía alguna guía de la ciudad, con lo cuál, gracias a su afirmación, puedo eliminar una de las tareas de la lista de @Transito que anoté, que era “Comprar guía”.
He visto que no he realizado el mapa mental de las dos maletas: ni gadgets ni ropa, aun queda tiempo para realizar esa tarea en casa. Aún así, como la fecha se acerca, prefiero anotarlo en una alamar en la Treo, para asegurarme que no llego a la próxima revisión sin alguno de los deberes hechos.
El alojamiento y los billetes, también han sido encontrados. Tengo los bonos impresos y guardados en un archivador, como no utilizo un archivador Tickler guardo las cosas en algo similar. He creado una alarma para acordarme de donde están y en la misma agenda para el día anterior, una anotación en la reserva de la hora para hacer maletas (doble recordatorio).
Me queda la parte económica que no ha avanzado, he reunido más información en otras tareas que he ido añadiendo a una hoja de cálculo, referenciada a la tarea crear presupuesto, las entradas a los lugares de interés, los transportes públicos y el gasto diario están sin orden ahí metidos. Sigo esperando encontrar un momento en @domestico para dedicarle el tiempo suficiente para hacerlo.
Una vez repasadas las ideas, busco en una hoja en blanco a ver si aparece algo nuevo que deba hacer o que quiera sacarme de la cabeza relacionado con el proyecto, nuevas cosas que hayan ido surgiendo a lo largo que iba leyendo y encontrando información, apunto un par de cosas que van a la bandeja de entrada.
Con esto finalizo la revisión de uno de los proyectos mimados con el convencimiento que el proyecto va en buena marcha, que el sueño se está cumpliendo y el viaje va a ser únicamente placentero. De nuevo, GTD se aleja de ese tabú oficinista y profesional, ofreciéndome el lado ocioso del control, para garantizar que el proyecto personal de un sencillo viaje se convertirá en todo un espacio de descubrimiento y experiencias positivas, con esta idea y gracias al GTD, todo irá bien.
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'De viaje (parte III)'
Siguiendo con el tema de aproximación del GTD al mundo “normal”, intentaré ahora explicar la forma de realizar las cosas de todo lo que he introducido en los dos artículos anteriores. Dentro de GTD existe un capítulo especializado para saber que hacer y dónde hay que hacer, que es la razón de la productividad. Por ello, con licencia literaria extenderé en una falsa semana todas aquellas tareas organizadas que hay que realizar y que realmente deberían realizarse en el tiempo que abarca desde la concepción del proyecto hasta su ejecución final, en este caso, el inicio del proyecto.
Lo aquí descrito tiene su parte de realidad, por que son tarea en mi haber que ya han sido finalizadas, no obstante ahora las plasmo en una semana, para demostrar como deberían realizarse.
Comienza la semana con un lunes. Los lunes siempre son caóticos en la oficina, la gente viene con energías nuevas y las cosas más sencillas se convierten en bolas de nieve capaces de arrollarnos durante toda la semana. Los jefes tiene nuevas ideas locas, que deben incluirse en los planes de trabajo y en mi lista de proyectos, hay uno ajeno a todo esto.
Lunes a primera hora, el objetivo es liquidar la bandeja de entrada del correo. Por increíble que parezca está llena. Extraído la información y lo dejo todo anotado en la bandeja de entrada, sólo estoy procesando, no voy hacer nada que me lleve más de dos minutos. Una vez conseguido el hito, accedo a la lista de de @PC/Internet para ver si tengo alguna siguiente acción que requiera un envío de correo. Como no hay nada, paso a revisar las acciones que debo realizar en la oficina.
En ellas tengo varios trabajos a realizar, que se van sucediendo a lo largo del tiempo, interrupciones y nuevas tareas que van cayendo en la bandeja de entrada. Una llamada un poco más larga corta totalmente con el ritmo de trabajo. Finalizada la llamada y con el teléfono en mano, repaso la lista de @Llamadas entre las cuales hay varias profesionales y una de personal. Como no diferencio entre las dos vidas, realizo todas las llamadas que puedo. Las nuevas tareas, hacia la bandeja de entrada.
Las llamadas me ofrecen un corte de ritmo que se agradece y gracias a los contextos y las carpetas personalizadas puedo acordarme de lo que tengo que decirle, por ejemplo al compañero que estuvo en París y con el cuál he hablado, le pido la guía que me recuerda el contexto y fijo una cita en el calendario. Otra interrupción me corta el ritmo de llamadas.
La siguiente tarea requiere que esté un poco investigando en Internet, como su resolución es sencilla y rápida, aprovecho para revisar la lista de @PC/Internet y ver si tengo que buscar alguna cosas. Hay tanta información que debo buscar que me pongo un máximo de quince minutos para encontrarla, a partir de ahí vuelvo a cambiar el modelo.
Suerte que la jornada tiene ocho horas. Antes de salir de la oficina, reviso la lista de acciones a realizar en tránsito, una de ellas es pasar por el supermercado, otra es comprar la guía y como tengo de camino una librería me doy una vuelta por ella. Hay varias guías, ojeadas unas cuantas me apunto las que me parecen más interesantes, como estoy a la espera del compañero no la compro, le saco una foto y la asocio a la tarea de comprar guía, al más puro estilo Evernote.
En casa, después de las rutinas, tengo un tiempo para dedicarlo a mis proyectos personales. Enciendo el ordenador personal y descargo el correo, contesto aquellos correos y apunto nuevas tareas, reviso mi lista de @PC/Internet y veo unas acciones de esta máquina: descargar software y cargar en el GPS el mapa de París, nada que no requiera más de diez minutos. Este ordenador ya está terminado, así que enciendo el de navegación.
Igualmente en este repaso la lista de tareas y me encuentro con muchas que son de investigar y de navegación. Además, me aparece una tarea de trabajo, así que le dedico toda una hora en la noche, este es un buen momento para hacerlo, ¿Por qué no? ¿Mi productividad se mide por el lugar donde estoy?
