'Mis Herramientas'
GTD es un sistema de productividad personal que aunque marca unas pautas bastante claras no exige disponer de unas herramientas determinadas, más allá de las sencillas y lógicas: lápiz y papel. Incluso David Allen va más allá indicando la flexibilidad de encontrar las herramientas más adecuadas y que nos resulten cómodas, escogiendo aquellas nuevas o las que él mismo nos presenta en el libro. La única herramienta necesaria y obliga es disponer del libro original para su lectura y soporte.
Durante estos meses he vuelto a recuperar las ganas de programar y ¿por qué no hacerlo con PHP? Es un lenguaje que conocía muy levemente, así que con un poco de estudio, unas cuantas horas de prácticas y muchas ideas en la cabeza he conseguido sacar todas estas herramientas.
Herramientas de productividad que utilizo y que me son necesarias, que no he encontrado en el mercado o que si existían, no cumplían mis necesidades. Aplicando la esencia de método GTD, dónde uno se construye y se adapta el método y las herramientas, he conseguido crear lo que necesitaba y con el tiempo, hacerlo público para quien quiera pueda utilizarlas.
| Tu ProductividadEs una de las herramientas de las cual estoy más orgulloso y es que ha nacido del sueño de juntar todos aquellos grandes artículos de la productividad personal, sin depender de ningún formato propietario. Así que con un poco de PHP una BBDD MySQL pude crear esta herramienta que hoy por hoy es la que utilizo a diario. |
| WikiDesde hacía tiempo que buscaba un repositorio de información propio, un DMS lo suficientemente abierto para no tener problemas de mantenimiento, de escalabilidad, de migraciones. Hasta que por fin pude amoldar la idea de transformarlo en un Wiki. Después de probar varios, conseguí adaptar este a mis necesidades. |
| GTD EasyGTD Easy fue un juego dentro del proceso de programación, buscando un motor de un control de flujo dinámico, interaccionando con el usuario, salió la idea de convertirlo en una guía para principiantes y expertos del GTD, dónde poder seguir paso a paso las indicaciones de los procesos, sin perder el rumbo. |
| CalenariosDesde hacía tiempo que seguía las publicaciones que hace @JeroenSangers de sus calendarios compactos, con un poco de ingenio y de ganas pude realizar una aplicación que no sólo crea el calendario compacto, si no que es capaz de generar dos tipos más, lo suficientemente configurable, como para no cerrarme en las posibilidades. |
| mNotesCon esta aplicación, puedes tomar notas al estilo Mighty Notes, pero esta vez en la versión online para luego imprimirlas o enviarlas por correo electrónico (sólo versión PRO). Ya sea desde tu portátil o desde el teléfono móvil, el estilo de notas Mighty Notes continua presente y factible. |
| Calculadora de horariosCuando realizo un viaje, me gusta aprovechar el tiempo al máximo y tener que madrugar para coger un avión siempre es traumático, por eso intento aprovechar hasta el último minuto para dormir y saber a qué hora exactamente debo coger el tren, el taxi, el bus, hacer el checkin, etc es de vital importancia. Esta aplicación cumple con este requisito. http://calctime.bergonzini.com |
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'Herramienta: mNotes'
Hace unos días, desde Bandeja de Entrada se escribía un artículo de las diferentes formas de tomar notas y hubo una que me llamó la atención y desde entonces vengo implementándola cada vez que tomo notas, se llama MightyNotes. Me sorprendió su sencillez y la forma rápida de asociar las ideas, por ello, me lancé incluso a realizar la versión online, para cuando estoy tomando notas con desde el ordenador o desde el teléfono.
Hoy quiero publicar esta herramienta para que todo aquel que lo desee pueda utilizarla y encontrar una nueva forma de tomar notas, sencilla y rápida.
http://mnotes.bergonzini.com
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'CUBO GTD'
¿Quieres hacerte tu cubo de productividad personal para tenerlo en la oficina, en casa, como bonito regalo, adorno decorativo o elemento recordatorio de la técnica de productividad personal de David Allen?
