'Adelantar trabajo'
Una de las cosas que más me gusta en este mundo del GTD es la sensación de pleno control que tengo sobre cada una de mis tareas y proyectos. Es una sensación agradable saber que tienes el pleno conocimiento de lo que estás haciendo y de cómo lo haces, siendo una persona productiva en cada situación o en el peor de los casos, sabiendo que no eres productivo porque así lo has decidido. Pero ese control es una sensación adictiva que te empuja a querer siempre ir un paso más allá.
Uno de esos pasos, es encontrar siempre algo que hacer, siempre se puede dedicar tiempo a realizar acciones que pueden estar programadas para otro tiempo o contexto, adelantar trabajo. Volvemos de nuevo a esa misma sensación de pleno control.
Estoy aburrido, he acabo lo que tenía que hacer, tengo la bandeja de entra limpia, todo procesado y organizado, ha llegado el momento de poder procrastinar con clase, con lo que uno decide, pero tampoco me apetece procrastinar en ese momento, necesito crear, necesito construir, necesito seguir entrando en esa zona.
Por eso, realizo una revisión rápida de todo lo que tengo en mi ámbito de responsabilidad y en ese momento busco las acciones que debo realizar a posteriori que encajen en el contexto actual. Proyectos que están en incubación, acciones programadas, encontrar nuevas acciones a contextos que no sea tan claros.
Es uno de esos casos, donde las cosas que están para mañana se pueden hacer con total claridad en el día de hoy, puede que estemos realizando un sobreesfuerzo o incluso puede que nos estemos paralizando el trabajo de mañana, pero nuestra mente nos exige un poco más y la única forma de compensarla es adelantando ese trabajo.
Esta mentalidad, no sólo nos ayuda a alimentar nuestra mente, si no que nos permite despejar la pista para el día de mañana, sabiendo que mañana puede que aparezcan esas sorpresas en forma de regalos adornados y tal vez no podamos cumplir con todas las metas que nos hemos marco.
Tal vez esto suene a idílico o a refrán: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy” pero la realidad es muy diferente, mientras que el refrán pretende aleccionarnos con la buena intención de adelantar trabajo, desde la visión de GTD la cosa cambia radicalmente, porque no estamos procrastinando nuestro hoy para realizar las cosas mañana, si no que estamos alimentando nuestra mente, nuestra ansias de realizar más acciones y aprovechándonos de un sistemas que nos permite realizar las acciones en cualquier momento y este suena a adecuado.
Hoy he adelantado trabajo porque así lo quería mi mente, porque soy capaz de decidir y aprovechar mi nivel de productividad.
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'Fregando platos'
Otra de las tareas domésticas que se puede integrar dentro del proceso GTD aunque suene ridículo o friki es la monótona tarea de fregar platos. Aburro fregar platos, pero como decía Mary Poppins: “con un poco de azúcar esa pildora que os dan”.
Según la biblia del GTD dependemos de crear una bandeja de entrada donde centralizar las cosas o mas específicamente: dejar pasar un par de días sin fregar platos y amontonarlos en el fregadero. Esto es sencillo y apenas requiere un cambio de nuestros hábitos, es más, creo que muchos somos expertos profesionales en ello.
Existe dos normas esenciales para iniciar el paso de procesado: el primero es cuando uno está en pleno despertar y se da cuenta que no tiene ni taza para verter los cereales ni cuchara para llevárselos a la boca, el segundo y mas fácilmente detectable es cuando alguien grita horrorizado al entrar en la cocina, ríanse ustedes de Hitchcock.
Procesamos. Agrupamos los enseres por sus categorías/contextos, cubiertos, vasos, platos y cacerolas y los vamos ordenando en filas para poder disponer de ellos para cuando estemos en pleno proceso de hacer, ademas de remojar los restos de comida soldados al utensilio o tirar aquellos que puedan haber quedado. La fase de organizar puede utilizarse para liberar espacio de los sitios donde irán alojados los sucios enseres, una vez que estén limpios. Muchas veces tenemos cacerolas atrasadas que organizar de la ultima vez que fregamos plato ¿falta tiempo para la revisión semanal?