Repaso algún que otro foro, miro algún que otro museo, voy anotando información que me será útil: lugares, horarios, precios, accesos. Todo este proceso hace varias tareas se vayan completando solas.
Me salta un popup en pantalla que me he programado, por si paso alguna hora límite de nocturnidad, para recordarme que debo ir a la cama. Mañana vuelta a comenzar, repasar las listas en los contextos adecuados y las tareas se irán haciendo, para que el proyecto cada vez esté más cerca.
GTD no discrimina espacio, las tareas deben realizarse en el contexto adecuado, no tengas miedo de mezclar la vida personal con la laboral, simplemente haz las cosas que tienes que hacer en cada momento, por que la productividad no se mide ni con tiempo ni con espacio, si no con el aprovechamiento de las acciones.
Mañana la última parte antes de viajar.
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'De viaje (parte II)'
En el anterior post nos quedamos con el convencimiento que hemos de ir de viaje a Paris. Para ello hemos intentado vaciar nuestra mente con todas aquellas cosas locas que se no han ido ocurriendo relacionados con el viaje, plasmándola en un mapa mental para poder enlazar las ideas y seguir explorándolas. Después de toda esa lluvia de ideas, nuestra ilusión puede haber descendido hasta niveles catastróficos y puede que nos intentemos convencer que sin GTD se vivía mejor. No hay por qué alarmarse, ante todo comencemos a ver lo que GTD nos dice y sigamos su pauta. El primer paso ya está hecho, hemos recopilado. Ahora hay que procesar y organizar, lo haremos por el principio.
Comprar billetes. Si lo analizamos vemos que más que una acción es un proyecto en sí dentro del proyecto viaje a Paris, si seguimos por esa rama, nos encontramos con ideas cercanas que nos darán más pistas de lo que debemos hacer: buscar sitio para comprar billetes. Esa ya es una próxima acción perfectamente accionable, no obstante, en este punto podremos pensar un poco más allá y anotar más información de contexto que luego nos puede ayudar, como puede ser el precio y mirar webs. Dejaremos esta acción en el contexto de @PC/Internet, ya que necesitaremos conexión a internet para acceder a la compra online.
El siguiente punto que nos ha salido es la renovación del pasaporte y tal vez, siguiendo por la rama, tendremos que sacarlo por primera vez, pero afortunadamente, siendo comunitarios no nos hará falta, así que podemos enviar esa rama a la papelera. Aún así, aprovechamos para crear una acción que sea coger ID y la pondremos el día antes a la fecha del viaje.
Buscar alojamiento es muy parecida a la de comprar billetes, así que seguiremos el mismo camino. En la rama también aparece buscar recomendación, buscaremos en los foros y en los amigos, esa es una buena acción que podemos dejar en el contexto de @PC/Internet.
Seguimos buscando en nuestra bandeja de entrada, ¿qué quiero ver? es una buena pregunta, voy a Paris, pero ¿que se de Paris? Una buena idea es preguntar a alguien que haya ido, leer libros, webs. Una de las siguientes acciones posibles es la de comprar una guía, que está muy cerca de esas Rama, esta es una acción de @transito, una vez que estoy en la calle y paso por una librería, compraré una guía. Al mismo tiempo me apunto una tarea que sea leer guía, en el contexto de @Para_Leer. ¿Qué rutas debo hacer? Seguramente la rutas me las dará la guía y la información que encuentre en ella, esta acción Planificar rutas, la dejo en incubación, esperando a terminar la Guía. La rama nos lleva a algo que ya hemos apuntado, comprar guía y acceder a foros para buscar información, entra dentro de la guía, esto lo desechamos.
Una vez que esté en Paris se me ha ocurrido echar una media de 800 fotos, para ello mi tarjeta de 128mb se quedará pequeña, así que debo apuntar otra tarea en @Transito o en @PC/Internet, comprar tarjeta de memoria, como falta poco para el viaje, mejor la compro en una tienda física, así que va contra @Transito. Muy relacionado en la misma rama resulta decidir los gadgets a llevar, como es algo que necesita otra lluvia de ideas, me preparo para crear una tarea en la tranquilidad de mi casa ( @domestico ) para organizar esta nueva lista. Entre las muchas cosas debo llevar el GPS, agendado el día antes a las 2000h, hora que supongo que me dedicaré a realizar la maleta, coger el GPS para @domestico. Al mismo tiempo, tendré que cargar el mapa de Paris, una clara tarea de @PC/Internet.
Hablando de tecnología, ¿a cuánto saldrá el roaming en Francia? debo informarme para no tener sustos. Tendré que llamar a la compañía telefónica o consultar su página web, dependiendo de nuestra decisión escogeremos @Llamadas o @PC/Internet. Por cierto, ahora viendo la siguiente rama se me ocurre algo que no he apuntado en el mapa, vaciar las cuentas de correo para prever que no se llene el buzón (últimamente me quieren vender mucha viagra y no sé qué narices es eso) con un simple papel, lo anoto y lo echo a la bandeja de entrada (al final para disimular).
La publicidad comercial suele llenar el buzón de papeles útiles para reciclar, tengo que pedirle a alguien que revise mi buzón, por lo tanto debo darle la llave del mismo. Como no tengo ganas de darle una copia, le daré la mía, así que en la carpeta personalizada del interlocutor que designo para recoger el correo, apunto esta nota. Como extra y ahora que nadie me ve, añado otra tarea en la agenda, después del regreso que sea recoger correo. Esta parte ya está lista. Lo de dejar de comprar en ebay, creo que lo desecharé ;)
Me he acordado que fulanito fue a París, así que lo mejor es preguntarle su experiencia, quedar con él para tomar un té y hablar del tema, una @Llamada será lo más rápido, aunque puede ser un correo electrónico @PC/Internet, lo acabo apuntando en llamadas. Además, de la charla es posible que tenga material didactico y no es necesario que compre la guía. Por ello, en la llamada añado una alarma o anoto en la agenda un momento para llamarle, además en su carpeta añadiré la pregunta, para no olvidarme cuando lo vea o hable con él.