Ahora ya puedes tenerlo. Sólo necesitas, imprimir la imagen del cubo, recortarla, doblar todas las aristas, poner cola/pegamento en las zonas indicadas y con u poco de paciencia y delicadeza, tendrás tu cubo GTD entre tus manos.
A Disfrutarlo!!!
Ver diagrama
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'Nueva herramienta: GTD Easy'
Hace tiempo ya publiqué un programa en PHP, a modo de broma, para realizar GTD. Lo que comenzó como una broma se ha convertido en una realidad. Así que he comenzado a tirar líneas de código y ha surgido esta pequeña aplicación que he bautizado como GTD Easy.
Esta pequeña herramienta on-line está pensada para iniciarse en el mundo de la productividad personal y de una forma totalmente sencilla realizar los primeros pasos del método de David Allen.
Espero que a más de uno le pique el gusanillo y se adentre un poco más en este mundo de la productividad personal.
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'Resultado encuesta: Conversión a la productividad'
Aquí están los resultados de la última encuesta realizada. El resultado es bastante desalentador, podemos afirmar que aquellos que practican la productividad personal no suelen difundir sus experiencias y en el caso que lo hagan el resultado es negativo.
Gracias por participar
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'Calculadora de tiempo'
Siempre que viaje me planteo el problema de a qué hora debo despertarme o recoger los trastos para llegar puntual al medio de transporte que me va a llevar. Normalmente la duda se acrecienta cuando el viaje es más largo y debo recorrer largas distancias con el avión o el tren de alta velocidad. Además, si a esto le añadimos que cuando se inicia el viaje suele ser altas horas de la madrugada, el índice de retraso por algo no planificado puede ser bastante peligroso, tendiendo a la pérdida del medio de transporte.
Por eso, desde hace tiempo llevo utilizando una pequeña hoja de cálculo, que con una ridícula resta de hora, me permite saber la hora a la cuál debo despertarme y los hitos intermedios que debo conseguir en cada uno de los puntos. Un sencillo ejemplo.
El avión sale a las 08:40 de la mañana, si a eso le restamos quince minutos de espera, menos diez minutos para pasar por seguridad, veinte para la colas de facturación, diez del autobús que me trae del tres, treinta para el tren, el tren sale si o si a las siete y diez, pero para llegar a él tengo que utilizar el metro durante veinte minutos, sabiendo que tardo diez minutos de la casa al metro, siempre y cuando haya desayunado, vestido, acicalado, repasado mentalmente los trastos en un total de treinta minutos, eso me indica que debo despertarme a más tardar a las 06:10h. Si todo se cumple, llegaré perfectamente al medio de transporte.
Este sencillo cálculo (jajajajajaja) lo he migrado de la hoja de cálculo a una herramienta online que ahora quiero compartir con todos vosotros y espero que os pueda ser útil, como me viene sirviendo a mí.
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'GTD en ABAP'
Aunque este artículo se centra en la programación ABAP, puede ser exportable a cualquier otro lenguaje de programación, con las modificaciones oportunas. Este artículo nace en respuesta a un correo Félix Gómez-Cardoso, que me preguntaba cómo se puede ser más productivo en la programación ABAP y en la consultoría SAP. Yo me voy a centrar en la parte de programación.
La programación no escapa de la productividad, igualmente sigue siendo un proceso altamente creativo cuando tienes cuatro pinceladas de lo que quieres hacer o un proceso mecánico si ya te dan el diseño técnico (DT) completamente hecho. Cualquier de los casos, la productividad está presente y para ello, utilizaremos el sistema GTD para hacer de nuestro trabajo, un proceso más sencillo. Recordemos: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. Nada escapa de estos pasos.
Recopilar:
Normalmente esto suele llegar por un agente externo, que a modo de correo, documento que cae a plomo sobre la mesa o servilleta con cuatro garabatos, de un diseño más o menos especificado de lo que hay que hacer. Si estamos en nuestro proyecto, el proceso de construcción del diseño técnico lo hacemos nosotros mismo y va directo a nuestra bandeja de entrada. Cuando llega este DT, siempre nos piden una fecha de finalización o nos la marcan, nunca hay que dar esa fecha, sólo prometer que lo metes en la bandeja de entrada y cuando llegue el momento de procesarlo, podrás indicar esa fecha. El agente externo se pondrá nervioso y seguirá preguntando. Ahí es donde hemos de coger valor y como disco rayado volver a decir lo ya dicho.