Para finalizar, comenzamos con la tareas de hacer: fregar platos, enjabonar, aclarar y dejar secar. Este paso se convierte en algo más rápido y sencillo después de que hayamos dedicado tiempo a los procesos predecesores, ya que anteriormente debíamos buscar o coger los enseres de forma aleatoria. En este momento hemos conseguido profesionalizar la engorrosa tarea de fregar platos.
Finalmente, llegamos a la parte de la revisión, donde unas horas/días después, regresamos al lugar del delito para recoger los enseres limpios y guardarlos en sus habitáculos correspondiente y aquí es cuando vemos el desorden en el cual se encuentra estos espacios contenedores. Pero eso es otra historia vergonzosa, que ahora no conviene escribir.
Con este miniartículo, pretendo acercar un poco más el mundo de la productividad personal a espacio donde la mayoría no le ve el sentido, por que uno es productivo siempre y cuando se lo proponga.
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'Código de Honor'
Después de mucho pensarlo, investigar, comprenderme a mi mismo y tantos años de experiencias y vivencias, consigo al fin, encontrar mi propio código de honor, mis propios pilares que defiendo y que nacen de lo más sincero de mi ser, un código moral que me impulsa y dicta mis actos, a los cuales soy fiel en lo más profundo de mi ser racional, para reflejar lo que amo y quiero.
Estos principios los he tenido desde siempre, desperdigados, sin orden, ahora con la ayuda de un momento de tranquilidad, los junto para plasmarlos en el código que valoro y respeto. Estos son mis pilares, mi código.
Coraje
El valor que nace del interior y que me ayuda a afrontar la vida de una forma completa, alzándome en los momentos de infortunio, para encontrar el camino con templanza y sin miedo.Justicia
La verdad en la que creo, encontrándola allá dónde resida, partiendo de uno mismo, sin miedo a confrontarla y sin tentaciones de conveniencia.Lealtad
Soy responsable de lo que digo y hago, soy responsable de aquellos que protejo y quiero, fiel a estos principios inquebrantables.Fe
Es la energía que impulsa mi vida, la que promueve los demás principios, alcanzando el objetivo por imposible que parezca, dándole sentido a todos los esfuerzos.
Benevolencia
El bien, por encima de cualquier tentación, ante todo ser vivo. Utilizar cualquier tipo de poder sólo en beneficio de los demás principios.
Honestidad
Nunca dar la palabra, nunca prometer, lo que digo así se hará, de la forma más sincera.
Honor
Es el reflejo de lo que soy, de lo que quiero, de las decisiones que tomo, de este código en el que creo.
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'Escúchame'
Tengo un gran problema y me he dado cuenta de ello, estoy perdiendo la capacidad de escuchar a los demás. Estoy tan enfrascado en mi mundo y mis problemas, que pocas veces presto atención a los demás o al menos más allá que una leve inclinación de asentimiento con la cabeza, un acto reflejo de que estoy cazando las palabras al vuelo pero la verdad es que apenas se que me están diciendo. El problema viene cuando me plantean la pregunta y tras cinco segundos de inquietante silencio, es cuando me doy cuenta que me toca responder.
Escuchar, actualmente es un bien muy preciado, incluye detener nuestra biología para depender exclusivamente de nuestro interlocutor, poniendo atención a cada una de sus palabras, a sus intenciones, al mensaje que nos transmite, algo que muchas veces nos cuesta horrores porque egoistamente valoramos nuestro tiempo sobre el de los demás y así, con la idea de la multitarea y de la falsa capacidad que tenemos para entender una conversación mientras realizamos otra acción, somos conscientes que menospreciamos a nuestro interlocutor.
Admitamoslo, todos hemos pecado de esta sutil descortesía y en el fondo es un hecho aceptado, que mientras uno habla otro puede realizar cualquier acto circense, queda permitido en esta relación de sobresaturación. Los más valientes, cuando inician una conversación se paran en el momento en que la otra persona comienza a desviar su atención hacia otros menesteres, de esta forma se reclama su atención, que resulta de nuevo momentánea. Somos verdaderos culpables.