Preparar las maletas, es una tarea @domestico que me agendo para el día anterior, aun así, creo la tarea en @domestico para que igual que los gadgets planear una lluvia de ideas de lo que debo hacer. Siguiendo la rama, veo que debo mirar el clima que hace en Paris, no sea que vaya de shorts en plena temporada de lluvias, nada más fácil que crear una tarea en @PC/Internet para consultar el clima, con una alarma para unos días antes del viaje.
Los transportes públicos serán el medio más utilizado, debo estar preparado para encontrar los sitios a los que quiero ir y como ir, el GPS me ayudará, pero si tuviera un plano del metro, eso me recuerda el programa de Nanika: Metro sólo debo cargar los mapas de Paris. Una tarea que sea descargar e instalar Mapa metro de Paris en @PC/Internet. Sigo por la rama y veo cosas parecidas, como llegar al centro desde el aeropuerto: tarea nueva @PC/Internet consultar acceso al aeropuerto Charles Degaulle.
Todo esto conlleva un gasto económico y aunque no tengo que cambiar la moneda sí debo planificar cuanto me quiero gastar, así que tendré que hacer un análisis financiero del viaje, para ello en la tranquilidad de mi casa apunto una tarea: "Crear presupuesto" y anoto ideas principales: ticket, entradas, transportes, comidas, etc. todo junto va a @domestico.
Con esto, finalizo mi mapa mental, he conseguido pasar de un deseo a una increíble lista de acciones que me permiten acercarme mucho más a mi destino, Paris está cada vez más cerca, controladamente cerca y eso me da la seguridad de que todo está bien atado. El temido GTD, el repudiado esto no es para mí, me ayuda con un proyecto no profesional y que no tiene nada que ver con ejecutivos, decisiones directivas o ámbitos profesionales, forma parte de mi vida por qué no puedo y no quiero separarlo.
El próximo capítulo veremos qué hacer con todos estos contextos bien organizados.
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'De viaje (parte I)'
Para muchos, GTD continua siendo un proceso que se concentra en las cuatro paredes de la oficina, algo que no tiene nada que ver con el mundo real y sólo está pensado para los altos ejecutivos que están todos los días estresados, decidiendo el porvenir de las empresas . GTD, piensan, es una herramienta para esos que tienen un monton de proyectos, muchas cosas que delegar y realizar seguimientos, un conjunto de profesionales que se afanan por ser mejores. En su día ya demostré lo fácil que resulta en lo mundano y cotidiano y hoy voy hacer lo mismo.
GTD es una herramienta para todos sin discriminar ámbitos profesionales o domésticos, familiares o de amistades, GTD es una filosofía que se lleva siempre consigo, haciendo sacar lo mejor de nosotros para expresarlo en un hecho físico que convierten nuestra realidad en algo fácilmente manejable. Así como suena.
Un viaje. Todos viajamos en nuestra vida, de vacaciones o profesionales, trayectos de cercanías o intercontinentales, para muchos es un placer y para otros un desespero hasta que el Dr. Emory Ericsson no invente el transportador por allá el siglo 22. Hasta la fecha, un viaje no distingue ámbitos y todos podemos llegar a viajar por igual (con más o menos lujos).
Todo comienza con un deseo, unas vacaciones a Paris por ejemplo. Una estancia de unos días tomando la bastilla, navegando por el sena y viendo el “Moulin Rouge”. Cuantas veces no hemos visto Paris en las películas, en fotos de revistas. Un viaje comienza con una necesidad y este es un deseo que se apunta en la lista de “Algún día/Quizá”. Como hemos aprendido, desear es bueno, por que muchas veces las cosas de esas listas se cumplen y ahora nos encontramos ante un viaje que lo tenemos al alcance de nuestra mano.
Lo primero, iniciar el proyecto “Viaje a Paris” y a partir de ese momento, comenzar a soñar despiertos. Como el proyecto no es accionable hemos de comenzar a pensar en como podemos convertirlo en pequeñas acciones que nos permitirán avanzar en el proyecto. Para ello nada más sencillo que ponerse una hoja en blanco y comenzar a trazar ideas en un mapa mental, en el centro podemos dibujar una Torre Eiffel o a Brigitte Bardot, cada uno que escoja su centro. Ahora a dejar que las ideas fluyan y como poco tendrás:
Comprar billetes, buscar sitio para compra billetes, ver renovación pasaporte, sacar pasaporte, tachar lo anterior al ser comunitario, buscar alojamiento, buscar recomendación de alojamiento, que quiero ver, que rutas debo hacer, comprar guía de país, acceder a foros para buscar información, comprar tarjeta de memoria para la cámara, decidir los gadgets, no olvidar GPS, cargar mapa de Paris en el GPS, comprobar roaming del móvil, dejar llaves de buzón por si llega paquete de ebay, dejar de comprar en ebay para esos días, preguntar a fulanito que fue, preguntarle si tiene mapa, no comprar libro si me deja el suyo, preparar maletas, que llevar, consultar clima de Paris, ver transportes públicos, precios de los transportes, como llegar al centro, apuntar los POI en el GPS, comprobar los horarios de los museos, ver las tarifas de los museos, realizar un presupuesto cultural, etc.
Todo esto sale desde el centro de nuestro mapa mental y muchas de las cosas que me dejo. A partir de este momento, utilizaremos cada punto del árbol como una nota de nuestra bandeja de entrada e iniciaremos el proceso GTD, utilizando la toma de decisiones a la cual estamos acostumbrados. Eso lo veremos en la segunda parte.