Procesar:
Llega el momento de coger el DT. Lo primero es saber que es un proyecto y como tal no es accionable, simplemente irá a nuestra lista de proyectos, podemos delegarlo, sólo en el caso de que ya haya pasado por la etapa de organizar. Siguiente acción: organizar.
Organizar
Lo guardaremos en nuestra carpeta de referencia, apuntando en el proyecto dónde se encuentra.
Toca leerlo y “entenderlo”. Yo soy de esos programadores que no entiende la filosofía de los programas. Para mí, los programas que realizo y que no voy a utilizar son líneas de código que hay que picar, nada más. No me interesa acumular funcionalidades en mi mente, ni entenderlas sabiendo que en un corto/futuro a largo plazo no me van a servir. Así que no quiero entender los flujos de facturación, los procesos de contabilidad, las carreras de los candidatos, el ciclo del almacén, etc. Por lo que exijo que el DT esté lo suficientemente claro como para que lo entienda cualquier persona. La razón es sencilla, tal vez ese trabajo no lo acabe haciendo yo y tenga que delegarlo en otra persona que no tiene por que comprender todo lo que está en la mente del funcional.
Entenderlo significa que todo esté claramente definido: ¿Es un programa? ¿Una función? ¿Un webproxy? ¿Una aplicación interactiva? ¿Una sencilla modificación? ¿Un listado? ¿Las pantallas tienen todos los campos con su código? ¿La relación de las tablas es coherente? ¿Hay referencias a antiguos programas? ¿Existe interacción con otros programas? ¿Dónde se va a programar? ¿Hay usuario y password de acceso? ¿Tengo acceso a esa máquina? ¿Tenemos un juego de datos ya preparado para realizar las pruebas de calidad y estrés?
Hay que entenderlo no como un programador sumamente experimentado, si no como un junior que acaba de entrar a este mundo de la programación. Con este esfuerzo, con esta lectura, pulimos el DT y mejoras la documentación que muchas veces debe ser entregada al cliente. Esto genera muchas veces un efecto rebote , dónde la documentación debe regresar a quien nos la entregó para que realice los cambios oportunos con todo lo que hemos encontrado. En este momento se genera una delegación y el proyecto pasa de estar activo a en espera. El proceso vuelve a comenzar. Recordemos: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar.
Una vez que el DT está completamente terminado y comprendemos todos sus recovecos, hay que dedicar un tiempo a visualizarlo, a ver cómo va a estar construido, esta etapa es la más creativa, podemos ver sus órganos, cuantas funciones necesitamos, que objetos tocaremos, si hay que crear cosas nuevas, como serán las comunicaciones, que tipo de rutinas podremos reutilizar. Lápiz en mano, vamos apuntando todo esto es una lista o un mapa mental. En él, reconoceremos al instante rutinas que ya tenemos en nuestro repositorio o que deberán pasar a él, reconoceremos recursividad, optimizaciones a accesos a tablas, flujos de control, gestión de mensajes, etc.
Después de las palomitas, toca reunir al equipo. Juntamos todo lo necesario para iniciar al construcción, principalmente rutinas que ya tenemos guardadas en el repositorio, metemos accesos en el logon, creamos una carpeta específica, buscamos enlaces de referencia, todo lo que sea necesario para modificar.