El problema es que esto es recíproco. Uno es oyente y al siguiente instante es orador. Es entonces cuando la moneda se devuelve y si antes eramos nosotros los distraídos ahora es nuestro interlocutor quien desciende la atención en pro de un asentimiento mecánico. No sabemos escuchar y aceptamos que los demás tampoco quieren escucharnos. Inaceptable y al mismo tiempo sin importar que tenga remedio.
Por eso me he propuesto cambiar, utilizando un proceso natural de aceptación de uno de mis defectos selectivos, escuchar a los demás, por que si que soy consciente que selecciono aquellas conversaciones en las cuales quiero participar y aquellas que por tiempo o inapetencia duermo con los ojos abiertos. Me he propuesto una serie de rutinas que voy a incluir en mi vida GTDiana, de esta forma creo que me meteré en menos líos por comprometerme en asentimientos mecánicos.
El primer paso: seleccionar las conversaciones que quiero participar, aclarando por anticipado mi conformidad en la escucha activa.
El segundo paso: dejarlo todo para entender cada una de la palabras que me están transmitiendo. Eso incluye alejar todo tipo de distracciones e interrupciones, haciendo caso omiso.
Por último y más importante: comprender el mensaje que está transmitiendo en su totalidad, antes de juzgar, valorar y/o anteponer mi opinión.
Esto lo he puesto a prueba con dos compañeros, a uno le he dedicado el mismo nivel de escucha que estoy acostumbrado, con las obvias consecuencias de no entender ni la mitad, decir si de forma automática, sonreír de vez en cuando y responder con la pregunta “¿como?” cuando veía un silencio demasiado prolongado.
Al otro le he dedicado exclusiva atención, dejando de lado cualquier cosa que estuviera haciendo, escuchándole, comprendiendo el mensaje, parandome a pensar en lo que decía y pensando antes de responder, respondiendo siempre preguntando, para obtener mayor información incluso hasta la solución de sus propias palabras, sin tener que realizar ningún tipo de juicio por mi parte.
Debo decir, que aunque ha sido un experimento forzado, el resultado conseguido ha sido más que sorprendente, sobretodo en la calidad de la comunicación y el vinculo que se ha creado en ese momento. Por ello, escuchar se va a convertir en un hábito de tres pasos que voy a imponer en mi sistema GTD.
Te animo a que experimentes estos tres sencillos pasos dónde seguramente te abrirán un mundo completamente desconocido.
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'Reuniones trampa'
Últimamente estoy asistiendo a reuniones un tanto extrañas y surrealistas. De esas que sólo sirven para cargar contra los demás las ineficiencias propias, ladrando en vez de aportando las ideas suficientes y las soluciones adecuadas para poder desatascar los problemas y sólo para juzgar y clamar a los culpables en vez de encontrar la dirección adecuada para trabajar en equipo.
Cuando hay un problema, siempre tiene que haber un culpable y desafortunadamente nunca somos nosotros mismos. Siempre hay algo que cargar contra los demás, indudablemente somos el centro de nuestro universo y por lo tanto podemos arremeter y justificar nuestra falta de profesionalidad contra los demás. Además, si estamos en una posición desigual de poder, siempre podemos abusar de ella.
Esta semana ya he tenido tres reuniones de esta índole y cuando escribo estas líneas apenas estamos a martes! Parece que los problemas siempre llaman a la puerta al grito de: “POLICIA! ABRAN!” y allí me tenias a mi buscando que es lo que tengo que tirar por el retrete: ¿al becario?.
La cosa es tan sencilla, como agendarnos de buenas maneras una reunión, hoy en día en el flujo de trabajo es lo más normal. La cosa cambia, cuando una vez en ella, te das cuenta que los buenos modales cambian a unos decibelios más elevados y como en concierto de rock la gente comienza a asentir con la cabeza mostrando su acuerdo, justo en ese momento te das cuenta del acantilado que tienes a tus espalda y la daga que te presiona para saltar, entraste en una reunión de lobos.