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'Marcar el territorio'
GTD es sinónimo de productividad, de realización, de control, de orden, es una apuesta segura para mejorar en todas las tareas y proyectos, eso lo tenemos todos claro o al menos los que reconocemos esas tres siglas que abanderamos cada día. Aun así el 99% de la población que ni sabe lo que es eso, aun no tiene claro cómo comportarse ante nuestros cambios. Tanto si hace nada que te has iniciado, como si llevas años en la secta, ya habrás notado todos los cambios que ocurren en tu alrededor, los cambios personales ya se reflejan de una forma constante y los demás aprecian en ti una figura estable de confianza y seguridad. Algo que no ha ocurrido de la noche a la mañana, pero poco a poco se han ido creando o exponenciando cualidades dignas de admirar.
Todos esos esfuerzos son puestos a prueba a diario, una prueba continua que comienza por el ejercicio de un mismo, puliendo y mejorando su sistema, pero en mayor cantidad, inducido por las presiones externas. Uno puede dominar o controlar lo que se encuentra dentro de su ámbito, pero siempre nos encontraremos con los regalos directos o colaterales que aparecen de forma inesperada, para alterar nuestras aguas de tranquilidad.
Nuestro sistemas, ya maduro, es capaz de abordar cualquier de los proyectos en el cual nos intenten enterrar, somos capaces de afrontarlos, de llevarlos a cabo y de conseguirlos de una forma razonable, abandonando los patrones convencionales propios del preGTD y por lo tanto consiguiendo con éxito su resultado en la medida que nuestras acciones se van ejecutando. Nuestro sistema lo puede todo, ahora es cuando sentimos las mallas de superhéroe ajustando nuestro cuerpo.
Aún así, por muy superpoderosos que nos sintamos (humildemente hablando), hemos de poner coto a todo lo que entra en nuestro sistema. Nuestro nivel de productividad ha aumentado y somos capaces de realizar más y mejores tareas, nuestros compañeros lo saben y por eso confían en nosotros para delegarnos todo lo posible, los proyectos ahora se centran más en nosotros y repito, aunque nuestro sistema puede soportarlo, eso no implica que debamos aceptarlo.
Resulta divertido, como juego de niños, ir creando acciones y proyectos en nuestra listas, para fulminarlos con una sonrisa de satisfacción una vez terminados, aun con esa adicción en nuestras vidas, no podemos permitir dejar entrar en nuestro sistema todo aquello que con plena responsabilidad no nos pertoca. Podemos y debemos rechazar muchos de los proyectos, muchas de las tareas, para dedicarnos a menesteres más importantes, por ello un punto clave dentro del GTD es crearnos un proyecto para aleccionar al mundo que nos rodea y convencerlo de que nuestra forma de trabajar, además de ser productiva y efectiva, tiene unas nuevas cualidades que no acepta el desorden existente.
Si conseguimos marcar ese territorio, veremos cómo nuestro tiempo se expande y la calidad del trabajo que nos llega cambia de una forma más agradable, pudiendo disfrutar de ellos como deberíamos hacerlo. No hay que provocar a nuestros interlocutores, sólo hay que darle las pautas y guías más sencillas de comprender y de asumir, porque no pretendemos instaurar nuestro sistema en ellos, pero sí que no nos avasallen con una montaña de caos para realizar un trabajo que ellos no se han dignado. Acciones tan sencillas como acostumbrarlos:
- Indicarles que sólo lees el correo a determinadas horas del día, por muy urgente que sea.
- Responde al teléfono para indicar que les devolverás las llamas, porque ahora no puedes atenderle, dedica un tiempo a devolver todas esas llamadas.
- Indica que sólo te reúnes a determinadas horas del día, de esta forma podrás tener tu agenda bien controlada.
- No aceptes un trabajo si no viene bien documentado o con referencias de contacto.
- Delimita bien las fechas de los trabajos, dejando claras para todas las partes las fechas.
- No existe trabajo urgente, la urgencia la otorgas tú.
Marca el territorio, marca tus necesidades, tu esfuerzo se verá recompensado.
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'Se buscan náufragos'
El día pasa a toda velocidad. Si nos mantenemos ocupados, tenemos la sensación que entre el desayuno y la merienda a transcurrido apenas un suspiro y exclamamos a modo de incredulidad las horas que parece que hemos perdido y que no somos conscientes de haber sido realmente productivos. El día pasa a “velocidad de crucero” según me han dicho hoy en un correo.
La velocidad es uno de los alicientes que nos hacen realizar más tareas de una forma más inmediata y es producto de unas interrupciones constantes, así como de un exceso de multitarea, bailamos al ritmo que nos imponen los demás, ejerciendo nuestro desarrollo en capsulas de tiempo extremadamente dosificadas. Nuestra mente va y viene entre las tareas, entre las persecuciones de los seguimientos. Es un momento donde nuestro cuerpo genera la suficiente adrenalina como para impulsarnos a seguir manteniendo ese ritmo. Funcionas como una máquina perfecta despachando las tareas.
Todo el mundo exige tus tareas de una forma inmediata, incluso en unidades de tiempo negativas, teniendo que hacer malabarismos para enfrentarnos al siguiente problema aun sin tener acabado el actual, estamos en pleno descenso acumulando cada vez más velocidad sin importarnos el muro que vemos a lo lejos.
Esta es una forma de trabajar que todos hemos vivido en algún momento, dónde nos hemos dejado transportar por la simbiosis de las tareas, consiguiendo un estado de fusión con ellas y en definitiva nos hemos convertido en sus más humildes esclavos a su servicio, la tarea se ha transformado en la fuente de cada uno de nuestros latidos que han ido aumentando sin tener plena consciencia. Suena dulce.
¿Has pensado en naufragar? Esa velocidad sólo consigue generar más estrés que verá la luz en el momento que abandonemos las tareas, cuando nuestra lista de pendientes se encuentre lo suficientemente limpia como para echar de menos más tareas, en ese momento nos podemos considerar unos adictos a la presión a la cual nos han sometido.
