Mi sistema GTD (HardWare/Software)
Hace tiempo que llevo incubando este post y es que tengo ganas de mostraros o almenos publicar en voz alta mi humilde sistema GTD que utilizo a diario, las herramientas físicas que me permiten seguir cada a día un proceso organizado. Por ello, aprovechando este nuevo mes voy a intentar esbozaros el día a día, de esta forma podré ver mis defectos y os haré partícipes de ellos, para que podáis reprochármelo o sugerirme nuevos caminos para poder mejorar.
La primera regla que rompo del sistema de David es disponer en todo momento de un sistema de lápiz y papel, me he propuesto tener una política de papel cero y así la intento cumplir tanto en la casa como en la oficina. Siempre ocurre que cuando tengo una necesidad no tengo bolígrafo y cuando tengo el bolígrafo, no tengo papel, pero cuando tengo el papel y el bolígrafo o no recuerdo lo que quería apuntar o el bolígrafo no escribe. Total, que decidí acabar con el material superfluo y apuntar todo lo necesario en la Treo 650.
La Treo es el dispositivo que siempre me acompaña, vaya donde vaya (si, al baño a veces también la he llevado y tengo funda incluso para meterla en la ducha) allí estará conmigo. Es un dispositivo que siempre está disponible, ya sea de día o de noche, puedo tenerla siempre a mano para garabatear o consultar la información.
Para ello utilizo el programa BugMe, que me permite escribir de una forma rápida y sencilla todos los pensamientos e ideas, capturándolos en un momento para después procesarlos. Utilizando el stylus escribo lo que necesito y lo guardo como una nota nueva, así para la próxima siempre tengo un espacio vacío para seguir escribiendo. Una vez que tengo las notas escritas, cada mañana a las nueve y media salta una alarma en la Treo, pero no a nivel sonoro, si no lo que hace es ejecutar la aplicación BugMe para recordarme de una manera más visual que debo procesar las notas que ahí están escritas, así me aseguro de que siempre voy a revisar esa bandeja de entrada.
Para procesar y organizar esas notas utilizo la aplicación Agendus PRO, que me permite crear citas (sólo cuando tiene fecha y lugar) y notas (Archivado, Doméstico, Procesar, Particular, PC-Internet, Textos, Trabajo) de una forma más organizada por tareas (Doméstico, En Espera, Largo Plazo, Llamadas, Particular, PC-Internet, Trabajo, Transito). Cada uno de esos items lo asocio a una persona de contacto, para saber en todo momento con quien voy a tener que interactuar.
Para las notas de voz utilizo el programa CallRec, que lo que haces es grabar todas las conversaciones telefónicas que realizo, así se en todo momento lo que se dijo y sobretodo puedo acordarme de todos aquellos detalles que no he logrado recopilar por escrito. Desde hace más de año y medio que guardo todas las buenas y malas conversaciones telefónicas. El programa además, permite la ventaja de poder guardar memos de voz (Agendus ya lo permite) pero prefiero utilizar cada programa para lo que está diseñado.
Como la Treo es un dispositivo pequeño y difícil de trabajar, cuando llego a casa o la oficina siempre sincronizo la Treo con el software de sobremesa, de esta forma cuando quiera trabajar de una forma más cómoda puedo utilizar el teclado externo y la pantalla grande, utilizando el mismo software que utilizo en la Treo, pero esta vez a pantalla completa. Este software sólo lo utilizo de apoyo y por comodidad, pues siempre siempre siempre, la Treo va a ser el centro de todo mi sistema. Hay quien piensa que es posible que un día me olvide de sincronizar, eso no va a pasar, pues tengo por norma que siempre que dejo la Treo cerca de uno de los dos PC que utilizo de apoyo (Casa-Office) la sincronizo, de esta forma siempre tengo una copia de seguridad.
Para garantizar que mi Treo funciona perfectamente, dispongo de dos memorias SD de 2Gb que me permiten hacer copias de seguridad cada cuatro horas (de forma automática) de los datos sensibles y otra copia de seguridad global cada noche. Mis datos, siempre estarán actualizados y salvados en todo momento. El problema de energía lo soluciono con un cable retráctil USB, que me sirve para cargar y sincronizar, llevo también una adaptador que me permite conectar el cable a la corriente de pared o al enchufe del coche. Por si esto no fuera poco, transporto conmigo una pequeña pila 3400mAH que permiten una recarga del sistema cuando sea necesario.
Este es el parque tecnológico que utilizo, lo que me sirve a diario y voy intentando mejorar, he huido de cualquier otra necesidad y de ir buscando un software nuevo y mejor, lo que tengo lo utilizo y se cómo utilizarlo, no me creo necesidades nuevas e intento adaptarme y sobretodo adaptar lo que tengo a lo que yo quiero.
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Gracias por el detalle de tu actividad.
Estoy pensando en comprar la Palm Pre pero me temo que no tiene stylus, algo que creo no me gustará.
Otra opción es el HTC Magic de Google.
No sé cómo será el salto desde mi Palm Zire rudimentaria 
Yoriento () (URL) - 20090407:2137
@Yoriento:
El salto será vertiginoso y más si utilizas la Zire (sniff… yo tengo dos en mi colección :)
Yo era contrario a la Pre, pero ahora que he visto que tiene emulación Palm OS, voy de cabeza a por ella.
Bergonzini () (URL) - 20090414:2216