Lo bueno de estas reuniones sorpresas es que piensan que te van a pillar infraganti y vas a llorar como adolescente con revista porno pillado por los padres, asumiendo tu parte de culpa, bajo los ojos incansable del supervisor de turno, del que grita más. A estas reuniones siempre se va con el artista invitado para demostrar de cuanto poder se dispone y sobretodo como ejercicio de superioridad.
Lo más normal sería dar los buenos días, levantarse y proceder a dejar el espacio suficiente entre la puerta que se cierra y su desconcierto. Pero la bravuconería no tiene límites ni vergüenza y siempre acaba por mostrar la realidad de lo que está pasando, sólo hay que estar callado y atento a lo que están gritando. Un consejo: apunta las cosas que quieras rebatir, aunque luego no valga la pena hacerlo, siempre desconcierta si te ven tomando notas.
Una vez que hayan acabado y crean que te sientes de lo más minúsculo en tu silla, solo en el desconcierto y la culpa, es cuando realmente comienza la batalla, esto del principio sólo han sido fuegos artificiales por su parte, puro teatro para impresionar y descargar. En ese momento es cuando hay que actuar. En un tono calmado y tranquilo, comenzar la exposición.
¿Y que dices? Fácil. A diferencia de ellos, tienes un sistema GTD que te permite estar al corriente de todo lo que ha pasado, del por que de las cosas, su existencia, su proceso, su seguimiento y con lo cuál, bajo cualquier demanda de culpabilidad, el que tiene todo el conocimiento de la información eres tú. En caso contrario o algo falla en tu sistema o te has equivocado de reunión.
Con la sencillez que garantiza a GTD, puedes comenzar dejando los hecho en su bandeja de entrada, procesarlos sentado desde tu silla, haciéndoles cambiar su visión de las cosas, lo organizas con sutileza marcando la realidad, esto es de fulanito, esto es de menganito, esto es tuyo, omites la parte de hacer y pasa directamente a la revisión, aportando soluciones, creando nuevas tareas y delegándolas en tus increpadores. Con lo cuál, terminas la reunión sabiendo todos que no ha sido tu culpa, incluso dudando que no hayan sido culpa de ellos y encima has conseguido cargarlos con algunas tareas que se llevan para realizar por que tu has aportado las soluciones.
Si, vale, suena muy bonito aquí escrito. Pero es que es así de sencillo. Cuando tenemos un sistema GTD actualizado, perfeccionandolo constantemente, que ha sido adaptado a nuestras necesidades y somos rigurosos en su ejecución, los problemas que se escapan o los errores que cometemos son minúsculos y cuando se escapan somos capaces de autoculparnos nosotros mismo y reparar el error que hemos creado. Por ello, cuando alguien intenta increparnos un error que nosotros “desconocemos” es por una falta de profesionalidad por su parte. No hace falta que nadie nos juzgue por nuestros errores, nosotros mismo ya lo hacemos con más culpa de la que puedan darnos, lo que si no podrán hacer nunca es encerrarnos o acorralarnos. No tienen la suficiente información o argumentos para hacerlo y si los tienen, carecen de fundamentos y fácilmente son derrocables.
Confía en tu sistema GTD, él te ha dado la fuerza para llegar al nivel de profesionalidad que tienes actualmente y que iras progresando, ellos no.
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'Un año pasa rápido... a por el segundo.'
Tal día como hoy, escribía mi primer miniartículo, recién llegado a este mundo de la productividad que he abrazado en su totalidad con vuestra complicidad y con las ganas de seguir aprendiendo a diario. Por ello continuaré dando guerra y escribiendo baja vuestra atenta paciencia.
Gracias a todos vosotros.
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'Bye Bye GTD (ii)'
Uno de los problemas de la anterior semana y que ha salido a relucir en el experimento ha sido la falta de control de las cosas. El sentimiento de no estar realizando correctamente las tareas o en su totalidad causaban un estrés tanto profesional como personal, porque muchas de esas acciones acababan dando vueltas en mi cabeza que se esforzaba por recordar en los momentos más complicados. No hay nada peor que recordad que has olvidado algo.