Naufragar es un acto que debemos ejercer cuando ese sentimiento de dependencia comienza a surgir. Naufragar consiste en detenerse y ver las cosas que están pasando a nuestro alrededor, encontrar de nuevo el camino hacia la productividad, replanteándonos las presiones externas. Hay que volver al estado de “mente como el agua”, como apuntaba el mismo correo de esta mañana, pero para ello hemos de convencernos en detenernos por un instante y analizar todo lo que está pasando.
Hemos de ser dueños de cada uno de nuestros actos, hacer nuestras las tareas que lo son y rechazar aquellas que nos delegan por oscuras razones, somos responsables de nuestro trabajo y con lo cual responsables de sus resultados.
Encuentra una isla pequeña en toda esa vorágine y naufraga en ella, utiliza todo lo que sabes para encontrar la solución duradera y adecuada, sin dejarte presionar por el entorno.
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'Por que quiero ser productivo'
Una de las razones que me impulsaron a introducirme en el mundo de la productividad es la sensación de querer ser más productivo de lo que era, incluso el desconocimiento del valor no me imposibilitaba para buscar nuevos caminos hacia algo que me hacia falta.
Ser productivo o no serlo, cual es la diferencia cuando se parte de un vacío absoluto sin conocimiento de lo que es bueno y malo, desconociendo si realmente podemos y debemos rendir y crear mas de lo que podemos en una mezcla de envidia por aquellos a los que vemos alcanzar su metas, por azar nos decimos, por constancia e iniciativa es lo que nos escondemos.
Queremos ser productivos cuando existe un catalizador que nos empuja en otra dirección, normalmente un impulso externo y ajeno que nos azota en plena consciencia devolviéndonos a la realidad de lo que vemos con nuestros propios ojos no es lo mismo que revelamos a nuestro entorno. Como seres humanos somos una maquina de autocomplacencia que con cada latido intenta consolarnos con alguna que otra dulce mentira. Encontrar ese camino es salir del paradigma en el cual nos hemos instalado.
Ahora que somos conscientes de lo que somos y de lo que nos falta, nos llenamos de ilusiones y de esperanzas para abrazar tan fuerte como se pueda el cambio, deseando que este sea rápido y los resultados un pleno reflejo de nuestros deseos. Queremos ser productivo y aunque hemos encontrado un camino seguimos buscando ese atajo que los maestros seguramente no habrán escondido. Siguiendo con mentalidad improductiva y retrocediendo en el cambio del paradigma.
La productividad exige constancia, exige hábitos, control y sobretodo mucha y mucha curiosidad. Si hay que destacar uno de los mayores valores de la productividad yo lo haría con la curiosidad, esa morbosa herramienta innata en nuestro ser que nos ayuda a aprender nuevas virtudes, la curiosidad lejos de matar expande las posibilidades de lo que podemos llegar a ser y lo que somos. Hay que cultivar esa cualidad por encima de cualquier hábito, mimándolo para provocar un crecimiento interno y unas ganas de seguir evolucionando. Si perdemos la curiosidad, corremos el riesgo de encerrarnos ensimismados en nuestra endulzada realidad, sin querer afrontar nuevas barreras.
No debemos desear ser productivos como una forma de trabajar, sino que debemos dejar que esta nueva cualidad se expanda en todo nuestro tiempo, utilizándola en cada momento para sacar lo mejor de nosotros mismos, provocando en los demás una sinergia de acontecimientos que de alguna u otra forma volverán a repercutir en nosotros. Somos seres únicos y de esa forma lo reflejamos con nuestra singularidad, aprovechar nuestro potencial es una forma de ser productivos, aunque sea en la ociosidad nuestro nivel debe ser el mismo, ajustado al nivel de lo que nos exigimos, porque nadie mas debe exigirnos nada que no estemos dispuestos a afrontar.
La productividad es un cambio en nuestra forma de vida, no es solo el camino a nuestra forma de trabajar, es un movimiento interno para mejorarnos como personas. Si entendemos la globalidad de la palabra, si la aceptamos, comprenderemos como utilizarla para sacar lo mejor de nosotros y sobretodo como disfrutarla.
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'El trabajo que no se ve'
Si eres usuario de GTD ya te habrás dado cuenta que muchas de las acciones y de los proyectos que están en tus listas no tienen nada que ver contigo, son acciones que han llegado a ti de una forma o de otra y que tu como buen GTDísta has recopilado y procesado, incorporando a tu sistema la información, incluso creando acciones para ayudar a esos proyectos ajenos.
Este un trabajo silencioso que apenas se nota y que no ocupa lugar, alguna que otra entrada en el sistema de ejecución práctica y directa., pero que reporta beneficios indirectos y hace crecer nuestro entorno. Son esos pequeños detalles que agrandan las relaciones personales y enriquecen las profesionales.
Nuestro trabajo no sólo consisto en lo que estamos destinado hacer, parte de nuestro tiempo lo debemos dedicar a aquellos problemas que no son nuestros para entender y aprender de otras formas de realizar las tareas, aprovechar nuevos conocimientos y continuar informados, controlando aquello que desconocemos.
Las reuniones sociales no son sólo en la sala de la máquina de café, tiene que haber un momento para interrumpir el trabajo ajeno (si, interrumpir) e intentar entender en dónde se encuentra sumergido. Es posible que alguna vez podamos aportar una acción directa, pero otras veces conocemos el camino y podemos dedicar un tiempo para participar en esa situación.
En toda agenda además del espacio reservado para nosotros mismo, debería haber unos minutos para acercarse a otros compañeros y vivir parte de sus proyectos, teniendo como no objetivo no cargarnos de más trabajo, si somos productivos este vendrá directamente a por nosotros, si no intentando construir pequeños puentes de comunicaciones con los demás compañeros.
