'¡Horror! Vacaciones (3): Suplencias'
Se acercan las vacaciones para muchos, es un momento dónde el trabajo se acelera, queremos cerrar a toda costa todos los flecos posibles, preparar a nuestros contactos para nuestra ausencia, que el trabajo no se resienta. Es en esta época dónde damos una visión casi semestral de lo que ha pasado, de vacaciones a vacaciones, por si hay algún proyecto que nos hemos dejado en el camino o algo que nos pueda molestar. Nosotros nos vamos de vacaciones, pero los proyectos, no.
No todos tenemos el mismo periodo vacacional, por suerte, unos se quedaran en la oficina cubriendo las necesidades que puedan surgir, manteniendo los proyectos en un periodo adormecido hasta el retorno de sus verdaderos dueños, intentando apagar las urgencias y ofreciendo una cara más amable y completamente ignorante (en el peor de los casos) a lo que está aconteciendo en el proyecto.
Con la alegría de que nos vamos, con la emoción de salir corriendo y perder de vista las obligaciones, muchas veces no somos conscientes del tremendo daño que estamos dejando en nuestro entorno. Con el último acelerón, dejamos tareas verbales, llamadas telefónicas, acciones escritas en un único papel, que vamos añadiendo información a medida que nos acordamos. Todos un concierto de ideas que nos van surgiendo con la mente babeando por el tiempo de relax.
Si te vas de vacaciones y debes dejar tu trabajo en función de una suplencia, toma la costumbre de realizar un escrito con todas aquellas necesidades que realizas día a día, para que la otra persona en tu ausencia pueda realizarlo por ti y/o delegar a otra persona, en caso de ausentarse. Suena aburrido, pero es una forma de vaciar la cabeza y no dejar proyectos sin asistencia, así como un acto de compañerismo. Si alguien delega sobre ti, exige la misma rigurosidad.
Pautas:
- Acciones semanales
- Acciones agendadas.
- Acciones Pendientes.
- Vigilancia y seguimiento
- Repositorio
- Contactos
- Contraseñas
- Pon una lista de los días de la semana e indica con horario si es necesario todas aquellas acciones que deben realizarse en determinado día de la semana. Ideal para listas de control.
- Una lista secuencial ascendente con dos o tres columnas máximo, fecha y hora de la operación, descripción de la operación, contacto.
- Que es lo que estas esperando y de quién lo esperas: paquetes, correos, visitas, etc.
- Todas aquellas cosas que no requiera ninguna acción, pero de por si deben ser vigiladas y tomar especial atención, por ejemplo que fulanito tenga trabajo, preguntar al Jefe de Proyecto de XXX si necesita más ayuda, etc.
- Dónde encontrar la información necesaria. (urls, carpetas compartidas, estanterías, cajones, etc)
- Una lista con todos los interlocutores relacionados contigo y que pueden ser de utilidad para el que se queda haciendo la suplencia. Debe constar de lso datos mínimo: nombre y apellido, cargo, teléfono de contacto y correo electrónico, descripción de las funcionalidades referentes al proyecto. Todos los nombres que hayas mencionado en las acciones superiores, deben estar en esta categoría.
- Una lista con todas las contraseñas necesarias para acceder a los diferentes recursos, ya sean informáticos o indicaciones para encontrar la llave que abre la puerta del almacén.
De la saga ¡Horror! Vacaciones y ¡Horror! Vacaciones (2).
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'Recopilar en la cama'
Una de las peores cosas que me pasaba es acordarme de las acciones en el momento menos indicado. Esas ideas o recordatorios que te asaltan sin avisarte, gritándote lo que tienes que hacer para dentro de unas unidades de tiempo. Lo peor es que intentas hacer esfuerzos para retenerlas hasta llegar al punto donde puedes apresarla con algún medio y justo cuando llega ese instante, la idea/acción/proyecto se ha evaporado. “¿A qué venía yo aquí para apuntar?”
Total desastre. Afortunadamente he ido encontrando remedios para esos momentos imposibles, haciendo del espacio de tiempo lo más corto posible, para poder disponer de ese pensamiento en un futuro, cuando procese la bandeja de entrada.
Eso me recuerda a la escena de uno de los dibujos de mi nene, el malo el Dr Doofenshmirtz tropezaba con una de las máquinas en plena pelea con Perry el ornitorrinco, la máquina dispara y destruye un objeto. Doofenshmirtz saca de la libreta un post-it y apunta: “Apagar rayo” y lo pega junto a los otros post-it que había pegado para lo mismo. Ejemplo que nos indica que la recopilación por si misma sirve de poco.
Mi instante más recopilatorio es cuando estoy en la cama, apunto de conciliar el sueño, cuando te aplasta el día con todo lo que ha pasado, justo en ese instante donde quieres quedarte dormido y aún así, continuas dándole vueltas a los acontecimientos, incluso visualizando el mañana ¿soy demasiado friki o alguno de vosotros se identifica conmigo (en camas separadas obviamente)?
En ese instante, dónde aparecen las ideas, los recordatorios, los momentos que hay que asegurar en el mañana, es cuando nos debatimos entre el cansancio y dejar a la suerte que la idea nos asalte en otro momento para apresarla, ingenuos de nosotros creemos que nuestra mente nos ayudar, cuando ella egoístamente sólo piensa en sus cosas.
La respuesta más obvia es apuntar esa idea. Si estamos solos en la cama, nada tan sencillo como encender la luz, desvelarnos, apuntarlo en un papel y con el hábito de la mañana, arrancar esas hojas para depositarlo en la bandeja de entrada. Para los más tecnológicos, utilizar una grabadora de voz con el mismo motivo. Si no estamos solos en la cama y alguien nos va a “””premiar””” por encender la luz o hablarle a un aparato electrónico, siempre podemos optar, como es en mi caso, por utilizar el dispositivo móvil para apuntar la información.
En mi caso, utilizo mi treo para apuntar en con el stylus lo que tengo que hacer, se que de esta forma no se puede perder y tengo suficiente iluminación para ver lo que escribo. Por la mañana, a las 0930h, se ejecuta una alarma que ejecuta el programa de notas y me muestra de forma directa lo que tengo apuntado. Esfuerzo el mínimo, automatización la justa y necesaria.
Según las escrituras, hemos de disponer repartidos en lugares estratégicos diferentes vaciadores de mente, listos para ser usados en cualquier momento, para no tener que torturarnos después que era lo que intentabas recordar. No sólo hay que pensar en los momentos clásicos: en la oficina, sentado viendo la tele, navegando por internet, si no en los sitios menos preparados para ello, dónde somos vulnerables con nosotros mismos: en la ducha, en la cama, paseando, etc.
Las ideas, van y vienen, hemos de estar preparados para capturarlas e utilizarlas, no somos el juguete de nuestra mente.
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