No apuntar las cosas sobre un sistema de confianza conlleva a dedicar un cantidad de esfuerzo y de tiempo en controlar lo incontrolable y sobre todo, perder el tiempo en acciones que no se justificaban en el contexto adecuado, de esta forma realizaba acciones sabiendo conscientemente que no era el lugar adecuado, pero me obligaba a realizarlas para no perderlas en el olvido.
Me sentí perseguido constantemente, corriendo de una acción a otra, desconociendo algunos proyectos que aparecían como champiñones inesperados, sin una medida de razonamiento adecuada y sin un sistema de confianza todo el esfuerzo que realizaba se convertía en banalidades para ir tapando los agujeros. No había forma de prever el siguiente acontecimiento y mucho menos afrontarlo con todo el material necesario.
En el periodo, asistí a varias reuniones, a cual más desastrosa que la anterior, llegando a sentirme completamente inútil, sin material de referencia, sin posibilidad de tomar apuntes más allá de la cabeza, todo se convertía en una mala comedia, dónde el sobrevivir al momento se convirtió en la pauta.
Hacer el trabajo justo en ese momento, de esta forma mantenía los datos frescor, pero por otro lado, relegaba lo que estaba realizando en este momento a un plano secundario, llegando a aplazar varias tareas al mismo tiempo para asistir a la nueva, la sensación de no estar haciendo nada se hacía cada vez más grandes e insoportable. Llegué al punto de querer parar el experimento, la integridad que GTD me ha forjado no me permitía continuar con ese caos provocado.
Advertí, eso sí, que la capacidad de delegación de las tareas había aumentado, viéndome sobrepasado por las acciones, decidí que mi nivel de trabajo debería ser afrontado desde la tranquilidad más pequeña y por ello, exploté el camino de lo que comúnmente se llama: “pasar el marrón”, dejando este trabajo a expensas de una persona, que ahora, después de analizarlo no era justamente la más adecuada.
Si, lo admito, la calidad de mi trabajo se vio comprometida, tuve que hacer verdaderos esfuerzos para evitar enfrentamientos y para realizar ciertas tareas que estaban en mi nivel de responsabilidad, pero que al analizarlas me aburrían y me provocaban un incremento de inapetencia para caer en las redes de la procrastinación, solo cuando hay algo que te apasiona uno es capaz de sacar las fuerzas necesarias allá de donde sean.
El control, es la clave de todo esto. Cuando uno sabe que información tiene, que es lo que puede realizar y tienes las medidas necesarias para prepararse a las acciones diarias, es cuando podemos estar tranquilos que todo lo que hacemos, se realizará de la forma más sencilla y efectiva, sin este control, que he experimentado a voluntad en la semana pasada, todo se vuelven carreras y prisas, desconcierto y estrés, provocando daños colaterales que en este fin de semana y en el día de hoy he estado arreglando.
La conclusión es bien sencilla, uno debe adaptarse a esta forma de vida para poder sobrevivir, si se desconoce el mundo de la productividad personal y más específicamente el submundo del GTD, su trabajo pasa de lo increíblemente complicado al nuevo estándar de normalidad. Volveré hacer este ejercicio en un futuro, pero ahora, vuelvo abrazar el GTD para que mi vida sea más sencilla.
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'Bye Bye GTD'
La semana pasada quise iniciar un nuevo experimento, una de esas locuras que siempre pasan por la vida, me agarré fuerte a ella y la llevé al límite de sus consecuencias, en contra de todas mis creencias me convertí en pagano en mi propia tierra. Por ello, después de tanto esfuerzo, tanto escribir y tanto afrontarlo, decidí apartarlo completamente de mi día a día, a ver como resultaba. Fuera GTD, al menos, durante una semana (razón principal por la cuál el weblog no se ha actualizado).
Si, la cosa es de locos y totalmente desacertada de comprobar en propia carne las consecuencias que ha acarreado. Una semana entera rompiendo con todo lo aprendido y volviendo a la dejadez más absoluta, renegando hábitos, sin apuntar ningún tipo de información, una vuelta a los orígenes que pensaba que sería totalmente liberadora pero ha causado un tremendo caos en mi personalidad, como disfrutar de una propia ruleta rusa.