Mostrar un interés puede sonar a perdida de tiempo o a curiosear, pero aportar el más ínfimo de los granitos en ese momento conlleva la creación de un vínculo de trabajo que difícilmente queda en el olvido. Por eso, pon en tu agenda unos minutos diarios o semanales para “pasearte” por los demás proyectos, interésate de verdad por ellos y llévate contigo tu sistema para apuntar, seguro que puedes colaborar en todos ellos y extraer información que te puede ser útil para futuros proyectos y colaboraciones.
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'Hábitos'
Una de las formas que tenemos para cambiar nuestra forma de hacer las cosas es mediante la creación de hábitos, esas acciones que hemos arraigado en nosotros que de forma natural realizamos sin ningún esfuerzo y sin apenas pensar, obteniendo un beneficio a corto o largo plazo, pero que en definitiva se repiten para ayudarnos.
Un hábito es toda un proposición de intenciones, desde su creación nos vemos abocados a un conjunto de cambios en nuestras vidas, unos buenos propósitos provocados para obtener un fin y una gratificación que muchas veces es anhelada con demasiada rapidez. Un hábito es toda una fuente emocional, preparada para brotar. Por que la mayoría de los hábitos son creados para producir un bien a nuestro yo o de forma desinteresada a nuestro entorno.
Hoy estaba viendo un capítulo de una serie que ya no sigo y en uno de sus cortos publicitarios me he encontrado con la germinación de un hábito en mi interior. Uno de los anuncios se ha abanderado como el impulsor y defensor de la naturaleza y gracias a su esfuerzo altruistamente económico y a su desembolso para hacérnoslo saber, entra en nuestra casa y despierta nuestros sentimientos.
Una gran marca comercial se ha propuesto terminar con las bolsas de plástico y lo ha hecho abofeteándonos con la retirada de ese bien tan poco valorado que normalmente acaba en los contenedores de basura como formas individuales de contenedores de nuestros desechos. Nos quiere implantar un nuevo hábito, así como suena y en su impulso no sólo atropella a toda la sociedad, sino que encima quiere cambiar el modelo de negocio de los creadores de las bolsas de plástico, en pro del medioambiente. Altruistas.
Somos tratados como chiquillos obligándonos a acatar las ordenes del adulto, que nos ha retirado el juguete y no nos lo devolverá. Hemos sido castigados y ahora nos hemos de acostumbrar a la fuerza a no poder utilizar y en consecuencia a buscar nuevas soluciones. Su iniciativa se ha convertido en un hábito impuesto, camuflado bajo un sentimiento AlGorista y por lo tanto al principio seremos reacios a su implantación para finalmente acabar acatándolo por necesidad o lo que es lo mismo por la ausencia del juguete.
En este hábito no aprendemos a mejorar el medio ambiente, no entendemos lo que este hábito implica, por que no somos creadores del mismo, sólo forzamos su creación por imposición y por lo tanto estamos destinados a fallar a corto plazo. Si no realizamos un esfuerzo, si no entendemos su significado y la forma en la cuál el hábito nos mejora, ese hábito pierde su fuerza sentimental y se instala de forma dictatorial: fallaremos una y otra vez.
Los hábitos que se implantan se conocen como ordenes y por lo tanto nos preparamos para desobedecerlas, el fallo que se crea es la sublevación de nuestro subconsciente que no está preparado para aceptarlo y lucha por el crecimiento forzado. Sólo si somos capaces de asumir el hábito como nuestro, entenderlo, apreciarlo y cambiar nuestro paradigma interior, sólo entonces, seremos capaces de conseguirlo.
Si te interesa saber más sobre hábitos te recomiendo:
- Cómo mejorar la fuerza de voluntad
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'Intimidad revelada'
Hace poco me ha llegado un correo de GTDAgenda invitándome a probar su servicio. Una invitación muy tentadora y suculenta, tener un servicio online al alcance de mis dedos para probarlo y se me gusta seguir quedándome con él. Pero lamentablemente lo he tenido que rechazar, mi nivel de paranoia es demasiado elevado como para dejar datos sueltos de forma online, ya hay demasiados que pululan por la web.
No me fío de los servicios online. No me fío de todos esos espacio donde voy dejando la información en aras de una seguridad que no controlo. Soy bastante paranoico en ese sentido, por que se lo que el exceso de confianza puede dejar al descubierto y la sensación de una falsa seguridad siempre ronda mi mente.
Mis datos están seguros conmigo y por eso limito el acceso a ello. Todo lo que hay en la web es lo que yo he publicado, el resto de información o viaja conmigo o está segura en mi casa, dónde no saldrá nunca de ahí. Los sitios online ofrecen cantidad de utilidades y de servicios envidiables, GTDAgenda sin ir más lejos puede hacer que mi productividad o efectividad se dispare y pueda adquirir otro nivel en mi GTDísmo, pero el precio que puedo pagar al tener mis proyectos online, mis tareas activas en un sistema que no controlo puede ser bastante alto.
El otro día, probando evernote pasó lo mismo. El programa está muy bien, te permite guarda bastante información y ejecutarla con una sencillez increíble, aún así, como desventaja tiene la capacidad de almacenar los datos en el servidor remoto para consultarlo allí donde quieras que estés. Dónde muchos ven una maravillosa ventaja yo veo un agujero de seguridad. ¿Quién vigila mis datos? ¿Es seguro un usuario y contraseña? ¿Por qué no incorporan certificados? ¿Utilizaran criptografía pública? ¿Por qué debo registrarme en su web para ejecutar el programa? Todas se responden con una falta de confianza.
Repito, mis datos viajan conmigo y así debe de ser. Los servicios online están muy bien, pero un password y una contraseña es una ridícula protección para algo tan preciado como nuestra intimidad, nuestros proyectos, nuestras acciones, nuestros contactos. Por poner un ejemplo: una cuenta gmail, dónde puedes sincronizarla con tu fantástica HTC Magic, si claro: todos tus contactos, toda tu agenda al servicio de una empresa que por muchas herramientas gratuitas que nos facilite y muy abanderada de Internet que sea, no deja de ser alguien a quién confío un secreto y como dice Simon Singh en su libro “Los códigos Secretos”: “Tu secreto es tu prisionero; si lo sueltas, tú eres su prisionero”.
