Las Actas
Durante la jornada laboral nos reunimos infinidad de veces, ya sea de forma positiva y productiva o esas interminables reuniones donde no hemos conseguido sacar nada en claro. Si queremos que la reunión nos sea útil, al final de la misma realizaremos un pequeño resumen de lo hablado y de los compromisos que han salido, ya sean nuestro o de los interlocutores, de esta forma obtendremos las siguientes tareas a realizar en los proyectos.
Una vez acabada la reunión hemos de tener cuidado en procesar toda esa información para que quede anotada en nuestro sistema GTD, no como tareas propias, sino también como un fiel reflejo de todos los temas tratados en la misma y las posibles soluciones o próximas acciones a realizar, así como las personas que se han comprometido a realizar dichas tareas. Con esa información confeccionaremos un mini documento que remitiremos a cada uno de los participantes para compartir la misma memoria del tiempo trabajado juntos.
Ese documento, denominado acta, no debe exceder más de una cara de un folio y sólo debe contener las ideas principales debatidas, las soluciones encontradas y las próximas acciones con nombre y apellido de quien la realizará y también si hemos pactado una fecha. En ese documento escribiremos la fecha en la cual tuvo lugar el evento, el lugar donde se convocó y las personas que asistieron a la misma, así como una forma de contactar con ellas (esto es importante para aquellas reuniones que se realizan con clientes, proveedores o integrantes de otros equipos). Esta información evocará al lector los recuerdos necesarios para traer imágenes a su mente de la reunión.
Esta acta debe ser enviada a todos los integrantes de la reunión, como un ejercicio de responsabilidad que permitirá recordad los compromisos adquiridos en ella y convirtiendo las reuniones en una herramientas más útil de lo que verdaderamente la mayoría de las reuniones son. Una vez que todos han recibido el acta, el compromiso de las próximas acciones queda reflejado por escrito y en posesión de todos.
Realizar un acta es un buen ejercicio, no solo para perseguir las tareas que deben realizar otras personas o para reflejar las fechas vitales establecidas, también nos sirve como excusa para iniciar un nuevo canal de comunicación con personas que no teníamos contacto y que profesionalmente nos pueden ayudar en un futuro ya sea en este o en otro proyecto.
Una vez confeccionada y enviada, el acta irá directa a nuestro archivo, ya sea privado para nuestro propio uso interno, como un archivo público el cual puede servir para el conocimiento del resto del equipo o nuestros mandos superiores.
Realizar un acta aclara ideas, enfoca proyectos y crea lazos de compromisos que luego deben cumplirse.
Foto: Bacteriano
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Esa es una buena forma de hacer productivas las reuniones. Yo añadiría algo más: rotar quien va a ser la persona responsable de hacer el acta de reunión, para no quemar a quien las hace y para que todos tomen conciencia del trabajo que supone.
Du Tudú () (URL) - 20090324:1000
Yo soy un gran “fan” de hacer reuniones de pie. La incomodidad de no estar sentados hace que las reuniones duran menos.
Jeroen Sangers () (URL) - 20090324:1020
Yo soy enemigo declarado de las actas. Me parecen una pérdida de tiempo para el que las hace y para los que las tienen que leer. Personalmente dejé de usarlas hace muchos años. Lo que uso en su lugar es un Action Item Log. Se completa en tiempo real y se comparte en un disco compartido, una web, wiki o lo que sea. La ventaja es que al acabar la reunión ya está todo allí y no hay que volver a trabajar en ello de nuevo. Pensaré en un post al respecto por si puede ser de utilidad…
JM
Jose Miguel Bolivar () (URL) - 20090324:2145
@dutudu:
La rotación es una buena idea, pero hay que partir que siempre el primer interesado de que las cosas queden claras es uno mismo. Por ello hay reuniones que han habido auténticas carreras para ver quien sacaba primero el acta.
@Jeroen:
Las reuniones internas si que pueden ser facilmente hechas de pie, otra es convencer al cliente. :D
@Jose Miguel:
No es que pueda ser de utilidad, será de utilidad. Espero ese post. Por cierto, tengo una llamada aun pendiente contigo :)
Bergonzini () (URL) - 20090324:2256