Antes de construir, si no hemos hecho el mapa mental de la aplicación, hay que dedicar unos instantes a realizar un gráfico del funcionamiento, el flujo que tendrá si no viene ya definido. Apuntando cada detalle que necesitemos en sus ramas, nos quitamos de la cabeza el ejercicio de visualización y lo dejamos plasmado, como material de referencia en un papel físico. Es en este momento cuando puedes dar una fecha de estimación real, de lo que vas a tardar en construirlo, a lo que debes sumar, todo el tiempo que has estado organizando y el que estarás, realizando pruebas de calidad y de estrés ;)
Mucho de lo que he escrito en este apartado, podría ir perfectamente ubicado en la sección de hacer. Pero entiendo que hacer, es sólo el acto de creación o modificación, el resto es pura planificación y organización, que tiene que estar completamente separado.
Hacer:
Finalmente llega el momento de tirar líneas. Este es el momento dónde uno es productivo, tal como entiende la mayoría de gente. Centrado y dedicado exclusivamente a teclear. No hay que hacer el esfuerzo de pensar, sólo picar. Ya hemos pensado antes y no podemos encontrarnos ningún escollo en nuestro trabajo. Si dudamos, si tenemos que buscar, es que hemos fallado en las etapas anteriores, con lo que nos pararemos y tendremos que iniciar el ciclo. Esto hace que los programas se dilaten en el tiempo y que la gente pierda la confianza en nuestros plazos.
Entramos en la zona y no queremos salir de ella, ¿a quién le importa si el mundo continúa girando?
Revisar:
Poco que aportar aquí, si los pasos anteriores son correctos, en este punto sólo tendremos que realizar las tareas de seguimiento de la aplicación que hemos realizado. Una aplicación muere, cuando ha subido a productivo, hasta entonces, debe permanecer como una aplicación delegada, en espera de las pruebas y las subidas a los diferentes entornos. Aquí es cuando nacen las acciones de seguimiento, dando presión a quien nos lo ha dado, por saber si ya lo ha verificado, como le ha ido, etc.
Hay que revisar que igualmente hemos metido todo el material nuevo en nuestro repositorio, todas aquellas rutinas que hemos descubierto y que quedan reflejadas en el mapa mental o diagrama de flujo, ese material nos servirá para el futuro.
Esto tan idílico pueda parecer que no sirve para el día a día, para los fuegos que existen en productivo, pero si no somos constante en lo que hacemos, si no nos disciplinados, sabremos que los programas volverán a nosotros con modificaciones, con errores, con falta de funcionalidad, por malas previsiones, por ir corriendo, por callar los gritos del cliente.
Esto es GTD para ABAP o al menos para mí :) ¿y tú? ¿Ya GTDeas tu programación?
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'Las bandejas de otros'
Todos sabemos ya que es una bandeja de entrada y tenemos repartidas, en un número limitado, varias por nuestro entorno, ya sea profesional o personal, en formato físico o electrónico. Sabemos cual es su función, como tiene que caer las cosas en el interior, cuando deben ser procesadas, la filosofía de la escrituras está ya en nuestro interior y le damos el partido que se merece.
Somos ejecutores de la productividad personal y respondemos por nuestros hábitos que hemos creado, somos un referente para otras personas que ven en nosotros parte de su productividad cotidiana y que nosotros podemos asumir de una forma más o menos estable, bajo los criterios que hemos establecido y los controles que imponemos.
Por lo tanto, podemos decir que podemos identificar nuestras bandejas de entrada y manejarlas con suficiente sencillez. No existen ni misterios, ni trucos, ni métodos más raros que poner cosas, sacar cosas. Fin del misterio.
Ahora que nos hemos profesionalizado en este objeto, hay que saber sacarle partido y no lo digo por nuestra parte, si no todas aquellas bandejas de entradas que escapan a nuestro dominio y son propiedad de terceras y recelosas personas. Sus bandejas de entrada son nuestro punto de productividad, nuestro canal de comunicación más certero.
Por esta razón, hemos de realizar un ejercicio para cada uno de las personas que nos relacionamos habitualmente, con las que trabajamos y convivimos, con la que compartimos proyectos y acciones. Al fin y al cabo no vamos a ser nosotros la única fuente de productividad en nuestra vida, seguramente la más efectiva, pero no por ello hemos de cargar con todo el peso.