Me gusta ser dueño de mis secretos y si los confieso es por que así lo he querido, limitando al máximo las fugas, inevitables eso si, pero evitándolas en la medida de lo posible. Llamadme paranoico, pero no confío en el usuario/password, no confío en los servicios ajenos, de momento la información se queda conmigo y si para ello debo prescindir de algunas herramientas que requiere de mi información y que no son capaces de cifrarla para darme un mínimo de seguridad, prescindiré de ellas. No me gustan los HoneyPot.
Mis tareas, mis proyectos, mis notas, mis contactos viajan siempre conmigo, están donde yo estoy y si no están ya hay herramientas encargadas de vigilarlos por mí. ¿Qué ventaja tiene utilizar un servicio ajeno cuando no estas seguro si alguien desde el interior los está utilizando, los está visualizando? Aquel que responda que no le importa por que no tiene nada que esconder, está mintiendo como un bellaco.
Para subir vuestro nivel de paranoia os recomiendo algunas herramientas para incorporar a vuestros sistemas:
TrueCrypt, GnuPG, KeePass, Eraser.
Echarles un vistazo, no os defraudaran. Por cierto, “¿Who Watches the Watchmen?”
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'Interrumpeme'
Hoy ha sido un día ajetreado de mucho GTD aplicado, sin él hubiese sencillamente cedido a la presión y a las urgencias de los demás. Ahora que recuerdo el día lo veo como un hecho heroico no haber cedido a las presiones ni mucho menos al estrés, aunque me ha tocado acabar la tarea desde casa no me ha importado, pues en el trabajo también he podido hacer algunas tareas de casa.
Desde que descubrí PocketMOD me he vuelto adicto a las libretas de uso único y me he vuelto un especialista en recopilar los papeles que la gente malgasta en la impresora para crear mi almacén de (re)PocketMODs listo para ser utilizados. La ventaja de este formato respecto al tradicional es que antes perdía demasiado tiempo introduciendo las tareas en el sistema, sabiendo que dichas tareas eran bastante efímeras y que sólo sobrevivirían al día. La ventaja del PocketMOD es que es desechable y eso me permite comenzar cada dos días con un nuevo “dispositivo” limpio y nuevo (reciclado por la otra cara eso si).
Hoy ha sido uno de esos días de miles y miles de tareas pequeñas de no más de diez minutos. Una lista interminable de: “me miras esto”, “puedes revisar esto”, “tienes cinco minutos para”, mientras el teléfono sonando y sonando. Si hace poco fue el día del Blog hoy para mí lo beatifico como el día de las interrupciones.
Lo que puedo decir orgullosamente es que todas y cada una de las peticiones han entrado en el sistema y se han procesado a su debido tiempo, finalizando casi todas ellas, menos las que quedan en delegación, que esas seguramente entrarán mañana en el proceso de revisión semanal. En mi vocabulario ya no existe la frase “me olvidé” hora sólo me excuso con “¿me viste apuntarlo?” pregunta de doble filo.
Además, esta semana también he automatizado algunas tareas dentro de mi cliente de correo Lotus Notes (Lo Odio! Lo Odio! Lo Odio! ¿He dicho ya que lo Odio?) y nada más procesar un correo este queda archivado con una sencilla pulsación de tecla, de esta forma mantengo a ralla mi ridícula cuota de servidor y un pulcro blanco de vació absoluto en la bandeja de entrada. Todo lo que necesito para pasar el día se encuentra en el PocketMOD, el resto, lo más duradero ha migrado al sistema electrónico para el seguimiento y el histórico.
Gracias a esta combinación, las interrupciones de hoy han podido procesarse una forma demasiado rápida e incluso me he sentido presionado por la efectividad de ejecución de las mismas, por que habiendo acabado una ya llegaban más. Es lo malo de decir que finalizas las tareas, que siempre llegan más, ya lo dice David en su libro, hay que tener cuidado en que no te descubran siendo demasiado productivo.
Por si esto no fuera poco, he descubierto un agujero de información en mi departamento y me he autoagenciado nuevas tareas para mi mismo, hay que ser tonto. Así que mañana ya tengo trabajo extra, más el que he dejado pendiente hoy, anotado perfectamente en mi PocketMOD. Por desgracia no he podido sincronizar la Palm con las modificaciones de hoy y ahora me siento un poco (ridículamente) desnudo ante la desactualización de los datos de mi sistema, tal vez sea una forma de obligarme hacer la revisión semanal mañana.
Las tareas rápidas requieren agilidad en su procesamiento, yo he descubierto un método adaptado a GTD que me sirve ¿cuál utilizas tu?
Anexo: Aprovecho para contaros un TIP de productividad en las videoconferencias. Hoy he tenido una videoconferencia y me he llevado el portatil para trabajar, sabiendo que la reunión se iba a dilatar en el tiempo. Así que mientras al otro lado de la pantalla discutian yo me dedicaba a realizar las modificaciones que me estaban pidiendo. Casi he salido de la reunión con todos los deberes hechos. El consejo es bien sencillo: pon el zoom al mínimo y alejate lo máximo que puedas de la cámara, desde el otro lado de la pantalla nunca podrán apreciar lo que realmente estas haciendo por el pixelado y si además juegas con el mute, evitaras que escuchen el teclear y hasta podrás realizar llamadas.
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'La edad no perdona'
Está claro, uno se hace mayor a pasos agigantados y ve como avanza las nuevas generaciones. Aún recuerdo cuando era yo el que con airé de prepotencia, rebeldía y tozudez empujaba para ocupar mi camino y ahora veo apoltronado desde mi sitio como existe un cambio generacional que antes gritaba y que ahora me asombra. Me hago mayor o al menos siento que me hago mayor.