Mucho he escrito de lo que me gusta GTD, de lo adictivo que es y lo beneficioso que resulta en la vida cotidiana, después de mal hablar de la vida pasada una loca chispa me decidió a dar un paso atrás y comprobar todo lo que había olvidado, de esta forma creía que volvería a tener argumentos suficientes para convertirme en un nuevo templario o en el peor de los casos, sucumbiría en un antiguo mundo de placeres prohibidos.
La cosa comenzó mal. Nada de apuntar. El bolígrafo no existía en mi vida, lo relegué sólo a los actos puros de pinta-pinta, pero sin tomar ninguna nota. La bandeja de entrada se convirtió en una papelera, si por algún casual decidía arrojar alguna cosa en ella, su destino se convertía en un purgatorio hacia la destrucción.
Toda la responsabilidad recaía de nuevo en mi cabeza, apuntando notas mentales con el mayor de mis esfuerzos para intentar recordarlas. La pobre se veía mareada por el aluvión de información en una semana de arranques de proyectos. Las consecuencias no tardaron en llegar. Tareas perdidas, ejecutadas incorrectamente, mala forma de delegar, procrastinación sin misericordia, etc.
Sin revisión, sin procesamiento, sin organización, sin contextos. Todo fue de mal en peor. Lo que al principio se convirtió en un experimento acabó siendo una pesadilla. Mi integridad, mi ética se vieron fuertemente corrompidas, perdiendo credibilidad hasta poner en peligro ciertas decisiones que llevé al límite de las consecuencias. Todo por un ejercicio interno.
Desde este nuevo prisma, veo con claridad todo lo que he ido aprendiendo y que gracias a este mortal ejercicio valoro, no con estima elitista, si no con la forjada realidad de las consecuencias que he podido vivir. Volver a los orígenes ha sido bastante duro y peligroso, no sólo por un síndrome de adicción, si no por la consciencia que he tenido de estar haciendo las cosas de forma incorrecta, con el único soporte de mi cerebro y ese sentido al que llamamos común, forzando a mis pensamientos a actuar en la dirección contraria a la que se dirigían corriendo.
Después de adaptarme al GTD, después de vivir con sus beneficios, después de construir una nueva personalidad en pro de la productividad personal, puedo de nuevo alzarme con el claro objetivo de continuar por su camino, yo no soy de los que hablan de una vida pasado, yo soy de los que ha intentado volver a vivirla y han fracasado estrepitosamente, desaconsejandola por completo.
No prometo volver hacerlo, por que se que me ha servido en este instante y me volverá a servir en un futuro, los orígenes están ahí para cuestionarlos y los míos lo he puesto a prueba.
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'GTD en Día de Reyes'
Equipo necesario para sobrevivir a un día de Reyes con un niño de cuatro años y sus dos primos:
2.- Tijeras
3.- Destornillador: de estrella y plano.
4.- Pilas de recambio, diferentes unidades (AA, AAA, C, 9V)
5.- Cinta adhesiva
6.- Bolsas de desechos (plásticos y de papel)
7.- SuperGlue
8.- Paciencia, mucha paciencia para leer los manuales y calmar las ansias de los niños.
Feliz reyes día de reyes a todos.
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'Como procrastinar'
Todo el mundo sabe perder el tiempo, pasar el rato, jugar en horas de trabajo, olvidarse del tiempo, pero ¿y procrastinar? ¿Sabes realmente como procrastinar? Todas las expresiones anteriores son puros juegos infantiles, cualquiera puede hacerlo, no exige ningún esfuerzo y puede ser utilizado en cualquier momento. Pero procrastinar es más difícil y no todos son capaces de hacerlo con la profesionalidad que se necesita.
Procrastinar es mucho más complicado de lo que la gente piensa, implica un conocimiento y una habilidad que no muchos están dispuestos a conseguir, ya de por si la palabreja es difícil de pronunciar, como si estuviéramos en clase de Klingon y acordarse de cómo se escribe es tarea ardua. Por ello, cuando alguien la utiliza es uno de los pocos elegidos que sabe realmente lo que está haciendo.