Si somos capaces de identificar esas bandejas de entradas ajenas, podremos utilizarlas para nuestros propósitos y establecer unos canales efectivos de comunicación, que nos permitirán avanzar en nuestros proyectos y sobretodo en nuestra productividad.
A nivel personal, en casa he identificado dos bandejas de entrada bastante productividad. La más obvia: la nevera. Además de aguantar todos esas promociones de pizza, imanes de recuerdos de viajes, dibujos y fotos, me he dado cuenta que es un centro recurrente para obtener información de mi hijo, así en ella además del calendario del comedor, están colgadas las citas médicas, los partes de salida y demás comunicación. Para mi, todo ello lo llevo apuntado en la agenda, pero para los cohabitantes de la casa, la nevera es un referente como bandeja de entrada.
La puerta de salida es otra bandeja de entrada. Es la última cosa que vemos al salir de casa y por lo tanto el último paso para alcanzar retener un nivel de atención. Igual que en la nevera se pegan todo lo referente con las cosas de Lucca, en la puerta de salida y mediante post-it, se dejan recordatorios a realizar para ese día. Incluso se cuelgan objetos del pomo que deben ser trasladados al exterior.
Hay un compañero de trabajo, que sólo funciona si le dejas papeles de lo que hay que hacer sobre su mesa. Ya le puedes mandar cincuenta correos reclamándole el trabajo, alertándole de los plazos de entrega, de las reuniones. Si no se encuentra físicamente en soporte papel sobre el escritorio, esa acción puede morir en el espacio-tiempo. Tengo la sospecha que esa bandeja guarda relación con el algoritmo de ordenamiento de la señora de la limpieza, pero eso es otro capítulo. Así que cada vez que necesito interactuar con él, no le llamo, no le mando un correo, imprimo un papel y se lo dejo sobre la mesa (con explicaciones, claro), sólo en ese momento, se que el trabajo se va a realizar.
Esas no son mis bandejas de entrada, pero si son las bandejas de personas que necesitan tener un orden diferente al mio. No puedo, ni quiero cambiarlas, ya lo he probado en carnes, así que sólo me toca investigar cuales son sus bandejas de entrada, encontrar ese punto diferenciador, para utilizarlo y sacar el máximo partido, tanto de su productividad, como de la mía. Yo sigo con mis bandejas y ellos con las suyas. Identificalas sin juzgarlas.
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'Encuesta: Conversión a la productividad'
Desde este pequeño post, intento hacer un sondeo para intentar ver cuántas personas (y que leen este post) utilizan un método de productividad y han intentado convertir a algún “infiel” en este nuevo terreno de la productividad personal.
Gracias por participar
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'Creer en la productividad'
¿La gente cree en la productividad? Es una pregunta que me hago constantemente. Todo el mundo se queja del tiempo, de lo escaso que es en su vida y aún así no intenta poner remedio, es el comodín excusa para decir no de una forma compresible, sin dar más detalles de porque no tienen tiempo. Tampoco les importa analizar en que “se va” ese tiempo, simplemente no tienen.
Tienen un problema que no quieren darle solución, no es una constante, va con los flujos de trabajo o actividades personales, hay momentos que están en la cresta de la ola, aguantando ahí arriba con la adrenalina al máximo. Esa adrenalina que nos dice que somos los mejores, que nos empuja en los momentos imposibles, en pocas palabras, una droga. Luego viene la calma, la paz y la tranquilidad, dónde no hay más estrés que pensar en lo que te vas a comer. Ondas senoidales, ahora estoy arriba y ahora estoy abajo, sin importarme el porqué o el cómo resolverlo.
A este tipo de gente le encantaría aprender algún tipo de método para ser más productiva, está dispuesta con muchas ganas a aprenderlo, comienzan a leer un blog, tal vez se compren un libro o alguien se los regale, puede que en la empresa les den un curso de algún método de gestión de tiempo ofrecido por el mismísimo David Allen, pero en general, todo este tipo de información es pasajero. La aprenden y al rato la olvida. La razón es tan sencilla como el sentido común, una frase lapidaria que si me dieran un euro por cada vez que me han respondido con ella, señores, seríamos todos ricos!!!