Lo bueno de hacerse mayor es la experiencia que uno va adquiriendo para modelar su forma de ser, todas esas características que me definían se han amansado con el tiempo o mejor dicho, se han pulido para conformar lo que ahora soy. Algo que tal vez no me hubiese gustado ser cuando era joven, pero que ahora veo con ojos más racionales. Ya lo decía Frank Herbert en su cuarta entrega de Dune (Dios Emperador), Leto escogía a las personas de su mayor confianza de aquellos que eran los más rebeldes, por que eran capaces en su madurez de comprender cuál era la “Senda de Oro”.
Volviendo al verdadero camino de este post: me hago mayor. Desde hace una semana y media llevo tratándome una contractura muscular en la espalada por un esfuerzo hecho jugando con mi niño en la piscina, algo de lo que creo que aún soy físicamente capaz, pero que obviamente mi cuerpo decidió todo lo contrario. El resultado fue un día echado en cama y luego a base de pastillas, para lentamente recuperar mi cuerpo. Obviamente con la lista de acciones que debo realizar religiosamente queda apuntada la acción de tomar las pastillas, lista que me sirve para acordarme de esas rutinas que serán hábitos o que al final caducaran con el tiempo.
Las semanas pasan y el dolor va decreciendo, no obstante hoy en la oficina me ha comenzado a doler otra parte de la espalda, esto ya comienza a sonar a chiste. Así que he analizado mi postura delante del ordenador y he encontrado algunas pautas que voy a intentar corregir, la comodidad o la mala comodidad me impulsan cognitivamente a sentarme de maneras extrañas, afortunadamente los hay que se sientan peor que yo, me he estado fijando.
Después de toda la mañana analizando y corrigiendo mi postura, moviendo el culo, haciendo chirriar a la silla, observando cada movimiento que hacia, al final me he dado cuenta de dónde estaba el error. No era algo que yo hacía o dejaba de hacer, al final la culpa no es mía. Me estaban saboteando cada día un poco más y es que la maldita silla me estaba matando.
El respaldo de la misma ha conseguido de alguna forma maquiavélica romperse y cuando me apoyaba para descansar la espalada esta se deslizaba unos centímetros hacia atrás, consiguiendo que no estuviese cómodo y haciendo que volviese a incorporarme hacia delante, cargando la espalda y las cervicales. Mi propia silla.
La solución una incidencia a mantenimiento bajo el ultimátum de arreglarla o cambiarla y mientras para parchear, el típico cambiazo a algún compañero, he sido bueno y el compañero está de baja. Ha sido sentarme en el nuevo asiento y notar un alivio salvador de mi espalda, ahora ya sujeta y a salvo con el respaldo.
De esta experiencia me llevo varias conclusiones
He analizado mis hábitos de posición y he aprendido a sentarme correctamente, he dedicado una lista de control a repasar la posición cada cierto tiempo para crear un hábito.
Una vez que el ordenador está preparado, la mesa recogida, las bandejas de entrada funcionando, las interrupciones delimitadas, la agenda clara y los proyectos prácticamente funcionan sólo, siempre queda un mínimo detalle que hemos subestimado y con el cuál no contábamos. Hay que revisar todo el entorno para conseguir estar a gusto. La perfección es un estado de ilusión.
- Me hago viejo.
Mi espalda se verá salvada con un poco de GTD.
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'Lista de deseos'
Cuando uno entra en esto del GTD siempre se extraña de que exista una lista de "Algún día/Quizá", le recuerda a una de esas lista de buenos propósitos que se hacen a principio de año y que nunca se cumplen o esas promesas nocturnas que nos confesamos con la almohada para al día siguiente olvidarlas por completo. El primer pensamiento es que esa lista no tiene ninguna utilidad.
Pero nada más lejos de la realidad. Esa lista sirve principalmente para sacarnos de la cabeza todas esas locas ideas, imposibles, inalcanzables, futuristas, cargadas de buenas intenciones, macro cosas que nos gustaría ser para convertir en realidad, pero ya sea por falta de voluntad, iniciativa, tiempo, dinero, recursos, experiencia o cualquier otra excusa lo relegamos a un plano de lo inalcanzable y por lo tanto no lo eliminamos de nuestra cabeza pero si de nuestras intenciones.
Cuando uno lee el libro y se embarca en la idea de apuntar cosas ilimitadas en la lista que le permitirán crecer a nivel personal y emocional, lo hace con una sonrisa burlona como pensando que esa lista es inservible y que no hará falta revisarla de lo loca que está hecha. Ponemos en ella muchas de las ilusiones pensando que son imposibles, como saco roto.
Pero con la práctica de GTD muchas de esas acciones imposibles, muchas de esas ilusiones y esperanza están mucho más cerca de lo que habíamos imaginado y con el tiempo vamos viendo cómo van cayendo una tras otra, quedando marcadas como realizadas ante nuestra propia satisfacción de ver cumplido un sueño y de que otros se van acercando. GTD no hace enfilar las acciones para que los proyectos se cumplan y esos que están en la lista de deseos tampoco se quedan atrás. Incluso de forma accidental o inesperada vemos como se van abriendo oportunidades para poder concebirlos.
Ahora que los tenemos apuntados, somos más conscientes de lo que queremos y por lo tanto, somos capaces de aprovechar la oportunidad cuando esta se presenta, ya sea en forma de un camino reconduciendo algunas acciones o abiertamente de forma involuntaria. Nuestro deseo que antes se gestaba en la mente en breve será real para disfrutarlo, vivirlo y sentirlo, tal como lo habíamos apuntado ilusionados en esa lista de deseos.
Apunta todas esas cosas que quieras realizar, alcanzar, obtener, satisfacer, por muy raras que parezcan, por muy imposibles que las veas, esos proyectos quedaran fuera de tu mente para llegada la oportunidad aprovecharla al máximo. No te limites, no te cortes, apunta todos los deseos en la lista y luego disfruta de ellos.
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