Notas telefónicas
Una realidad en el día a día de nuestra oficina: “oye, te ha llamado no_se_quién cuando estabas en el baño, no recuerdo si me ha dicho que le llames o que te llamará él, espero que tengas su teléfono por que me lo iba a dar, pero me ha entretenido fulanito y al final no lo he apuntado”. Estas breves líneas suenan tan habituales en nuestro entorno que damos por perdidas cualquier conexión de terceras personas con alguno de nuestros compañeros que nos rodea.
Los contactos no producidos, normalmente tienen a perderse o en el peor de los casos es como el juego de cuando éramos pequeños, la información que nos transmite el intermediario está tan adulterado que no entendemos quien era el iniciador de la información ni por que nos ha contactado a nosotros.
En el mejor de los casos, nos llega una pequeña nota diciéndonos la información más esencial que a modo de plantilla sobreimpresa nos pasan, eso si, con la información más escueta encerradas en casillas de tipo selección, a veces incluso esa casillas marcadas son de lo más incompresibles: ¿quiere que le llames y llamará más tarde? Luego la información debe ser de vital importancia o el receptor del mensaje no ha sabido reflejar todo lo que el interlocutor quería expresar.
Por ello, a modo de ejercicio, es bueno plantearse la necesidad de realizar unas pautas de sentido común, para que la información llegue completa al destinatario. Desde estas humildes letras te invito a utilizar estos pequeños consejos.
- Ante cualquier llamada, ten siempre a mano algo con que escribir y dónde escribirlo, uno de los principios básicos del GTD
- Anota siempre el nombre de la persona que está llamando, si no entiendes el nombre, no tengas vergüenza en pedir que lo deletree. Junto al nombre, apunta su teléfono de contacto y la hora en la cuál se realizó el contacto.
- Una vez apuntado lo anterior, repítelo a tu interlocutor, para que este detecte algún posible error.
- Pregunta si el tema es urgente. Aunque su respuesta no le va a servir al destinatario de la información, si que proporciona a nuestro interlocutor un grado de confianza en saber que la información será procesada de “alguna forma”.
- Asegúrate que él propone la acción siguiente a realizar y en caso de que no lo haga, proponle alguna. “Quiere que le llame”, “Llamará más tarde”, “Vendrá a las 17h”, etc.
- Como seguramente estarás utilizando herramientas de tinta y papel, recuerda en hacer buena letra, no esa letra que tu ya entiendes, si no la que otros deben entender. Tomate tu tiempo.
- Detecta el estado de ánimo del que llama. Eso puede servirle de utilidad al destinatario: “se le notaba nervioso/enfadado/MUY enfadado”, “me ha contado donde ha pasado las vacaciones”.
- Antes de finalizar la llamada, relee en voz alta para que tú tengas claro que has cogido toda la información y confirmar que todo es correcto.
- Asegúrate de pasar la información lo más rápido que puedas y en si tienes que delegar ese intercambio de información, asegúrate que le ha llegado al destinatario.
Espero que estos breves consejos puedan ayudarte a comunicar los mensajes que otras personas no pueden recibir si no es gracias a ti.
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Algo tan sincillo que estos consejos te puedes ahorrar mucho tiempo.
Jeroen Sangers () (URL) - 20090501:1847