No quiero parecer elitista ni soberbio, pero una cosa es saber procrastinar y otra perder el tiempo. Son cosas totalmente diferentes y a nivel de productividad puede que engañosas, por la sencilla razón que uno puede ser productivo perdiendo el tiempo, pero en su defecto, no es productivo si procrastina. Luego existe un claro conocimiento e interés que promueve la acción de procrastinar.
Analicemos con calma. Yo procrastino cuando se exactamente qué cosas tengo que hacer, cuál es la importancia de cada una de las cosas y las consecuencias que van a derivar de ese acto tan sensual. Yo pierdo el tiempo cuando me evado, cuando retiro los pensamientos, cuando dedico un mayor esfuerzo a una cosa innecesaria. Como veis, los matices del idioma interpretativo hacen que las palabras se vuelvan más complicadas y por lo tanto erremos en su correcta utilización.
¿Sabes realmente como procrastinar? Si eres uno de esos que sólo se dedica a perder el tiempo, creo que aun tienes solución. Puedes salir del tumulto dónde te encuentras y poder gritar con energía y cierto aire de pijería: Yo procrastino! Pero para ello, debes primero educarte a ti mismo. Obviamente procrastinar es sólo para los elegidos.
Si quieres convertirte en un profesional de la procrastinación, primero debes cumplir ciertos requisitos, porque aunque digas que estés procrastinando, muchos de tus semejantes reconocerán en tus actos que sólo estás perdiendo el tiempo y pasaras directamente a engrosar las listas de fraudes personales.
Primero, necesitas recopilar toda la información de los trabajos que tienes pendientes, trabajos que te van a caer, recados, cosas que debes comprar, lista de libros por leer. Todas esas cosas que tengas en la cabeza, necesitas vaciarla y plasmarla en un único sitio. Recuerda, sólo con la cabeza totalmente lúcida podrás procrastinar “como dios manda!”.
Una vez que lo tengas todo, habrá que analizar cada una de esas cosas que significado aportan a tu entorno, no dudes en tirarlas o deshacerte de ellas si no te sirven para nada. Si algo no es tuyo, delégalo de inmediato para ayudar a otra persona a realizar su procrastinación completa, te lo agradecerán.
Seguidamente, la parte que puede ser más aburrida en todo proceso de procrastinar: encasillar las cosas en sus sitios más adecuados: las compras en la calle, las llamadas al teléfono, las reuniones en la agenda, las reparaciones domésticas en la casa, al final con un poco de paciencia uno acaba especializándose en esta etapa. Esta etapa es esencial para procrastinar, obviamente tienes que saber que estas procrastinando y dónde es más necesario hacerlo, si no lo haces con cuidado puede que acabes volviendo a los orígenes, perdiendo el tiempo. La etapa después de la siguiente es el repaso, una vez cada equis tiempo, debes iniciar el proceso. ¿Ahora te das cuenta de lo duro que es procrastinar?
Finalmente, antes del repaso y después de encasillar las cosas en su lugar, viene la verdadera etapa de procrastinar. Habrás escuchado por ahí que a esa etapa otros la llaman hacer, pero nuestro hacer, amado y querido lector, es procrastinar. Aquí viene el deleite, después del cortejo, de los preliminares, llegamos al momento cúspide: procrastinar. Cuando realmente sabemos todo lo que tenemos por delante, sabemos que nos toca realizar en ese momento, sabemos que pasará si procrastinamos las acciones, justo en ese momento, entras de lleno en la “Zona del Procrastinardor” un espacio reducido para los elegidos, que con sus acertadas decisiones saben disfrutar de ese trance, hermoso, sencillo y diabólicamente adictivo que resulta procrastinar.
Por ello, antes de iniciar un proceso que lo más seguro es que te lleve a perder el tiempo, piensa que existen alternativas para no hacerlo, una de ellas, como te explico es la de procrastinar, que sólo sabiéndola utilizar llegarás a elevar tu alma.
Y tú, ¿sigues perdiendo el tiempo o te apetece procrastinar?