“Lo que me estas explicando es de sentido común” y uno tiene que hacer grandes esfuerzos para tragarse esa frase. Normalmente, todos los “métodos” de productividad personal son de sentido común, donde podemos descubrirlos por nosotros mismos, la diferencia radica en la utilización de la información. Se posee la información, pero no se utiliza, como es de sentido común no puede ser tan sencillo ser productivo. Como el aprendizaje ha sido tan rápido y sencillo, seguro que no estamos leyendo el libro correcto o asistiendo al curso adecuado. Su sentido común atenta contra sí mismo, llamémoslo suicidio.
Otra de las resistencias que más me he encontrado es que la productividad no aplica a su forma de trabajo. Su trabajo es tan especial, tan delicado, tan especializado que no tiene cabida la productividad personal. Bien, es posible que así sea, soy capaz de reconocerlo, la productividad no encaja en muchos de los trabajos o no queremos encajarlo en él.
Sigamos, el problema es cuando englobas la productividad como una forma de vida, sin separar lo profesional de lo personal, ahí es cuando rompes completamente los esquemas y casi te pegan. El trabajo es una cosa y la vida personal, separada a mayor distancia de la profesional, es otra. Por ese motivo, tienden a aplicar, si lo consiguen, la productividad personal única y exclusivamente al ámbito profesional, abandonándose por completo de la parte personal, donde para nada aplicarían un método de productividad personal. No nos engañemos, la palabra productividad suena a empresa a trabajo y no puede tener cabida junto a ocio, fiesta, diversión.
Lo increíble de todo esto, es que la gente aun sigue creyendo en los métodos de productividad, sabe que existe gente que es muy productiva y eso es bueno, porque en el momento que descubren a ese tipo de personas, más o menos ordenas, al día con sus tareas, viendo como son capaces de sacar sus proyectos de forma normalizada es cuando aprenden que la productividad de los demás es la misma que la propia y encuentran el gusto en delegar tareas al azar e indiscriminadamente a esos recién descubiertos seres. Asociación de ideas: “La productividad existe en ti, luego para ser productivo hay que utilizarte” coherente ¿no?
Yo creo que la gente si que cree en la productividad, como saben que la lotería de navidad les toca a algunas personas, no porque ven a figurantes en la tele contratados por el estado, si no porque tienen un amigo que tiene una vecina, que le ha dicho que su suegra, la que hospitalizaron junto a la amiga de la que ahora es su nueva peluquera que conoce a alguien a quien le ha tocado. Eso o porque lo ha leído en Facebook.
Yo creo que el problema radica mucho más en los que si aplican y conviven con la productividad, que se entozudan en intentar enseñar la productividad personal y comprender, como es que el resto no la está aplicando.
¿crees en la productividad personal?
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'Calendarios Compactos'
Hace tiempo que vengo utilizando los calendario compactos que publica @JeroenSangers en El Canasto, su simplicidad de uso y su estética tan limpia permiten adaptarlo a cualquier tipo de necesidad. Por un lado tienes toda la información anual que precises y por el otro, tienes un espacio completamente en blanco para generar las anotaciones que se vayan ocurriendo a medida que le vas dedicando uso.
Acostumbrados a los calendarios de pared o tener que hacernos los nuestros propios, los calendarios compactos nos permiten tener de un solo vistazo toda la información, sin tener que pasar página, confundirse con fotografías o logotipos publicitarios. La mente se aclara mucho más cuando ve todos los días consecutivos.
Por este motivo, cree una herramienta in the cloud que permite crear calendarios compactos a nuestras necesidades y que ahora, aprovechando el último artículo de @daguayo en Dutudú "Calendario escolar compacto 2010-2011
", publico de forma oficial.
Para mayor información puedes dirigirte al blog de David Seah o seguirlo via @daveseah.
Utilizar los calendarios compactos que se van publicando en El Canasto.
Desde aquí, te animo a utilizar los calendarios compactos y sacarle el rendimiento que tu día a día y tus proyectos necesitan.
http://calendario.bergonzini.com
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