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'Perseguidos'
Una de las tareas que más me molesta es la de perseguir a los compañeros. No hay nada más exasperante que tener que recordarles sus promesas, sus fechas de compromisos, sus acciones planificadas, su procrastinación al fin y al cabo. Creo que dedico demasiado esfuerzo a esta tarea y aunque tengo unas plantillas preparadas siempre me resulta vergonzoso tener que utilizarlas.
El caso es común para todos, después de una reunión se crean diferentes hitos a cumplir, algunos caen en nuestro ámbito de responsabilidad y somos dueños y señores de esas acciones. Otros caen de forma invisible en compañeros, que a su tiempo realizan las tareas bajo la indiferencia de que no interaccionamos con ellos, finalmente nos encontramos con dos tipos de dependencias que desafortunadamente recaen en la capacidad productiva de esas terceras personas y que son necesarias para desarrollar nuestro trabajo.
Lo que más resuena en nuestros oídos a los largo del día: “te lo mando en un correo”, “te llamo y te lo digo”, “en cinco minutos lo tienes sobre tu mesa” son verdaderas coletillas proféticas, uno no las cree totalmente ciertas, pero da por hecho que algún día se cruzaran ante nosotros para enseñarnos la verdad. Lo peor, es que nuestra adicción por recopilar nos hace apuntar esa información e incorporarla en nuestro sistema, para luego descubrir con ¿asombro? Que esa llamada, esos cinco minutos, esos papeles sobre la mesa, se han perdido en el espacio tiempo.
Una situación un tanto molesta, porque luego eres tú el que ejerciendo el papel de acusador te remites al compañero para indicarle su falta de atención, aun sabiendo que ya tiene la excusa preparada: “es que estoy muy liado”, “no he tenido tiempo” , “lo he olvidado”, llegando al extremo de “es que el perro se ha comido mis deberes”. Con tu mejor cara, sonríes y alargas el plazo de tiempo. Bienvenidos a Punxsutawney.
En el peor de los casos, tu trabajo depende de que otra persona o grupo termine su parte, para que puedan pasártelo y de esta forma continuar con el proceso (“nicemente” conocido como “WorkFlow”). Es como hacer una casa, como carpintero no puedes comenzar a realizar tu trabajo hasta que el equipo de albañilería y encofrado no hayan terminado su parte. Lo peor, es que si los equipos precedentes se retrasan, tu trabajo se ve forzado a ir recuperando parte del tiempo perdido y por lo tanto una vez que llegue a ti, la presión para que lo termines y lo pases al siguiente estadio es consecuencia de una incorrecta planificación inicial o una demora en el proceso.
Para evitar estos problemas y tener que perseguir a la gente, lo ideal es crear un sistema de seguimiento ante todas las acciones que lleguen a pasar por nuestro ámbito de responsabilidad. Siempre hay que estar preparado para todas las eventualidades, conocidas, que nos vamos a encontrar y poder preparar de una forma más sencilla nuestro trabajo, reuniendo todas las herramientas para hacerlo.
En mi caso, yo tengo unas plantillas predeterminadas que a modo de correo electrónico o llamadas telefónicas me simplifiquen el proceso. Proactividad ante todo, porque al final es nuestro trabajo el que se va a resentir. Aunque me duela, aunque me da vergüenza llamar la atención de un trabajo que no se está realizando, hay que hacerlo y afrontarlo con todas sus consecuencias. Unas sencillas plantillas de correo, dónde solo haya que cambiar cuatro datos y darle al botón de enviar, garantizan un refresco de la información y un retorno del estado de la situación, programadas en espaciados tiempos no asfixiantes.
Por eso, creo que el trabajo de recopilación es esencial, mucho más que incluso el de hacer y disponer de toda la información te da la garantía suficiente para realizar tu trabajo con mayor comodidad. Esto significa que hay que establecer las alarmas necesarias para interrumpir a esos grupos de personas que de forma sistemática minan tu productividad.
Tú tienes tu trabajo diario, tus acciones, pero los demás influyen sobre ti, por ello, debes asegurarte de que realizan también su trabajo, porque sabes perfectamente que ellos no lo van hacer. Duele y cansa.
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'Feliz binario 01-01-10'
Imagen de ba1969
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